VSVerzuimmelding (SIVI)
Loket verzuimverzekeraar koppeling via SIVI: ziekmeldingen, ongevallen en herstel uit Loket naar de verzekeraar
Met een koppeling tussen Loket en de Verzuimverzekeraar gaan ziekmeldingen, wijzigingen in het percentage en herstel uit Loket in het SIVI-bericht voor verzekeraars naar de verzuimverzekeraar, per loonheffingennummer. Een ongeval met een aansprakelijke derde krijgt daarbij de juiste oorzaakcode, zodat de verzekeraar kan verhalen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die verzuim in Loket registreren en het risico van loondoorbetaling bij ziekte hebben verzekerd, sturen de verzekeraar nu een overzicht of vullen een portaal. Vooral de oorzaak van een ongeval en de afloop van een tijdelijk contract tijdens ziekte gaan dan vaak verloren.
- HR registreert de ziekmelding in Loket, met bij een ongeval het soort ongeval en of een derde aansprakelijk is.
- KoppelHet leest per werkgever de nieuwe en gewijzigde verzuimen met hun ziekteverloop.
- Aan het eind van de afgesproken periode bundelt KoppelHet alle meldingen per loonheffingennummer in één SIVI-bericht naar de verzekeraar.
- Een herstel wordt een einde verzuim; een verwijderd verzuim een vervallen melding.
- Antwoorden of afwijzingen van de verzekeraar komen als taak bij HR.
Waar je op let bij Loket en Verzuimverzekeraar (SIVI)
- Loket legt bij een ongeval het soort ongeval vast en of een derde aansprakelijk is. De verzekeraar kent alleen arbeidsongeval, verkeersongeval met regres en overige. KoppelHet leidt de SIVI-oorzaak uit die twee velden af, zodat een aanrijding door een ander als verhaalbaar binnenkomt.
- Volgens de SIVI-toelichting meldt de werkgever een ziek tijdelijk contract niet af op de einddatum van het contract. Loket kan een verzuim afsluiten op de laatste dag van het dienstverband; KoppelHet stuurt dan geen einde verzuim, maar laat het geval bij de verzekeraar open en meldt het aan HR.
- Loket kent een verzuim als vangnet bij zwangerschap, adoptie of orgaandonatie. In het SIVI-bericht voor verzekeraars krijgen zwangerschap en adoptie elk een eigen WAZO-code; KoppelHet zet die, zodat de verzekeraar weet dat UWV de uitkering betaalt.
- Verwijdert HR in Loket een verzuim, dan verdwijnen ook alle ziekteverlopen eronder. KoppelHet onthoudt welke meldingen de verzekeraar al had en stuurt voor zo'n geval de verwerkingscode vervallen, in plaats van het stil te laten verdwijnen.
- Het SIVI-bericht identificeert een werkgever met het loonheffingennummer van de eenheid waarmee het contract is gesloten. Loket geeft dat nummer per loonadministratie. KoppelHet bundelt de werkgevers die onder dezelfde polis vallen in één bericht en laat de rest weg.
- Loket vult het personeelsnummer zelf in met het hoogste nummer plus één als het bij het omzetten leeg is. SIVI vraagt een nummer dat nooit voor een ander wordt gebruikt. KoppelHet controleert bij de start of de werkgever nummers hergebruikt, en gebruikt anders het vaste id van Loket.
- Bij een verzuim in Loket horen ook opmerkingen, een casemanager en of iemand in het ziekenhuis ligt. Niets daarvan gaat naar de verzekeraar; het bericht bevat datums, percentages en codes.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ons administratiekantoor werkt in Loket. Moet het iets anders registreren?
Alleen bij een ongeval: dan het soort ongeval en of een derde aansprakelijk is. De rest registreert het zoals nu.
Kunnen we tegelijk een arbodienst via SIVI aansluiten?
Ja. Dat is een eigen bericht met een eigen standaard; KoppelHet stuurt beide vanuit hetzelfde verzuim in Loket.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de REST API met OAuth en leesrechten - GetCalendarAbsencesByEmployerId per werkgever, GetAbsenceByAbsenceId (causeOfAbsence, accidentType, isThirdPartyLiability, progress met startDate en incapacityPercentage, endOfAbsence) en wageTaxNumber van de loonadministratie. DeleteAbsenceByAbsenceId verwijdert ook de onderliggende verlopen.
- Bericht Verzuimmeldingen Werkgever naar Verzekeraar (XML, targetNamespace http://www.sivi.org/Verzuimmanagement/VerzuimmeldingenWerkgeverVerzekeraar/2022, bestandsnaam begint met WV-, UTF-8), structuur Bericht algemeen, Administratiekantoor, Werkgever (1..*), Werknemer, Dienstverband en Verzuim; verwerkingscodes 01 tot en met 05; oorzaak 10, 11 en 99; WAZO 01 zwangerschap, 02 adoptie, 03 pleegzorg.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Verzuimverzekeraar (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
wageTaxNumber van de loonadministratie | Werkgever, loonheffingennummer | |
Personeelsnummer | Identificatie werknemer | |
Absence id | Identificatie verzuim | |
accidentType en isThirdPartyLiability | Oorzaak verzuim 10, 11 of 99 | |
causeOfAbsence (zwangerschap, adoptie) | Vangnet en WAZO-code | |
progress.startDate en incapacityPercentage | Ingangsdatum en percentage verzuim | |
endOfAbsence (date, reason) | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
Verwijderd verzuim | Verwerkingscode 03 (vervallen) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie