Payroll naar finance
Loket Visma.net ERP koppeling: journaalruns uit Loket als grootboekjournaal in Visma.net, per branch en boekperiode
Met een koppeling tussen Loket en Visma.net ERP wordt elke journaalrun uit Loket automatisch een grootboekjournaal in Visma.net, in de juiste boekperiode en met kostenplaats en kostendrager als subaccount. Het journaal staat in Visma.net klaar voor finance, en in Loket staat de run daarna op geëxporteerd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salarissen in Loket verwerken en de boekhouding in Visma.net ERP voeren, zetten na elke verloning het journaal uit Loket met de hand om naar een Visma.net-journaal. Bij een herberekening of een vierwekenperiode raakt de boekperiode dan snel scheef, en de salarisadministratie ziet niet of finance het journaal al heeft.
- De salarisadministratie journaliseert in Loket, zoals nu.
- KoppelHet haalt de samengevoegde resultaten van de journaalrun op.
- KoppelHet bepaalt de Visma.net-periode en controleert dat die in het grootboek nog open is.
- Het journaal komt in Visma.net met rekening en subaccount per regel, en met het totaal als controletotaal.
- Finance controleert en geeft het journaal vrij; KoppelHet zet de run in Loket op geëxporteerd.
Waar je op let bij Loket en Visma.net ERP
- Voor journaaldata kent Loket alleen OAuth-verbindingen met een paar boekhoudpakketten, zoals Exact Online, Twinfield en AccountView. Visma.net ERP hoort daar niet bij. Daarom vraagt KoppelHet de resultaten van de journaalrun zelf op en maakt er een journaaltransactie in Visma.net van.
- Visma.net verwacht de boekperiode als maand en jaar (MMJJJJ). Verloont Loket per vier weken, dan zijn er dertien loonperioden en twaalf boekperioden. KoppelHet gebruikt de periodetabel uit de journaalconfiguratie van Loket, zodat periode 13 niet als een niet-bestaande maand bij Visma.net aankomt.
- Visma.net houdt per financiële periode bij of die in het grootboek is afgesloten. KoppelHet vraagt dat op voordat het journaal wordt aangeboden. Is de periode dicht, dan blijft de run in Loket op mislukt staan met die reden, in plaats van dat het journaal in een andere periode belandt.
- Een journaaltransactie in Visma.net kan op wacht staan en wordt pas met een aparte vrijgave-actie verwerkt. KoppelHet zet het loonjournaal op wacht, zodat finance het eerst controleert. Automatisch vrijgeven kan later als uitbreiding, als de eerste maanden goed zijn gegaan.
- Visma.net neemt een controletotaal per journaal aan. KoppelHet vult daar het totaal van de Loket-run in, zodat een regel die onderweg zou wegvallen direct opvalt bij het opslaan in plaats van bij de maandafsluiting.
- Kostenplaatsen en kostendragers zijn in Visma.net segmenten van één subaccount. Loket geeft ze als losse velden per regel. KoppelHet zet ze in de segmenten die finance aanwijst; een combinatie die als subaccount niet bestaat, wordt een melding in plaats van een boeking op een algemene rekening.
- Na een gewijzigde kostenverdeling levert een herberekening in Loket alleen de verschuiving tussen kostenplaatsen. KoppelHet boekt die als nieuwe journaaltransactie met een eigen omschrijving, zodat het eerste journaal in Visma.net onaangeroerd blijft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Geeft de koppeling het journaal ook vrij?
Niet in de eerste versie. Het journaal staat op wacht tot finance het vrijgeeft. Automatisch vrijgeven kan later.
Wat gebeurt er bij een afgesloten periode?
Dan gaat het journaal niet naar Visma.net en staat de run in Loket op mislukt. Na het heropenen of een andere afspraak met finance gaat de run opnieuw.
Werkt dit met meerdere werkgevers in Loket?
Ja. Per loonadministratie leggen we vast in welk Visma.net-bedrijf of welke branch het journaal hoort.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de REST API met OAuth: GET .../journalruns/{journalrunId}/results met consolidate=Always (generalLedgerAccount, costCenter, costUnit, debetAmount, creditAmount; geen resultaten bij journalRunStatus 0 tot en met 3), de journaalconfiguratie (methodForDeterminingAccountingPeriod, payrollPeriodFinancialPeriodMapping) en PATCH .../journalruns/{journalrunId} met markAsSuccessfullyExported of MarkAsProcessingFailed.
- Visma.net ERP via de Service API: GET /v1/financialPeriod (active, closedInGeneralLedger), POST /v2/journaltransaction (hold, transactionDate, postPeriod als MMYYYY, branch, description, controlTotalInCurrency, journalTransactionLines met accountNumber, subaccount als segmentId en segmentValue, project, debitAmountInCurrency, creditAmountInCurrency, transactionDescription) en POST /v2/journaltransaction/{journalTransactionNumber}/action/release. Visma Connect met OAuth 2.0 client credentials; limiet per uur per combinatie van bedrijf en client, te volgen in de X-RateLimit-headers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Visma.net ERP | Toelichting |
|---|---|---|
generalLedgerAccount | accountNumber | Vertaaltabel als de rekeningnummers verschillen |
costCenter | subaccount (segmentId en segmentValue) | Segment voor kostenplaats |
costUnit | Tweede subaccountsegment of project | Inrichtingskeuze van finance |
debetAmount en creditAmount | debitAmountInCurrency en creditAmountInCurrency | |
Loonperiode van de run | postPeriod (MMJJJJ) | |
Loonadministratie | branch of Visma.net-bedrijf | Vaste koppeling per werkgever |
Som van de regels | controlTotalInCurrency |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie