Payroll naar finance
Loket Oracle Fusion ERP koppeling: elke journaalrun uit Loket als journaalimport in het Oracle-grootboek
Met een koppeling tussen Loket en Oracle Fusion ERP gaat elke journaalrun uit Loket automatisch als journaalimport naar het grootboek van Oracle, per loonadministratie in de bijbehorende ledger en op de segmenten van het Oracle-rekeningschema. Pas als Oracle het journaal heeft geïmporteerd, zet KoppelHet de run in Loket op geëxporteerd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de Nederlandse salarissen in Loket verwerken en het grootboek in Oracle Fusion ERP voeren, vaak in een internationale groep, downloaden na elke run het journaal uit Loket en bouwen er met de hand een importbestand voor Oracle van. Of een run al in Oracle staat, weet de salarisadministratie dan alleen door het na te vragen.
- De salarisadministratie verloont en journaliseert in Loket, zoals nu.
- KoppelHet ziet een journaalrun met resultaten en haalt de regels per rekening, kostenplaats en kostendrager op.
- Rekening, kostenplaats en kostendrager worden via tabellen van finance vertaald naar de segmenten van Oracle.
- KoppelHet laadt het journaal in Oracle en start de journaalimport voor de ledger van die loonadministratie.
- Zijn laden en importeren gelukt, dan staat de run in Loket op geëxporteerd; anders op mislukt, met de reden.
Waar je op let bij Loket en Oracle Fusion ERP
- Loket stuurt journaaldata zelf alleen naar boekhoudpakketten waarmee een gebruiker via OAuth verbonden is, zoals Exact Online, Twinfield en AccountView. Oracle Fusion zit daar niet bij. KoppelHet leest daarom de resultaten van elke journaalrun via de Loket-API en bouwt er een Oracle-import van.
- Oracle bepaalt de boekperiode uit de boekdatum van elke regel. In Loket legt de journaalconfiguratie vast hoe een loonperiode naar een financiële periode gaat, tot en met een eigen schema als het boekjaar niet in januari begint. KoppelHet volgt die instelling bij het kiezen van de boekdatum, zodat Loket en Oracle dezelfde periode tonen.
- Herberekent de salarisadministratie een journaalrun na een verschoven kostenverdeling, dan levert Loket alleen het verschil, zoals min op de oude en plus op de nieuwe kostendrager. KoppelHet geeft zo'n run een eigen groepsnummer, zodat Oracle er een apart correctiejournaal van maakt naast het oorspronkelijke.
- Laden in de interfacetabel en de journaalimport zijn in Oracle twee processen die op de achtergrond lopen. Loket laat een externe applicatie de status van een run zelf op geëxporteerd of mislukt zetten. KoppelHet doet dat pas als het importproces in Oracle klaar is, met de foutmelding uit het Oracle-log als het misgaat.
- Loket begint een nieuwe journaalrun pas als de run van de vorige verloning is geslaagd. Een run die in Oracle blijft hangen, houdt in Loket dus niets tegen, maar een mislukte run in Loket wel. KoppelHet meldt beide gevallen apart, zodat duidelijk is of finance of de salarisadministratie aan zet is.
- Een journaalrun verwijderen in Loket verandert niets in andere applicaties. Draait de salarisadministratie een run terug, dan meldt KoppelHet aan finance welk Oracle-journaal erbij hoort. Oracle kent een eigen terugboekmethode per journaal; die keuze blijft bij finance.
- Werken meerdere werkgevers in één Loket-omgeving, dan heeft elke loonadministratie eigen journaalruns. In Oracle hoort elk journaal bij één ledger. KoppelHet legt per loonadministratie de ledger vast, zodat de loonkosten van de ene werkgever nooit in de boeken van een andere komen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie boekt het journaal in Oracle?
Finance of het shared service center. De koppeling importeert het journaal; boeken blijft een stap in Oracle.
Wat als een rekening of kostenplaats nog niet in Oracle bestaat?
Dan wijst Oracle de regels af en staat de run in Loket op mislukt. Finance vult de vertaaltabel of het segment aan, daarna gaat de run opnieuw.
Kunnen kostenplaatsen ook van Oracle naar Loket?
Dat kan later als uitbreiding. Loket laat kostenplaatsen per journaalprofiel via de API aanmaken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de REST API met OAuth (authorization code flow): journaalruns per payrollAdministrationId met journalRunStatus, GET .../journalruns/{journalrunId}/results met consolidate (BasedOnLedgerAccountConfiguration, Always of Never; geen resultaten bij status 0 tot en met 3), PATCH .../journalruns/{journalrunId} met markAsSuccessfullyExported of MarkAsProcessingFailed, en de journaalconfiguratie met methodForDeterminingAccountingPeriod en payrollPeriodFinancialPeriodMapping.
- Oracle Fusion via POST /fscmRestApi/resources/11.13.18.05/erpintegrations met OperationName importBulkData en een zip met het GL_INTERFACE-bestand: STATUS NEW, LEDGER_NAME, ACCOUNTING_DATE, USER_JE_SOURCE_NAME, USER_JE_CATEGORY_NAME, CURRENCY_CODE, ACTUAL_FLAG A, SEGMENT1 en verder, ENTERED_DR, ENTERED_CR, GROUP_ID (positief geheel getal; regels met dezelfde GROUP_ID worden één journaal) en REFERENCE1, 4, 5 en 10 voor batch-, journaal- en regelomschrijving. Fouten herstellen via Correct Import Errors.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Oracle Fusion ERP | Toelichting |
|---|---|---|
generalLedgerAccount | Natuurlijk-rekeningsegment | Vertaaltabel van Loket-rekening naar Oracle-segment |
costCenter | Kostenplaatssegment | |
costUnit | Ander segment, bijvoorbeeld project | Alleen als het rekeningschema daar een segment voor heeft |
debetAmount en creditAmount | ENTERED_DR en ENTERED_CR | Met CURRENCY_CODE EUR |
Loonadministratie | LEDGER_NAME | Vaste koppeling per loonadministratie |
Periode van de journaalrun | ACCOUNTING_DATE | |
Journaalrun | GROUP_ID en REFERENCE4 (journaalnaam) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie