Identity en access management
Nedap ONS koppelen met Google Workspace: Google-accounts en teamgroepen voor zorgmedewerkers
Met een koppeling tussen Nedap ONS en Google Workspace krijgt elke zorgmedewerker in ONS een Google-account, en is die lid van de Google-groepen van de teams en deskundigheden die in ONS staan. Na het laatste contract wordt het account geschorst, en flexkrachten en zzp'ers krijgen een eigen organisatie-eenheid met strengere regels.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Nedap ONS plannen en Google Workspace gebruiken voor mail, agenda en protocollen, houden de teamgroepen in Google vaak met de hand bij. Werken medewerkers in meerdere teams en verandert de teamindeling vaak, dan lopen die groepen altijd achter.
- De zorgorganisatie vraagt de koppeling aan via het Ons API Dashboard; Nedap beoordeelt de aanvraag.
- Een nieuwe medewerker in ONS krijgt een Google-account in de organisatie-eenheid voor eigen personeel of voor externen.
- De teams en deskundigheden uit ONS bepalen de Google-groepen, en daarmee de gedeelde agenda's en mappen met protocollen.
- Loopt een teamtoewijzing af of begint er een nieuwe, dan past KoppelHet de groepen op die datum aan.
- Na het laatste contract schorst KoppelHet het account en draagt de bestanden over.
Waar je op let bij Nedap ONS en Google Workspace
- Zorgmedewerkers werken vaak in meerdere teams tegelijk, elk met een begin- en einddatum in ONS. KoppelHet maakt van elke teamtoewijzing een lidmaatschap van de Google-groep van dat team, en haalt het op de einddatum weer weg.
- ONS legt ook deskundigheden vast, zoals wijkverpleegkundige of helpende. Die worden eigen Google-groepen, zodat bijvoorbeeld alleen verpleegkundigen de map met verpleegtechnische protocollen zien.
- ONS onderscheidt eigen medewerkers en externen, zoals flexkrachten en zzp'ers. Externen komen in een eigen organisatie-eenheid, waar jullie bijvoorbeeld delen buiten de organisatie en inloggen op onbekende apparaten kunnen beperken.
- Het e-mailadres volgt de geboortenaam uit ONS, niet de naam die iemand gebruikt. Trouwt een medewerker, dan verandert de naam in Google wel, maar blijft het adres gelijk.
- ONS bevat ook cliëntgegevens. De koppeling vraagt bij Nedap alleen toegang tot medewerkers en hun team- en deskundigheidstoewijzingen, zodat er geen cliëntdossier door de koppeling gaat.
- ONS verwacht dat een melding binnen drie seconden wordt bevestigd, en test bij het aanmelden of de ontvanger een melding met een verkeerde handtekening weigert. KoppelHet bevestigt direct en verwerkt daarna, zodat ONS de koppeling niet als storing ziet.
- Wie een nieuw contract krijgt terwijl het oude afloopt, blijft actief. KoppelHet schorst pas als het laatste contract in ONS is beëindigd.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet Nedap de koppeling goedkeuren?
Ja. De zorgorganisatie vraagt de koppeling aan via het Ons API Dashboard en Nedap beoordeelt de aanvraag. KoppelHet werkt daarbij altijd in opdracht van de zorgorganisatie.
Komen cliëntgegevens in Google terecht?
Nee. De koppeling leest alleen medewerkers en hun toewijzingen aan teams en deskundigheden.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De koppeling leest alleen de velden die Google Workspace nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nedap ONS wordt gelezen via de Ons API met webhooks (CREATE, UPDATE en DELETE voor Employee en de toewijzingen; HMAC-handtekening, bevestiging met 200 binnen drie seconden, 401 bij een verkeerde HMAC, NOP-events bij het aanmelden) en de updates-endpoints als vangnet. Eerste vulling via /v0/xstream/api/employees/data. Toegang met een clientcertificaat dat Nedap ondertekent, aangevraagd via het Ons API Dashboard.
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, name, primaryEmail, orgUnitPath, organizations en suspended; groups en members) en de Data Transfer API voor Drive. Toegang via een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nedap ONS | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
identificationNo | externalIds (type organization) | |
Roepnaam | name.givenName | |
Achternaam volgens naamgebruik | name.familyName | |
birthName en birthNamePrefix | primaryEmail | Geboortenaam, zodat het adres niet wisselt bij een huwelijk |
type (0 Regular, 1 External) | orgUnitPath | |
TeamAssignment (team, begin, einde) | Lidmaatschap teamgroep | |
ExpertiseProfileAssignment | Lidmaatschap deskundigheidsgroep | |
Team van het hoofdcontract | organizations.department | |
Einde laatste contract | suspended = true |
Gerelateerd
AFAS Profit → Nedap ONS
AFAS Nedap ONS koppeling: contracten naar de planning, uren terug naar salaris
HR2day → Nedap ONS
HR2day Nedap ONS koppeling: arbeidsrelaties, cao en contracturen automatisch in de zorgplanning
Nedap ONS → Active Directory
Nedap ONS Active Directory koppeling: accounts per zorglocatie, automatisch
Nedap ONS → Microsoft Entra ID
Nedap ONS Entra ID koppeling: Microsoft-accounts en teamgroepen voor zorgmedewerkers