Verzuimmelding (SIVI)
Loket Visma Verzuim koppeling: werknemers en ziekteverloop uit Loket in het verzuimdossier van BlueVi
Met een koppeling tussen Loket en Visma Verzuim staan alle werknemers van elke Loket-werkgever in BlueVi, met afdeling en uren, en gaat elk verzuim met zijn ziekteverloop uit Loket als verzuimverloop naar het dossier. Ongeval, vangnet en vertrek tijdens ziekte komen daarbij mee, zodat de casemanager niets hoeft na te vragen bij de salarisadministratie.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salaris en verzuimregistratie in Loket doen en de verzuimbegeleiding in Visma Verzuim laten lopen, registreren een ziekmelding nu twee keer. De gegevens die de casemanager nodig heeft, zoals een ongeval met een aansprakelijke derde of een vangnetsituatie, staan in Loket al bij het verzuim en worden opnieuw uitgevraagd.
- Elke nacht zet KoppelHet werknemers, dienstverbanden, afdelingen en uren van elke Loket-werkgever klaar in BlueVi.
- HR registreert een verzuim in Loket. KoppelHet maakt in BlueVi een verzuimverloop bij het juiste dienstverband.
- Elk nieuw ziekteverloop in Loket wordt een nieuw verzuimverloop met het omgerekende herstelpercentage.
- Afsluiten in Loket sluit het verzuim in BlueVi, met de reden hersteld of ziek uit dienst.
- Een verschil tussen Loket en BlueVi komt als taak bij HR.
Waar je op let bij Loket en Visma Verzuim
- Loket legt het percentage vast waarin iemand niet kan werken, BlueVi het percentage herstel, waarbij nul volledig ziek is. KoppelHet rekent elk ziekteverloop om, zodat 40 procent ziek in Loket in BlueVi 60 procent herstel wordt.
- Bij een ongeval legt Loket het soort ongeval vast en of een derde aansprakelijk is. BlueVi kent vier soorten, van privé tot arbeidsongeval, elk met of zonder aansprakelijke partij. KoppelHet vertaalt de combinatie uit Loket naar één daarvan, zodat de casemanager meteen ziet dat er verhaal mogelijk is.
- Een vangnetverzuim in Loket door zwangerschap of orgaandonatie krijgt in BlueVi de bijbehorende vangnetwaarde. Voor adoptie heeft BlueVi geen eigen waarde; KoppelHet laat dat veld dan leeg en meldt het aan de casemanager.
- Bij een nieuw verzuimverloop beslist BlueVi of het bij een eerder dossier hoort; binnen 28 dagen na herstel wordt het een samengesteld dossier. KoppelHet geeft het verzuim uit Loket altijd als nieuw door en laat die regel aan BlueVi, zodat de wettelijke telling op één plek gebeurt.
- Loket sluit een verzuim soms af op de laatste dag van het dienstverband. KoppelHet herkent die reden en geeft in BlueVi ziek uit dienst door met de einddatum van het dienstverband, zodat het dossier openblijft voor de vangnetbegeleiding.
- Loket legt vast hoeveel uur iemand op de eerste ziektedag nog werkte. BlueVi heeft daar een veld voor, maar alleen in hele uren. KoppelHet rondt af en zet het exacte getal in de logging, zodat de casemanager het kan nalezen.
- Loket heeft bij een verzuim ook een casemanager en een vrij opmerkingenveld. Die gaan niet naar BlueVi; daar wijst de dossierverantwoordelijke de begeleiding zelf toe.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan er salarisgegevens naar BlueVi?
Nee. Alleen uren, afdeling en de verzuimgegevens die de begeleiding nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Loket via de REST API met OAuth en leesrechten - werknemers, dienstverbanden, afdelingen en GetWorkingHoursByEmploymentId per werkgever; verzuim via GetCalendarAbsencesByEmployerId en GetAbsenceByAbsenceId (causeOfAbsence, accidentType, isThirdPartyLiability, hoursWorkedOnFirstDayOfAbsence, progress met incapacityPercentage, endOfAbsence).
- Naar BlueVi via de Case Management API (REST, OpenAPI 3) met access token en Ocp-Apim-Subscription-Key - /employer, /employee, /employment, /employment/contract (normHoursPerWeek), /organizational-unit en /absence-course (employmentKey, dateStart, recoveryPercentage 0-100, newDossier, accidentType, safetyNet, workedHours als geheel getal, recoveryReason onder meer partial-recovery, recovered, fully-sick-again en ill-out-of-service, dateEmploymentEnd).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Loket | Veld in Visma Verzuim | Toelichting |
|---|---|---|
Loket-werkgever | employer | Elke werkgever apart |
Werknemer-id | employee externalKey | |
Dienstverband-id | employment externalKey | |
Afdeling | organizational-unit | |
Arbeidstijd (uren per week) | normHoursPerWeek | |
Absence id | absence-course externalKey | |
progress.incapacityPercentage | recoveryPercentage | 100 min het percentage |
accidentType en isThirdPartyLiability | accidentType | |
causeOfAbsence vangnet | safetyNet | |
endOfAbsence (reden einde dienstverband) | recoveryReason ill-out-of-service met dateEmploymentEnd |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Loket
ADP Workforce Now koppelen met Loket: aanname, loon, uren en bonussen uit ADP naar de Nederlandse loonrun
AlexisHR → Loket
AlexisHR Loket koppeling: medewerkers van het Nederlandse bedrijf uit AlexisHR in de salarisadministratie
BambooHR → Loket
BambooHR koppelen met Loket: HR-mutaties uit BambooHR voor de Nederlandse salarisverwerking
Bullhorn → Loket
Bullhorn Loket koppeling: plaatsing als conceptwerknemer in de juiste loonadministratie