ASVerzuimmelding (SIVI)
Loket arbodienst koppeling via SIVI: ziekmelding, ziekteverloop en herstel uit Loket naar de arbodienst
Met een koppeling tussen Loket en de Arbodienst gaan ziekmeldingen, wijzigingen in het ziekteverloop en herstelmeldingen uit Loket automatisch naar de arbodienst, in het SIVI-formaat, per werkgever in Loket. Wie verzuim in Loket registreert, hoeft het niet nog eens in het portaal van de arbodienst te zetten, en een melding die de arbodienst afkeurt, valt meteen op.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de salarisadministratie in Loket voeren, zelf of via een administratiekantoor, registreren verzuim in Loket voor de loondoorbetaling en melden het daarna nog eens bij de arbodienst. Wijzigt het percentage of wordt een melding heropend, dan hoort de arbodienst dat vaak pas bij het volgende contact.
- HR registreert een ziekmelding in Loket bij de werkgever van de medewerker; Loket maakt daarbij meteen het eerste ziekteverloop aan.
- KoppelHet ziet het nieuwe verzuim in het verzuimoverzicht van die werkgever en haalt de melding met het verloop op.
- De arbodienst ontvangt de ziekmelding in het SIVI-formaat, onder het werkgeverskenmerk en aansluitnummer van die Loket-werkgever.
- Een nieuw ziekteverloop gaat als wijziging van het percentage met de ingangsdatum; het afsluiten van het verzuim gaat als melding met de datum van herstel.
- De bevestiging van de arbodienst staat in het KoppelHet platform; een afgekeurde melding gaat als taak naar HR.
Waar je op let bij Loket en Arbodienst (SIVI)
- In Loket legt HR met de reden van het verzuim vast of het om ziekte gaat of om een vangnetsituatie, zoals zwangerschap, orgaandonatie of adoptieverlof. KoppelHet leidt het verplichte SIVI-veld vangnet daaruit af, zodat HR daar niets extra voor hoeft vast te leggen.
- Een verzuim in Loket bestaat uit een reeks ziekteverlopen; een nieuw verloop sluit het vorige af op de dag ervoor. KoppelHet stuurt elk nieuw verloop als SIVI-wijziging met de ingangsdatum en het percentage van 1 tot 100, zodat de arbodienst gedeeltelijk herstel op de juiste dag ziet.
- Bij het afsluiten van een verzuim legt Loket een datum en een reden vast, en die datum kan ook de laatste dag van het dienstverband zijn. KoppelHet geeft de reden mee, zodat de arbodienst een vertrek tijdens ziekte niet als herstel verwerkt.
- Loket kan een gesloten verzuim heropenen; datum en reden van het einde worden dan leeggemaakt. KoppelHet stuurt dat als correctie op de herstelmelding, zodat het verzuimgeval bij de arbodienst weer open staat in plaats van dat er een tweede geval ontstaat.
- Het verzuimoverzicht van Loket toont alleen dienstverbanden die voldoen aan de filterinstellingen van de gebruiker bij die werkgever. KoppelHet gebruikt een eigen API-gebruiker zonder filters, zodat geen ziekmelding buiten beeld blijft.
- Een verzuimmelding in Loket heeft een vrij opmerkingenveld tot 4.000 tekens, en velden voor de casemanager en het verpleegadres. KoppelHet stuurt de opmerking nooit mee; de SIVI-melding bevat datums, percentages en codes, zonder diagnose.
- Wijzigingen via de API maken in Loket geen aparte melding meer aan; dat oude mechanisme komt volgens Loket niet terug in de nieuwe versie. KoppelHet vergelijkt daarom zelf de stand van elk verzuim met wat de arbodienst al heeft gekregen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ons administratiekantoor werkt in Loket. Moet het iets anders doen?
Nee. Het registreert verzuim zoals nu; de melding naar de arbodienst gaat daarna vanzelf. Het kantoor ziet in het platform of de arbodienst de melding heeft ontvangen.
Gaan er medische gegevens naar de arbodienst?
Nee. Alleen datums, percentages en codes. Opmerkingen bij het verzuim in Loket gaan niet mee.
Hebben al onze werkgevers in Loket dezelfde arbodienst nodig?
Nee. Per Loket-werkgever leggen we vast naar welke arbodienst de meldingen gaan en met welke kenmerken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de REST API met OAuth en alleen leesrechten. Per werkgever GetCalendarAbsencesByEmployerId (per dienstverband met afdeling, gefilterd op de instellingen van de gebruiker), daarna GetAbsencesByEmployeeId en GetAbsenceByAbsenceId (causeOfAbsence, progress met startDate, incapacityPercentage en endOfAbsence met date en reason). Ziekteverloop als gesloten keten (PostAbsenceProgressByAbsenceId vult de einddatum van het vorige record); afsluiten en heropenen via closeabsence en reopenabsence.
- Het bericht is Verzuimmeldingen uit de SIVI-verzuimstandaard werkgevers en arbodiensten, met verwerkingscode nieuw, gewijzigd of correctie, gevalideerd tegen het XML-schema van de afgesproken versie. Werkgeveridentificatie en aansluitnummer per Loket-werkgever. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025, met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Dienstverband uit het verzuimoverzicht | Identificatie dienstverband | |
Absence id | Verzuimgeval identificatie | Gelijk voor alle vervolgmeldingen |
causeOfAbsence (ziekte of vangnet) | Vangnet J/N | Afgeleid uit de reden ziek |
progress.startDate en incapacityPercentage | Ingangsdatum mutatie en percentage verzuim | |
endOfAbsence.date | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
endOfAbsence.reason | Reden einde verzuim | Hersteld of einde dienstverband |
Afdeling van het dienstverband | Organisatie-eenheid, code | |
Loket-werkgever | Werkgeverskenmerk en aansluitnummer | Per werkgever uitgegeven door de arbodienst |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie