Payroll naar finance
Nmbrs Oracle Fusion ERP koppeling: elke Nederlandse salarisrun als journaal in de groepsledger
Met een koppeling tussen Nmbrs en Oracle Fusion Cloud ERP komt het journaal van elke afgeronde Nmbrs-run automatisch via de journaalimport in de ledger van dat Nmbrs-bedrijf, in de Oracle-periode waar de run bij hoort. KoppelHet controleert of Oracle het journaal echt heeft geïmporteerd, zodat de Nederlandse loonkosten niet ongemerkt ontbreken in de groepscijfers.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Nederlandse medewerkers in Nmbrs en een internationale moeder die op Oracle Fusion Cloud ERP draait, sturen het loonjournaal vaak als spreadsheet naar het shared service center. Daar wordt het overgetypt in het importsjabloon van Oracle, waardoor de Nederlandse loonkosten pas dagen na de run in de groepscijfers staan.
- De salarisadministratie rondt een run af in Nmbrs.
- KoppelHet ziet de run in de runlijst van het bedrijf en haalt het journaal op met het jaar van de run.
- Rekeningen, kostenplaatsen en kostendragers uit Nmbrs worden segmentwaarden in het rekeningschema van de bijbehorende ledger.
- KoppelHet maakt een importbestand per run, laadt het in Oracle en start de journaalimport.
- KoppelHet volgt de importjob tot hij klaar is en legt per run vast of het journaal in Oracle staat.
Waar je op let bij Nmbrs en Oracle Fusion ERP
- Nmbrs levert het journaal op verschillende niveaus, onder meer per bedrijf, per afdeling, per kostenplaats, per kostenplaats met kostendrager of per medewerker. Welk niveau we kiezen, hangt af van de segmenten in het Oracle-rekeningschema. Heeft dat geen segment voor kostendragers, dan vragen we het journaal per kostenplaats op.
- Elk Nmbrs-bedrijf is een eigen werkgever met eigen runs. In Oracle hoort elke journaalregel bij één ledger. KoppelHet legt per Nmbrs-bedrijf de ledger vast; een run van het ene bedrijf kan zo nooit in de ledger van een ander bedrijf terechtkomen.
- Oracle bepaalt de periode aan de hand van de boekdatum. Een decemberrun die pas in januari draait, haalt KoppelHet op met het jaar waarin de run hoort, en krijgt een boekdatum in december. Staat die Oracle-periode al dicht, dan wijst Oracle de regels af en meldt KoppelHet dat aan finance.
- Nmbrs boekt in euro. Een ledger in Oracle kan een andere valuta hebben, bijvoorbeeld dollars bij een Amerikaanse moeder. KoppelHet geeft de bedragen in euro mee met valutacode EUR, en Oracle vult het bedrag in de valuta van de ledger.
- Een bonusrun of correctierun staat in Nmbrs als eigen run in de runlijst van het jaar. KoppelHet geeft elke run een eigen groepsnummer in Oracle, zodat elke run een eigen journaal wordt en de importfouten van één run apart terug te vinden zijn.
- Laden en importeren zijn in Oracle twee stappen die op de achtergrond lopen. KoppelHet markeert een Nmbrs-run pas als verwerkt als beide stappen zijn gelukt. Een run die halverwege blijft hangen, wordt de volgende dag opnieuw aangeboden.
- Nmbrs stopt per 1 maart 2027 met de SOAP API waarmee het journaal nu wordt opgehaald. Aan de Oracle-kant verandert niets bij de overstap naar de REST API, want het importbestand en de journaalbron blijven gelijk.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie boekt het journaal in Oracle?
Finance, of het shared service center. De koppeling importeert het journaal; boeken blijft een stap in Oracle.
Wat gebeurt er als een periode in Oracle al dicht is?
Oracle wijst de regels af. KoppelHet meldt de run aan finance, die de periode opent of een andere boekdatum afspreekt. Daarna gaat de run opnieuw.
Kunnen meerdere Nmbrs-bedrijven in één ledger boeken?
Ja, als finance dat wil. Dan legt de koppeling het bedrijf vast in een segment of in de omschrijving, zodat de bedrijven in Oracle uit elkaar te houden zijn.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs via de SOAP CompanyService - Run_GetList voor de runs per bedrijf en jaar, Journals_GetByRunCostCenterCostUnitPerYear (companyId, runId, year) of Journals_GetByRunCostCenter voor het journaal als XML. Bij de overstap naar de REST API kiezen we het equivalent zodra dat het journaal levert.
- Oracle Fusion via POST /fscmRestApi/resources/11.13.18.05/erpintegrations met OperationName importBulkData, ContentType zip, DocumentAccount fin$/generalLedger$/import$ en de ParameterList van de journaalimport; status via de ReqstId. Een CallbackURL kan de status na afloop terugmelden.
- Importbestand volgens GL_INTERFACE - LEDGER_NAME, ACCOUNTING_DATE, USER_JE_SOURCE_NAME, USER_JE_CATEGORY_NAME, CURRENCY_CODE (driecijferige ISO-code), ACTUAL_FLAG A, SEGMENT1 en verder, ENTERED_DR, ENTERED_CR, GROUP_ID en de REFERENCE-velden voor batch-, journaal- en regelomschrijving. ACCOUNTED_DR en ACCOUNTED_CR zijn de bedragen in de valuta van de ledger.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Oracle Fusion ERP | Toelichting |
|---|---|---|
Grootboekrekening uit het Nmbrs-journaal | Segment natuurlijke rekening | Vertaaltabel per ledger |
Kostenplaats | Segment kostenplaats | |
Kostendrager | Segment kostendrager of project | Leeg als het rekeningschema dat segment niet kent |
Bedrag debet of credit | ENTERED_DR of ENTERED_CR | |
Valuta (euro) | CURRENCY_CODE EUR | |
Jaar en periode van de run | ACCOUNTING_DATE | |
Nmbrs-bedrijf | LEDGER_NAME | |
Run-ID en bedrijf | GROUP_ID, REFERENCE1 en REFERENCE4 |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning