Payroll koppeling
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Loket komt een nieuwe Nederlandse medewerker uit ADP als conceptwerknemer in Loket, en gaan loon, uren, bonussen en uitdiensttreding naar het dienstverband in Loket. KoppelHet reageert op de events van ADP voor de payrollgroep van de Nederlandse entiteit en controleert alles nog eens vóór de aanleverdatum.
Wat de koppeling doet
Organisaties die ADP Workforce Now in Amerika of Canada gebruiken en een Nederlandse entiteit in Loket laten verlonen, geven mutaties vaak door met een export uit ADP. Bonussen en commissies die HR in ADP vastlegt, komen dan los van de rest binnen en vallen soms buiten de loonrun.
- HR neemt in ADP een medewerker aan in de payrollgroep van de Nederlandse entiteit.
- Op het event voor een aanname maakt KoppelHet een conceptwerknemer in Loket bij de werkgever die bij die payrollgroep hoort.
- De salarisadministratie vult de Nederlandse gegevens aan en zet het concept om naar een werknemer.
- Een wijziging van basisloon of standaarduren gaat met de ingangsdatum naar het loon of de arbeidstijd. Een bonus of commissie gaat als mutatie naar de periode waarin hij valt.
- Een uitdiensttreding beëindigt het dienstverband in Loket. Bij een rehire start KoppelHet een nieuw dienstverband bij dezelfde werknemer.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Loket
- ADP stuurt aparte events voor het toevoegen en wijzigen van een extra beloning, zoals een bonus of commissie. KoppelHet zet die als eenmalige mutatie in de verloningsperiode van Loket waarin de betaaldatum valt, zodat een bonus niet als loonsverhoging wordt verwerkt.
- Een wijziging van de standaarduren heeft in ADP een eigen event, los van het loon. Loket houdt arbeidstijd en loon ook apart bij, dus KoppelHet verandert bij zo'n event alleen de arbeidstijd van het dienstverband.
- ADP bewaart een salaris als bedrag per periode, per uur of per dag, en berekent het jaarbedrag zelf. KoppelHet neemt het opgeslagen bedrag met de betaalfrequentie en rekent het om naar de verloningsperiode van de werkgever in Loket, bij vier weken dus anders dan bij een maand.
- ADP heeft een apart event voor een rehire. Loket kent meerdere dienstverbanden onder één werknemer. KoppelHet maakt bij een terugkeer daarom een nieuw dienstverband bij de bestaande werknemer, zodat BSN en historie niet dubbel in Loket staan.
- Elke payrollgroep in ADP hoort bij één werkgever in Loket. Heeft de organisatie meer Nederlandse bv's, dan kiest KoppelHet de werkgever op basis van de payrollgroep van de medewerker, en een overstap tussen groepen wordt een uitdiensttreding bij de ene en een indiensttreding bij de andere werkgever.
- ADP maskeert BSN en geboortedatum standaard in de API, en kiest een project voor de demografische variant, dan blijven ze ook in events verborgen. De koppeling gebruikt daarom alleen de volledige workers-variant, en de beheerder geeft die velden voor dit project vrij.
- ADP bepaalt of iemand in dienst is aan de hand van de primaire positie. Heeft een medewerker naast de Nederlandse ook een andere positie, dan kijkt KoppelHet naar de Nederlandse positie zelf voordat het dienstverband in Loket wordt beëindigd.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we testen voordat we live gaan?
Ja. Loket heeft een acceptatieomgeving. ADP biedt een testomgeving op verzoek, niet voor elke variant van Workforce Now; dat checken we in de intake.
Komt het pensioen uit ADP?
Nee. Pensioen, cao en loonheffingskorting legt de salarisadministratie in Loket vast. De koppeling laat die velden staan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers met $filter=workers/workAssignments/payrollGroupCode eq '{code}', $top maximaal 100 en $skip, Accept application/json;masked=false (na vrijgave), $select op payCycleCode, standardHours en baseRemuneration. Events via de berichtenwachtrij van het API Central-project, onder meer worker.hire, worker.rehire, worker.terminate, worker.work-assignment.base-remuneration.change, worker.work-assignment.standard-hours.change en worker.work-assignment.additional-remuneration.add/change. Salaris alleen als payPeriodRateAmount, hourlyRateAmount of dailyRateAmount.
- Naar Loket via de Loket REST API (api.loket.nl/v2) met OAuth 2.0: concept-employee, omzetten naar werknemer, create-employment voor een nieuw dienstverband, wage, working-hours, periodegegevens voor eenmalige mutaties en het beëindigen van het dienstverband. Testen in de acceptatieomgeving met testdata.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
workerID/idValue | Personeelsnummer | Uniek per medewerker bij de klant |
person/legalName | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
person/governmentIDs (NL) | Burgerservicenummer | |
workAssignments/payrollGroupCode | Werkgever in Loket | |
workAssignments/hireDate | Begindatum dienstverband | |
baseRemuneration (payPeriodRateAmount of hourlyRateAmount) | Loon per verloningsperiode of uurloon | |
workAssignments/standardHours | Arbeidstijd | |
additionalRemunerations (bonus, commissie) | Variabele mutatie in de periode | |
workAssignments/terminationDate | Einde dienstverband |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions