Payroll naar finance
Nmbrs Rydoo koppeling: terug te betalen declaraties uit Rydoo als looncomponent in Nmbrs
Met een koppeling tussen Nmbrs en Rydoo komen goedgekeurde declaraties die de medewerker zelf heeft voorgeschoten automatisch als variabele looncomponent in Nmbrs, bij de juiste medewerker en het juiste Nmbrs-bedrijf. Na de salarisrun zet KoppelHet die declaraties in Rydoo op terugbetaald, zodat medewerker en finance in Rydoo zien dat het geld onderweg is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Nmbrs verlonen en declaraties in Rydoo laten indienen, krijgen goedgekeurde declaraties vaak als export bij de salarisadministratie, die ze per medewerker overtypt. In Rydoo blijven die declaraties daarna op gerapporteerd staan, zodat een medewerker niet ziet of zijn geld met de volgende loonstrook komt.
- De medewerker declareert in Rydoo en de goedkeuring loopt daar, zoals nu.
- KoppelHet haalt de nieuw geëxporteerde declaraties op en houdt alleen de terug te betalen uitgaven over.
- Per medewerker en Nmbrs-bedrijf telt KoppelHet de bedragen op per looncomponent, met de kilometervergoeding apart.
- KoppelHet zet de bedragen als variabele looncomponent in de lopende periode van Nmbrs, met de Rydoo-referenties in het commentaar.
- Na de salarisrun zet KoppelHet de verwerkte declaraties in Rydoo op terugbetaald.
Terug: Status terugbetaald per declaratie na de salarisrun
Waar je op let bij Nmbrs en Rydoo
- Rydoo markeert per declaratie of die terug te betalen is. Een uitgave met de bedrijfskaart heeft dat kenmerk niet en blijft buiten Nmbrs; alleen wat de medewerker zelf heeft betaald, komt op de loonstrook.
- Een declaratie die in Rydoo wordt teruggezet en opnieuw wordt goedgekeurd, verschijnt nog een keer in de export. KoppelHet vraagt alleen de laatste versie op en onthoudt per Rydoo-nummer wat al in Nmbrs staat, zodat een bedrag nooit twee keer wordt uitbetaald.
- Rydoo zet goedgekeurde declaraties alleen automatisch klaar voor de API als finance ze niet met de hand op gerapporteerd zet. Wie met de hand rapporteert, buiten de goedkeuringsroute om, ziet die declaratie niet in Nmbrs terug. KoppelHet stemt dat ritme af met finance voordat de koppeling live gaat.
- Een branch in Rydoo staat voor een juridische entiteit, en een Nmbrs-bedrijf ook. KoppelHet legt per branch vast bij welk Nmbrs-bedrijf hij hoort, zodat een declaratie van een medewerker van de ene bv niet in de run van de andere komt.
- Kilometers komen uit Rydoo met afstand en tarief per rit. KoppelHet zet ze op een eigen looncomponent in Nmbrs, zodat de salarisadministratie de fiscale grens voor de kilometervergoeding los van overige onkosten kan beoordelen.
- Rydoo kent de status terugbetaald, maar accepteert die alleen voor declaraties die als terug te betalen zijn gemarkeerd. KoppelHet zet die status pas na een goedgekeurde salarisrun in Nmbrs en meldt het als Rydoo een declaratie weigert.
- Nmbrs kent geen Rydoo-gebruikers; de enige sleutel is het personeelsnummer dat in Rydoo als referentie bij de gebruiker staat. Een declaratie van iemand zonder die referentie houdt KoppelHet vast en meldt hij aan de salarisadministratie.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we een bepaald Rydoo-abonnement nodig?
De API is volgens Rydoo bedoeld voor Enterprise-klanten. Controleer dat voordat we beginnen.
Kunnen medewerkers ook van Nmbrs naar Rydoo?
Dat kan later als uitbreiding. De Rydoo-API kan gebruikers aanmaken en bijwerken; de eerste versie gaat uit van gebruikers die al in Rydoo staan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Rydoo via de REST API (api.rydoo.com, token via accounts.rydoo.com/connect/token, te cachen tot 5 minuten) - GET /v3/expenses/exported met exportedAtStartDate, exportedAtEndDate, branchId en onlyLatestVersions=true, paginering met limit en startingAfter; velden onder meer refId, amount, isReimbursable, user.refId, branch.refId, category.accountingCode en mileage. PUT /v2/expenses/reimburse zet de status Reimbursed (foutcode 5079 als de declaratie niet terug te betalen is). Limiet 500 aanroepen per minuut; daarboven status 429.
- Nmbrs via de SOAP EmployeeService - WageComponentVar_Insert_Batch met EmployeeId, Code, Value en Comment per regel, in de lopende periode en met UnprotectedMode false. De SOAP API stopt per 1 maart 2027; daarna via de REST API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Rydoo | Toelichting |
|---|---|---|
user.refId | EmployeeNumber in Nmbrs | Het personeelsnummer moet in Rydoo als referentie staan |
branch.refId | CompanyId in Nmbrs | Vaste koppeling per branch |
category.accountingCode | Code van de looncomponent | Vertaaltabel per Nmbrs-bedrijf |
amount (alleen isReimbursable) | Value | |
mileage.distance en mileage.mileageRates | Aparte looncomponent voor kilometers | |
refId (XPD-nummer) | Comment |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning