Identity en access management
Nedap ONS Entra ID koppeling: Microsoft-accounts en teamgroepen voor zorgmedewerkers
Met een koppeling tussen Nedap ONS en Microsoft Entra ID krijgt elke zorgmedewerker die in ONS wordt ingepland automatisch een Microsoft-account voor Teams en Outlook, in de groepen van zijn teams. Een uitzendkracht of invaller krijgt een account dat vanzelf stopt als het contract afloopt.
Wat de koppeling doet
Wie zorgwerk plant en registreert in Nedap ONS, heeft nieuwe medewerkers, invallers uit de flexpool en uitzendkrachten daar al voor hun eerste dienst staan, met hun team. Een account voor Teams en Outlook vraagt de teamleider apart aan bij ICT, en bij een teamwissel klopt de groepsindeling in Microsoft 365 al snel niet meer.
- De planning zet een nieuwe zorgmedewerker in ONS, met contract en team.
- KoppelHet ziet de wijziging direct en haalt medewerker, contracten en teams op.
- Het Microsoft-account staat klaar, met de naam zoals de medewerker die in ONS gebruikt, en in de groep van elk team waarin hij werkt.
- Begint of eindigt een teamtoewijzing, dan passen de groepen zich aan op de datum uit ONS.
- Na het laatste contract wordt de aanmelding geblokkeerd en na een afgesproken termijn wordt het account opgeruimd.
Waar je op let bij Nedap ONS en Microsoft Entra ID
- Nedap geeft per zorgorganisatie een eigen digitale sleutel uit voor de koppeling. KoppelHet vraagt die per klant aan en beheert hem, en Nedap beoordeelt de koppeling voordat die live gaat.
- ONS kent per persoon een geboortenaam, een partnernaam en een voorkeur voor naamgebruik. De inlognaam volgt de geboortenaam en de weergavenaam het naamgebruik, zodat een huwelijk of scheiding de login niet raakt.
- Een zorgmedewerker kan tegelijk in meerdere teams staan, elk met een eigen begin- en einddatum. Elke teamtoewijzing wordt een groep in Entra ID met dezelfde looptijd, zodat een invaller na zijn laatste periode in een team ook uit de teamgroep verdwijnt.
- ONS onderscheidt eigen en externe medewerkers. Externen, zoals uitzendkrachten, worden in Entra ID als extern gemarkeerd, zodat IT hun toegang met aparte groepen en regels kan beperken.
- Het e-mailadres in ONS is een contactadres, soms privé. KoppelHet gebruikt het niet als inlognaam; het werkadres ontstaat in Entra ID volgens jullie naamgevingsregels.
- Nedap raadt aan om naast directe meldingen altijd periodiek te controleren. KoppelHet vraagt daarom regelmatig op wat sinds de vorige ronde is gewijzigd, zodat een gemiste melding alsnog wordt verwerkt.
- Deskundigheden in ONS zeggen welke handelingen iemand mag uitvoeren. Groepen op basis daarvan geven alleen bevoegde medewerkers toegang tot apps en SharePoint-sites voor die handelingen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Is ONS wel de bron, en niet ons HR-systeem?
Dat hangt af van waar een medewerker het eerst staat. Staan invallers en uitzendkrachten alleen in ONS, dan is ONS de beste bron voor accounts. Staat iedereen ook in het HR-systeem, dan kan dat de bron zijn en leveren we de teams uit ONS aan.
Kunnen medewerkers met hun Microsoft-account in ONS inloggen?
ONS kent single sign-on per gebruiker. Of de koppeling dat in ONS kan instellen, bekijken we per klant samen met Nedap.
Wie regelt de toegang tot ONS?
De zorgorganisatie geeft KoppelHet toestemming, en Nedap beoordeelt de koppeling voordat die live gaat. KoppelHet vraagt de toegang aan en beheert die.
Werkt dit ook met Active Directory on-premise?
Ja, via een klein programma in het netwerk van de zorgorganisatie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nedap ONS wordt gelezen via de Ons API, met webhooks voor medewerkers en teamtoewijzingen en de updates-endpoints op datum als vangnet. Toegang met een clientcertificaat dat Nedap ondertekent, met de klantcode erin, aangevraagd via het Ons API Dashboard.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph. employeeId uit identificationNo; UPN op birthName en birthNamePrefix; employeeType Employee of Contractor uit type (0 Regular, 1 External); groepslidmaatschap per TeamAssignment en ExpertiseProfileAssignment; accountEnabled = false na het laatste contract.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nedap ONS | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
identificationNo | employeeId | Het medewerkernummer uit Ons |
firstName | givenName | |
lastName en prefix | surname | Ons houdt al rekening met het gekozen naamgebruik |
birthName en birthNamePrefix | Basis voor userPrincipalName | Zodat een wijziging in naamgebruik de login niet verandert |
type (0 Regular, 1 External) | employeeType | Employee of Contractor |
TeamAssignment (teamObjectId, beginDate, endDate) | Groepslidmaatschap per team | |
ExpertiseProfileAssignment | Groepen voor deskundigheid | Bijvoorbeeld toegang tot een app voor verpleegtechnische handelingen |
teamName (hoofdteam) | department | |
Contract beginDate | employeeHireDate | |
Contract endDate (laatste) | accountEnabled = false |
Gerelateerd
AFAS Profit → Nedap ONS
AFAS Nedap ONS koppeling: contracten naar de planning, uren terug naar salaris
HR2day → Nedap ONS
HR2day Nedap ONS koppeling: arbeidsrelaties, cao en contracturen automatisch in de zorgplanning
Nedap ONS → Active Directory
Nedap ONS Active Directory koppeling: accounts per zorglocatie, automatisch
Nedap ONS → Google Workspace
Nedap ONS koppelen met Google Workspace: Google-accounts en teamgroepen voor zorgmedewerkers