Leren en certificaten
Nmbrs Moodle koppeling: medewerkers per bedrijf in Moodle, ingeschreven via cohorten en geschorst na vertrek
Met een koppeling tussen Nmbrs en Moodle krijgt elke medewerker uit Nmbrs automatisch een Moodle-account, met bedrijf en afdeling in zijn profiel en lid van de cohorten die bij zijn afdeling en functie horen. Via die cohorten schrijft Moodle hem in voor de juiste cursussen, en na de laatste werkdag schorst de koppeling het account zodat de leerhistorie blijft.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun eigen Moodle-omgeving gebruiken voor interne opleidingen en de salarisadministratie in Nmbrs doen, laden nieuwe medewerkers met een CSV-bestand in Moodle. Wie van afdeling wisselt, houdt de oude cursussen, en vertrokken medewerkers blijven kunnen inloggen tot iemand ze opruimt.
- De salarisadministratie voert de nieuwe medewerker in Nmbrs in, met afdeling en functie.
- KoppelHet maakt de gebruiker in Moodle aan, met bedrijf, afdeling en personeelsnummer.
- De gebruiker wordt lid van de cohorten van zijn afdeling en functie; Moodle schrijft hem via cohortsynchronisatie in voor de cursussen die daaraan hangen.
- Bij een wissel van afdeling haalt KoppelHet de gebruiker uit het oude cohort en zet hem in het nieuwe.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet het account op geschorst, zodat de medewerker niet meer kan inloggen en zijn resultaten bewaard blijven.
Waar je op let bij Nmbrs en Moodle
- Nmbrs nummert medewerkers per bedrijf, zodat hetzelfde nummer in twee bedrijven kan voorkomen. Moodle heeft één veld voor een extern nummer. KoppelHet vult dat met bedrijf en personeelsnummer samen, zodat de koppeling elke medewerker in Moodle terugvindt, ook na een nieuw e-mailadres.
- Moodle kent standaard de profielvelden instelling en afdeling. KoppelHet zet het Nmbrs-bedrijf in instelling en de afdeling in afdeling, zodat rapporten en filters in Moodle per bedrijf werken zonder eigen profielvelden.
- Met cohortsynchronisatie schrijft Moodle alle leden van een cohort in voor een cursus, en schrijft hij iemand uit die het cohort verlaat. KoppelHet beheert alleen het lidmaatschap van de cohorten; welke cursus aan welk cohort hangt, bepaalt de Moodle-beheerder.
- Nmbrs werkt in perioden van een maand, vier weken of een week. Een afdelingswissel die in een volgende periode ingaat, verwerkt KoppelHet pas vanaf die periode, zodat de medewerker niet te vroeg uit de cursussen van zijn huidige afdeling wordt geschreven.
- Een geschorst Moodle-account kan niet meer inloggen maar blijft bestaan, en schorsen is terug te draaien; verwijderen niet. KoppelHet zet na de datum uit dienst het veld geschorst aan, en zet het weer uit als dezelfde medewerker in Nmbrs opnieuw in dienst komt, met zijn eerdere cursussen.
- Moodle staat standaard geen twee accounts met hetzelfde e-mailadres toe, en gebruikersnamen mogen alleen kleine letters bevatten. Medewerkers zonder zakelijk e-mailadres in Nmbrs krijgen daarom een gebruikersnaam op basis van het externe nummer, in plaats van een gedeeld adres van de locatie.
- De REST API van Nmbrs werkt niet met een accountantslogin, alleen met een login op debiteurniveau. Doet een salarisbureau de administratie, dan geeft de werkgever de koppeling toegang, en de Moodle-token krijgt alleen de functies voor gebruikers en cohorten.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen medewerkers inloggen met hun Microsoft-account?
Ja, als Moodle daarvoor is ingericht. De koppeling zet dan de juiste aanmeldmethode op het account; de inrichting van single sign-on zelf gebeurt in Moodle.
Gaan afgeronde cursussen terug naar Nmbrs?
Niet in de eerste versie. Nmbrs is de salarisadministratie; voltooiingen blijven in Moodle. Een overzicht van afgeronde cursussen per bedrijf kan later als uitbreiding.
Werkt dit ook als een Moodle-partner onze omgeving host?
Ja. De partner of beheerder zet de webservices aan en maakt een token voor de externe service met de functies hierboven.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs via de REST API met OAuth 2.0 (authorization code flow) en alleen leesscopes voor medewerkergegevens, met webhooks als trigger en een dagelijkse controle. De SOAP API stopt per 1 maart 2027 en wordt niet gebruikt.
- Naar Moodle via de REST-webservices met een token voor een eigen externe service met alleen core_user_get_users_by_field, core_user_create_users, core_user_update_users (onder meer idnumber, institution, department, suspended en auth), core_cohort_create_cohorts, core_cohort_add_cohort_members en core_cohort_delete_cohort_members. Inschrijven via de enrolmentmethode Cohort sync in de cursus.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Moodle | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijfsnummer + personeelsnummer | idnumber | Vaste sleutel; personeelsnummers zijn per bedrijf uniek |
Zakelijk e-mailadres | username en email | In kleine letters, zoals Moodle eist |
Roepnaam | firstname | |
Tussenvoegsel en achternaam | lastname | |
Bedrijf | institution | |
Afdeling | department en cohort | Cohort per afdeling |
Functie | Cohort per functie | Of een eigen profielveld als de functie geen inschrijving bepaalt |
Datum uit dienst | suspended = 1 |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning