HR naar ITSM

Loket koppelen met TOPdesk: personen en onboardingtickets vanuit de salarisadministratie

Met een koppeling tussen Loket en TOPdesk staan werknemers uit Loket als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. Een nieuwe werknemer start een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een week voor het einde van het dienstverband komt een offboardingmelding.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Bij werkgevers met Loket voor de salarissen en TOPdesk voor IT en facilitair weet het salarisbureau als eerste wie er begint, terwijl de servicedesk het van de leidinggevende hoort, vaak op de eerste werkdag. Vertrokken medewerkers blijven als persoon in TOPdesk staan.

De salarisadministratie legt een nieuwe werknemer vast in Loket en zet het concept om.
KoppelHet loopt per werkgever de mutaties sinds de vorige ronde langs.
In TOPdesk komt de werknemer als persoon bij de vestiging van zijn werkgever, met afdeling en functie; een onboardingwijziging uit jullie sjabloon start met de begindatum.
Een nieuwe organisatorische eenheid in Loket verandert de afdeling in TOPdesk.
Een week voor de laatste werkdag komt een offboardingmelding voor laptop, pas en toegang; na de laatste werkdag archiveert KoppelHet de persoon.
De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.

Heen: Persoon met personeelsnummer en naam · Vestiging per werkgever · Afdeling uit de organisatorische eenheid · Onboardingwijziging vanuit een sjabloon · Archiveren en offboardingwijziging bij vertrek · Onboardingmelding of -wijziging met startdatum, functie, afdeling en leidinggevende · Wijzigingsmelding bij een nieuwe functie of afdeling, offboardingmelding voor vertrek

Waar je op let bij Loket en TOPdesk

Elke werkgever in Loket kan een eigen IT- of facilitair team hebben. KoppelHet kiest de behandelaarsgroep van de melding per werkgever, zodat een nieuwe collega bij de ene werkgever niet bij het team van de andere terechtkomt.
Bij een tijdelijk contract staat de einddatum van het dienstverband vaak al vanaf de eerste dag in Loket. De offboardingmelding komt pas een week voor die datum, en vervalt als er een nieuw dienstverband op aansluit.
Vertrekt iemand per direct, dan legt de salarisadministratie een einddatum in het verleden of vandaag vast. KoppelHet maakt de offboardingmelding dan bij de eerstvolgende ronde, zodat de toegang dezelfde dag kan worden ingetrokken.
Loket stuurt bij een gebeurtenis alleen e-mail aan mensen, geen bericht aan TOPdesk. KoppelHet loopt daarom per werkgever meerdere keren per dag de mutaties op werknemer en dienstverband langs.
Personeelsnummers zijn in Loket per werkgever. KoppelHet zet een werkgeverscode voor het nummer, binnen de twintig tekens die TOPdesk voor het personeelsnummer toestaat, zodat nummer 88 van twee werkgevers twee personen blijft.
Loket houdt voorvoegsel en achternaam apart bij, en TOPdesk ook. KoppelHet neemt ze los over, zodat zoeken op achternaam in TOPdesk werkt, en gebruikt niet de formele weergave die voor de loonstrook bedoeld is.
Een nieuwe werknemer staat in Loket vaak eerst als concept. KoppelHet maakt de persoon en de onboardingwijziging pas aan als het concept is omgezet, of al bij het concept als de servicedesk meer voorbereidingstijd wil.
Elke werkgever in Loket wordt een vestiging in TOPdesk. Afdelingen moeten in TOPdesk unieke namen hebben, dus twee locaties met een afdeling Wonen krijgen de werkgever in de naam.
Bij vertrek archiveert KoppelHet de persoon in plaats van te verwijderen. Meldingen en historie blijven zo zichtbaar, en een gekoppelde operator in TOPdesk wordt mee gearchiveerd.
Loket kent een reden van uitdiensttreding bij het einde van het dienstverband. Vraagt TOPdesk bij archiveren om een reden, dan zet KoppelHet de reden uit Loket om naar een archiveringsreden die jullie servicedesk gebruikt.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?

Ja. Een nieuwe werknemer levert een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon op, standaard vier weken voor de begindatum of direct als die dichterbij ligt, en een week voor het einde van het dienstverband een offboardingmelding.

Wanneer ziet de servicedesk een nieuwe collega?

Dezelfde dag dat de salarisadministratie hem in Loket vastlegt, met de begindatum in de onboardingwijziging.

Werkt dit als een salarisbureau Loket voor ons beheert?

Ja. Het bureau geeft de koppeling leestoegang tot jullie werkgevers; verder verandert er voor het bureau niets.

Wie bepaalt wat er in de onboardingwijziging staat?

Jullie servicedesk, via een sjabloon in TOPdesk. KoppelHet vult het met de persoon, de vestiging en de begindatum.

Wat is achteraf terug te zien voor een audit?

Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

Loket wordt gelezen via de Loket REST API met OAuth (authorization code flow met refresh token), per werkgever via de mutaties op werknemer en dienstverband. Velden onder meer employeeNumber, firstName, prefix, lastName, organisatorische eenheid, functie en begin- en einddatum van het dienstverband. Event notifications in Loket zijn alleen e-mailontvangers.
Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (Supporting Files voor personen, afdelingen en vestigingen; Change voor wijzigingen vanuit een sjabloon). employeeNumber tot 20 tekens, firstName tot 30, prefixes tot 10, surName tot 50.
Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Loket	Veld in TOPdesk	Toelichting
`Werkgeverscode + employeeNumber`	`employeeNumber`	Uniek over alle werkgevers, maximaal 20 tekens
`firstName`	`firstName`	Maximaal 30 tekens
`prefix`	`prefixes`	Maximaal 10 tekens
`lastName`	`surName`	Maximaal 50 tekens
`Werkgever`	`branch`
`Organisatorische eenheid`	`department`	Met de werkgever erbij als twee werkgevers dezelfde naam gebruiken
`Functie`	`jobTitle`
`Begindatum dienstverband`	`Onboardingwijziging`
`Einddatum dienstverband`	`Archiveren en offboardingwijziging`
`Indiensttreding, wijziging of vertrek`	`Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges)`	Per gebeurtenis gekozen bij de start
`Gesynchroniseerde persoon`	`callerLookup of requester`	De melding staat op naam van de medewerker
`Begindatum of einddatum dienstverband`	`targetDate en briefDescription`	Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam
`Functie, afdeling en leidinggevende`	`request (tekst van de melding)`
`Vestiging of afdeling`	`operatorGroup en category`	Behandelaarsgroep per vestiging

Bronnen

Gerelateerd

Kerngegevens

Richting: Loket → TOPdesk · Eén richting
Wanneer: De salarisadministratie legt in Loket een nieuwe werknemer, een wijziging in organisatorische eenheid of functie, of een einde dienstverband vast
Frequentie: Meerdere keren per dag per werkgever, met acties op de begin- en einddatum van het dienstverband
Wat gaat er over: Persoon met personeelsnummer en naam
Vestiging per werkgever
Afdeling uit de organisatorische eenheid
Onboardingwijziging vanuit een sjabloon
Archiveren en offboardingwijziging bij vertrek
Onboardingmelding of -wijziging met startdatum, functie, afdeling en leidinggevende
Wijzigingsmelding bij een nieuwe functie of afdeling, offboardingmelding voor vertrek
Doorlooptijd implementatie: Indicatie: twee tot vier weken

Past dit bij jullie situatie?

Doe de online intake. Een consultant bereidt de vragen voor op jullie systemen en werkt daarna het ontwerp en de offerte uit.

Bespreek je koppeling