Payroll naar finance
Loket AllSolutions koppeling: elke journaalrun uit Loket als boeking in AllSolutions, met status terug in Loket
Met een koppeling tussen Loket en AllSolutions komt elke geslaagde journaalrun uit Loket automatisch als boeking in AllSolutions, per loonadministratie in het bijbehorende AllSolutions-bedrijf, op grootboekrekening, kostenplaats en kostendrager. Daarna zet KoppelHet de journaalrun in Loket op geëxporteerd, zodat de salarisadministratie in Loket ziet dat finance de boeking heeft.
Wat de koppeling doet
Organisaties die verlonen in Loket en hun financiën en projecten in AllSolutions voeren, kunnen de journaalexport van Loket niet gebruiken, want die kent AllSolutions niet als journaalapplicatie. Het journaal gaat dan als bestand naar finance, en in Loket blijft onduidelijk of de run al geboekt is.
- De salarisadministratie verloont en journaliseert in Loket, zoals nu.
- KoppelHet ziet een journaalrun met resultaten en haalt de regels op, samengevoegd per rekening, kostenplaats en kostendrager.
- Rekeningen en codes worden vertaald naar AllSolutions, via tabellen die finance beheert.
- KoppelHet wisselt naar het AllSolutions-bedrijf van die loonadministratie en legt daar één boeking per journaalrun vast.
- KoppelHet zet de journaalrun in Loket op geëxporteerd, of op mislukt met de foutmelding.
Waar je op let bij Loket en AllSolutions
- Loket stuurt journalen zelf alleen naar applicaties waarmee een Loket-gebruiker een OAuth-verbinding heeft, zoals Exact Online, Twinfield en AccountView. AllSolutions zit daar niet bij. KoppelHet haalt de resultaten daarom zelf op en neemt de rol van journaalapplicatie over.
- Loket kan de resultaten van een journaalrun samengevoegd of per regel teruggeven. KoppelHet vraagt ze altijd samengevoegd op, omdat AllSolutions per aanroep telt en boven 20.000 aanroepen per maand kosten rekent.
- Na een gewijzigde kostenverdeling kan Loket een journaalrun herberekenen. Die run bevat alleen de verschillen, bijvoorbeeld min op de oude en plus op de nieuwe kostenplaats. KoppelHet boekt zo'n run als aparte correctie in AllSolutions en niet als vervanging van de eerste boeking.
- Een journaalrun verwijderen in Loket haalt niets weg in andere applicaties. Draait de salarisadministratie een run terug, dan meldt KoppelHet aan finance welke AllSolutions-boeking daarbij hoort; tegenboeken doet finance zelf.
- Loket laat een externe applicatie de journaalrun op geëxporteerd of op mislukt zetten, zonder dat Loket zelf iets verstuurt. KoppelHet gebruikt dat, zodat de salarisadministratie de status in Loket ziet en niet in AllSolutions hoeft te kijken.
- Het AllSolutions-account van de koppeling heeft standaard één inlogbedrijf. Hoort elke Loket-werkgever bij een eigen AllSolutions-bedrijf, dan krijgt het account ook de functie voor inlogbedrijven, zodat KoppelHet per journaalrun naar het goede bedrijf wisselt.
- Loket maakt een journaalrun alleen als de vorige verloning ook een geslaagde journaalrun heeft. Een run die in Loket op fout blijft staan, houdt dus de volgende tegen; KoppelHet meldt een vastgelopen journaalrun daarom direct aan de salarisadministratie.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we de journaalexport van Loket niet gewoon instellen?
Niet voor AllSolutions. De export van Loket werkt met applicaties waarmee Loket een OAuth-verbinding heeft; AllSolutions staat daar niet tussen.
Wie verwerkt de boeking in AllSolutions?
Finance. De verwerkingsfuncties van AllSolutions zijn niet via de API te bereiken, dus de koppeling legt de boeking klaar.
Kunnen kostenplaatsen ook van AllSolutions naar Loket?
Dat kan later als uitbreiding. Loket laat kostenplaatsen en kostendragers per journaalprofiel via de API aanmaken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de REST API met OAuth - GET .../payrolladministrations/{payrollAdministrationId}/journalruns voor de runs en hun journalRunStatus, GET .../journalruns/{journalrunId}/results met consolidate=Always (velden generalLedgerAccount, costCenter, costUnit, payrollComponent, debetAmount, creditAmount; geen resultaten bij status 0 tot en met 3) en PATCH .../journalruns/{journalrunId} met markAsSuccessfullyExported of MarkAsProcessingFailed.
- AllSolutions via de REST API - POST {URLomgeving}/api/v1/Login met gebruiker, ClientID, Secret-ID en een SHA1-signature, daarna het token en zo nodig /api/v1/RefreshToken. Wisselen van bedrijf via Inlogbedrijven/-afdelingen (MWZBDR). Datums als EEYY-MM-DD, decimalen met een punt. Verwerkingsfuncties zijn niet via de API beschikbaar. Het aantal aanroepen per dag is te volgen bij Interfaces (MINTFA).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
generalLedgerAccount | Grootboekrekening | Vertaaltabel als de rekeningschema's verschillen |
costCenter | Kostenplaats | |
costUnit | Project of kostendrager | Inrichtingskeuze van finance |
debetAmount en creditAmount | Bedrag debet en credit | Decimaal met een punt |
Loonadministratie (payrollAdministrationId) | Inlogbedrijf in AllSolutions | Vaste koppeling per werkgever |
Journaalrun en periode | Omschrijving en boekdatum (EEYY-MM-DD) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie