ShVerlof, verzuim en uren
Loket Shiftbase koppeling: contracten, werkpatronen en verlofsaldi, ook bij meerdere werkgevers
KoppelHet bouwt een koppeling tussen Loket en Shiftbase die medewerkers en contracten uit Loket binnen een kwartier in Shiftbase zet, met de uren uit het werkpatroon. Verlofsaldi uit Loket gaan dagelijks mee, en meerdere werkgevers met dezelfde personeelsnummers lopen niet door elkaar.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salaris in Loket verwerken en in Shiftbase roosteren, willen medewerkers, contracten en saldi niet twee keer bijhouden. Een werkpatroon dat per week wisselt past niet in de contracturen per dag, en bij meer werkgevers in Loket botsen personeelsnummers.
- KoppelHet vraagt elk kwartier bij Loket op welke werkgevers een hoger versienummer hebben.
- Alleen voor die werkgevers leest KoppelHet dienstverbanden en werktijden, en zet medewerkers en contracten in Shiftbase.
- Een nieuwe werktijdregel in Loket wordt in Shiftbase een nieuw contract vanaf dezelfde datum.
- Dagelijks zet KoppelHet het verlofsaldo uit Loket per verlofsoort in Shiftbase.
Waar je op let bij Loket en Shiftbase
- Loket heeft geen webhooks, maar houdt per werkgever een versienummer bij dat stijgt bij elke wijziging in de vaste gegevens van een dienstverband. KoppelHet vraagt alleen dat nummer op en leest daarna alleen de werkgevers waar iets veranderde. Zo staat een wijziging binnen een kwartier in Shiftbase.
- Loket kan een werkpatroon van twee weken vastleggen, met andere uren in even en oneven weken. Een Shiftbase-contract kent alleen contracturen per dag. KoppelHet rekent het patroon om naar uren per werkdag over twee weken, zodat plus- en minuren in Shiftbase niet elke week de verkeerde kant op tellen.
- In Loket sluit een nieuwe werktijdregel de vorige automatisch af op de dag ervoor. In Shiftbase verandert een aangepast contract ook alle uren uit het verleden binnen die contractperiode. KoppelHet past daarom nooit een bestaand Shiftbase-contract aan, maar sluit het af en opent een nieuw contract op de startdatum uit Loket.
- Shiftbase kent per contract alleen een uurloner of vaste uren. Loket legt voor nul-urencontracten en min-maxcontracten het soort flexibel contract en de gemiddelde weekuren vast. KoppelHet gebruikt die velden om een flexwerker in Shiftbase als uurloner te zetten, zodat Shiftbase voor hem geen minuren opbouwt.
- In Loket is het personeelsnummer alleen uniek binnen een werkgever. Komen meer werkgevers in één Shiftbase-omgeving, dan maakt KoppelHet het nummer in Shiftbase uniek met een vaste code per werkgever, zodat twee collega's met nummer 1001 bij verschillende werkgevers niet samenvallen.
- Loket geeft per dienstverband en jaar een saldo per verlofsoort, met het restant van vorig jaar en de vervaldatum. Is het verlofbeleid in Loket leidend, dan zet KoppelHet dat saldo dagelijks in Shiftbase, zodat medewerkers in de app hetzelfde zien als op de loonstrook.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen medewerkers verlof in Shiftbase aanvragen?
Ja. Goedgekeurd verlof naar Loket schrijven kan later als uitbreiding; in Loket kan een verlofaanvraag via de API alleen door de medewerker zelf worden ingediend.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de REST API met OAuth 2.0. Wijzigingen via GET /v2/providers/employers/lastmodifiedversionnumbers met filter op lastModifiedVersionNumber (alleen vaste gegevens, geen variabele gegevens). Werktijden via GET /v2/providers/employers/employees/employments/{employmentId}/workinghours (startDate, workPattern met oddWeeks en evenWeeks, averageHoursPerWeek, flexibleHoursContract, aggregatedHoursPerWeek). Saldi via GET /v2/providers/employers/{employerId}/leavebalances (year, leaveType, balancePreviousYear, accrual, usageTotal, balance, expires).
- Shiftbase via de Shiftbase API (JSON) met een API-token voor de Public API, voor medewerkers, contracten en afwezigheid. Endpointdetails op developer.shiftbase.com.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Shiftbase | Toelichting |
|---|---|---|
employer + employeeNumber | Personeelsnummer in Shiftbase | Uniek over alle werkgevers |
employee (naam) | Medewerker (naam) | |
organizationalEntity.department | Contractafdeling | |
workinghours.workPattern (oddWeeks, evenWeeks) | Contracturen per dag | |
workinghours.startDate | Nieuw contract vanaf die datum | |
flexibleHoursContract / averageHoursPerWeek | Contracttype uurloner of vaste uren | |
leavebalances (balance per leaveType) | Verlofsaldo per verlofsoort |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie