Accounts in applicaties
Nmbrs Adobe koppeling: Creative Cloud-licenties per functie uit Nmbrs, ingetrokken bij vertrek
Met een koppeling tussen Nmbrs en Adobe Creative Cloud krijgt een medewerker uit Nmbrs met een creatieve functie automatisch een Adobe-gebruiker in de Admin Console, in de gebruikersgroep die bij zijn functie hoort en dus met de juiste licentie. Wisselt hij van functie of gaat hij uit dienst, dan trekt de koppeling de licentie in, terwijl zijn bestanden beschikbaar blijven voor overdracht.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Nmbrs als personeelssysteem hebben en Adobe-licenties inkopen voor marketing, communicatie of ontwerp, wijzen die licenties met de hand toe in de Admin Console. Na een functiewissel of vertrek blijft de licentie vaak bezet, en bij de jaarlijkse verlenging weet niemand meer wie hem echt gebruikt.
- Jullie leggen vast welke functies in Nmbrs welke Adobe-gebruikersgroep krijgen. In de Admin Console hangen de productprofielen aan die groepen.
- KoppelHet leest dagelijks de medewerkers van de aangewezen bedrijven in Nmbrs.
- Een medewerker met zo'n functie wordt een Federated ID in de Admin Console, met het land van zijn werkgever, en komt in de groep van zijn functie.
- Bij een functiewissel haalt KoppelHet hem uit de oude groep en zet hem in de nieuwe, of in geen groep meer.
- Na de datum uit dienst verliest hij alle groepen en dus zijn licenties; het account blijft bestaan voor de overdracht van bestanden.
Waar je op let bij Nmbrs en Adobe Creative Cloud
- Adobe vraagt bij het aanmaken van een Federated ID een land, en dat land kan daarna niet meer via de API worden gewijzigd. Nmbrs bewaart het woonadres met land, maar een grensarbeider woont in België of Duitsland. KoppelHet gebruikt daarom het land van het Nmbrs-bedrijf als werkgever, niet het woonland.
- Licenties hangen in Adobe aan productprofielen. KoppelHet zet medewerkers niet rechtstreeks in een productprofiel, maar in een gebruikersgroep per functie waar de profielen aan hangen. Wie uit de groep gaat, verliest die licenties, zonder dat KoppelHet hoeft te weten welke Adobe-producten er in de groep zitten.
- Functies wijzigen in Nmbrs per salarisperiode. Op de eerste dag van die periode haalt KoppelHet de medewerker uit de groep van zijn oude functie, zodat een licentie direct vrijkomt voor een collega in plaats van te blijven hangen tot de jaarlijkse opschoning.
- Adobe staat per client tien aanroepen per minuut toe, met hoogstens tien gebruikers per aanroep, en raadt aan om niet vaker dan eens per twee uur te synchroniseren. Nmbrs verandert per salarisperiode. Een dagelijkse run in kleine batches past daarbij; bij HTTP 429 wacht KoppelHet de tijd uit de Retry-After-header af.
- Bij vertrek verwijdert KoppelHet de gebruiker niet uit de organisatie en wist het account niet. Adobe verwijdert met deleteAccount ook de bestanden van een organisatieaccount. KoppelHet haalt alleen alle groepen weg; de licentie komt vrij en de leidinggevende kan bestanden nog overdragen.
- Nmbrs heeft voor iedereen in dienst een record, ook voor wie nooit Adobe gebruikt. KoppelHet maakt alleen een Adobe-gebruiker voor functies die in de tabel een groep hebben. De rest van het personeel komt niet in de Admin Console terecht.
- Een gebruiker met een privéadres kan geen Federated ID op jullie domein worden. Nmbrs bewaart naast het werkadres ook een privéadres; KoppelHet gebruikt alleen het werkadres en meldt medewerkers zonder werkadres aan de salarisadministratie.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
We gebruiken al de User Sync Tool of Entra ID voor Adobe. Kan dit ernaast?
Nee, kies één bron. Twee synchronisaties die dezelfde gebruikers beheren, halen elkaars wijzigingen weg. Vult Entra ID Adobe al, dan is Nmbrs naar Entra ID de betere koppeling.
Wat als we geen federated directory hebben?
Dan gebruikt de koppeling Enterprise ID's. Die werken hetzelfde, maar met een wachtwoord bij Adobe in plaats van single sign-on.
Wanneer wordt een account echt verwijderd?
Niet automatisch. Na de overdracht verwijdert de Adobe-beheerder het account; automatisch verwijderen na een vaste termijn kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesrechten. In de SOAP EmployeeService (stopt per 1 maart 2027) heten de bronnen PersonalInfoWithoutBSN en Function_GetCurrent; het land komt uit de bedrijfsgegevens, niet uit Address_GetListCurrent.
- Naar Adobe via de User Management API (UMAPI): POST naar https://usermanagement.adobe.io/v2/usermanagement/action/{orgId} met createFederatedID (country verplicht, option updateIfAlreadyExists), update (firstname, lastname, email), add en remove met group. Maximaal tien gebruikers per aanroep, tien aanroepen per minuut per client en honderd per minuut per applicatie; testOnly=true controleert zonder wijzigingen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Adobe Creative Cloud | Toelichting |
|---|---|---|
EmailWork | user (e-mail) en email | Werkadres op het geclaimde domein |
Nickname of FirstName | firstname | |
Prefix en LastName | lastname | |
Land van het Nmbrs-bedrijf | country | Eenmalig bij aanmaken, niet het woonland |
Function | add group (gebruikersgroep) | Via een tabel per functie |
Datum uit dienst | remove group all |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning