HR-data naar BI
Loket koppelen met Power BI: loonkosten, fte en verzuim per werkgever en afdeling, inclusief correcties met terugwerkende kracht
Met een koppeling tussen Loket en Power BI staan loonresultaten, fte, dienstverbanden en verzuim uit Loket per werkgever en afdeling in een vast datamodel dat Power BI na elke salarisrun ververst. Correcties met terugwerkende kracht worden meegenomen in de periode waar ze bij horen, zodat de cijfers in Power BI aansluiten op Loket.
Wat de koppeling doet
Werkgevers en salarisbureaus die de salarissen in Loket verwerken, leggen voor stuurinformatie over loonkosten, formatie en verzuim vaak exports uit Loket naast elkaar in Excel. Een correctie met terugwerkende kracht verandert de cijfers van een eerdere maand, en de export van toen klopt dan niet meer.
- Iemand met rechten op de werkgevers geeft de koppeling eenmalig leestoegang in Loket.
- Na een salarisrun haalt KoppelHet de loonresultaten op, ook van eerdere perioden die door de run zijn gewijzigd.
- Elke dag haalt KoppelHet dienstverbanden, werkuren en verzuim op per werkgever.
- Na het ophalen start KoppelHet de verversing van het Power BI-model.
- Managers zien in Power BI alleen hun eigen werkgever of afdeling.
Waar je op let bij Loket en Power BI
- Een salarisrun in Loket kan loonresultaten bevatten voor een eerdere periode, bijvoorbeeld een correctie in juli voor januari. Loket kan per periode de actuele stand geven. KoppelHet haalt na elke run de gewijzigde eerdere perioden opnieuw op, zodat de loonkosten van januari in Power BI na de correctie kloppen.
- Loket levert bij de loonresultaten per dienstverband ook afdeling, functie, bruto, werkgeverslasten en fte. Loonkosten en formatie per afdeling komen daardoor uit dezelfde bron als de loonstrook, zonder dat het model ze zelf moet berekenen.
- Bij het opvragen van loonresultaten kan Loket filteren op looncomponenten of een vaste set componenten. KoppelHet vraagt alleen de componenten op die het rapport nodig heeft, zodat bijvoorbeeld netto loon en inhoudingen per persoon niet in Power BI terechtkomen.
- Voor oproepkrachten en min-maxcontracten kan Loket een gemiddeld aantal uren per week vastleggen dat de salarisberekening niet beïnvloedt. Het model gebruikt dat gemiddelde naast de contracturen, zodat flexibele medewerkers in de formatie niet als nul uur meetellen.
- Loket legt bij elk verzuimverloop vast voor welk percentage iemand arbeidsongeschikt is. KoppelHet rekent verzuim naar rato van dat percentage, zodat iemand die voor de helft ziek is in Power BI niet als volledig verzuim telt.
- Personeelsnummers in Loket zijn per werkgever. In het model is de sleutel werkgever plus nummer, zodat een groep met meerdere werkgevers in één Loket-omgeving per werkgever en voor het geheel kan rapporteren.
- Loket versioneert de opbouw van zijn antwoorden per resource, en een oude versie vervalt ongeveer zes maanden na een nieuwe. KoppelHet vraagt een vaste versie op en stapt bewust over, zodat een kolom in het Power BI-model niet ongemerkt van naam of betekenis verandert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de export van Loket in Power BI inlezen?
Een export is een momentopname. Na een correctie met terugwerkende kracht klopt die niet meer. De koppeling haalt de actuele stand per periode op en houdt historie bij.
Werkt dit voor een salarisbureau met veel werkgevers?
Ja. Per werkgever leggen we vast wie de rapportage ziet. Een eigen rapport per eindklant kan later als uitbreiding.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker. BSN, adressen en bankgegevens gaan niet naar het model.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de REST API v2 met OAuth 2.0 (authorization code met refresh token) en alleen leesrechten. Loonresultaten via GetPayrollPeriodResultsByPayrollAdministrationIdAndPayrollPeriodId (actuele stand per periode, met payrollComponents of payrollComponentSet) en GetPayrollResultsByPayrollRunId; dienstverbanden en werkuren per werkgever (averageHoursPerWeek, isOnCallEmployment); verzuim via GetCalendarAbsencesByEmployerId en GetAbsenceByAbsenceId (incapacityPercentage). Resourceversie in de Accept-header; paginering met pageNumber en pageSize.
- Power BI-semantic model in import-modus op een database die KoppelHet vult, ververst via de Power BI REST API na elke salarisrun en dagelijks. Gedeelde capaciteit - acht geplande verversingen per dag; Premium, PPU of Fabric - 48. Row-level security per werkgever of afdeling, alleen voor lezers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Power BI | Toelichting |
|---|---|---|
Werkgever + personeelsnummer | Medewerkersleutel | Personeelsnummers zijn per werkgever |
Loonresultaten per periode (bruto, werkgeverslasten, fte) | Tabel loonkosten per periode | |
Afdeling en functie bij het loonresultaat | Dimensies afdeling en functie | |
Dienstverband (begin, einde, oproepkracht) | Tabel dienstverbanden | |
Werkuren (gemiddeld per week, werkpatroon) | Tabel uren | |
Verzuim met percentage arbeidsongeschikt | Tabel verzuim | Gedeeltelijk verzuim telt naar rato |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie