Payroll naar finance
Nmbrs Sage Intacct koppeling: elke salarisrun uit Nmbrs als journal entry op de juiste entity
Met een koppeling tussen Nmbrs en Sage Intacct komt het journaal van elke salarisrun in Nmbrs automatisch als journal entry in Sage Intacct, per Nmbrs-bedrijf op de bijbehorende entity en verdeeld over afdelingen en projecten. Bonus- en correctieruns krijgen elk een eigen journaal, zodat finance in Intacct per run kan terugzien wat er is geboekt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de Nederlandse salarissen in Nmbrs draaien en rapporteren aan een moeder die Sage Intacct gebruikt, exporteren na elke run het journaal, zetten het in het importsjabloon van Intacct en zoeken entity en afdeling erbij. Bonusruns en correcties raken daarbij makkelijk vermengd met de gewone maandrun.
- KoppelHet ziet in Nmbrs dat er een nieuwe run is afgerond.
- Het journaal van die run komt op per kostenplaats en kostendrager, voor het jaar waar de run bij hoort.
- KoppelHet vertaalt rekeningen, kostenplaatsen en kostendragers naar Intacct en kiest de entity van het Nmbrs-bedrijf.
- Het journaal gaat als concept naar Intacct, met bedrijf, jaar en runnummer in de titel.
- Finance boekt het journaal na controle.
Waar je op let bij Nmbrs en Sage Intacct
- Nmbrs kan het journaal leveren per bedrijf, per afdeling, per kostenplaats, per kostenplaats met kostendrager of per medewerker. Voor Intacct kiezen we de variant met kostenplaats en kostendrager, zodat beide als afdeling en project kunnen landen zonder dat er gegevens per persoon meegaan.
- De standaardvariant van het Nmbrs-journaal neemt het actieve jaar van het bedrijf. Een decemberrun die pas in januari wordt opgehaald, zou dan in het verkeerde jaar zoeken. KoppelHet gebruikt de variant waarin het jaar wordt meegegeven, met het jaar waar de run bij hoort.
- Elk Nmbrs-bedrijf is een eigen werkgever. Werkt de groep in Intacct met meerdere entities, dan moet elke journaalregel een entity hebben. KoppelHet legt per Nmbrs-bedrijf de entity vast en maakt per bedrijf en run een eigen journal entry.
- Een bonusrun of correctierun staat in Nmbrs als eigen run in de lijst van het jaar. KoppelHet zet het runnummer als referentie in Intacct, zodat finance een bonusrun los van de maandrun terugvindt en een run nooit twee keer wordt aangeboden.
- Nmbrs boekt in euro. Heeft de Intacct-omgeving multi-currency aan, omdat de moeder in dollars of ponden rapporteert, dan geeft KoppelHet per regel EUR mee, en rekent Intacct om met het koerstype dat finance heeft ingesteld.
- Intacct boekt via de API standaard direct, tenzij het journaal als concept binnenkomt. KoppelHet kiest concept, zodat finance de loonkosten van de Nederlandse BV eerst bekijkt voordat ze in de groepscijfers staan.
- Nmbrs stopt per 1 maart 2027 met de SOAP API waarmee het journaal nu wordt opgehaald. Aan de Intacct-kant verandert bij de overstap niets; KoppelHet stapt over op het REST-equivalent zodra dat het journaal levert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen meerdere Nmbrs-bedrijven op één entity boeken?
Ja. Dan zet de koppeling het bedrijf in de titel en referentie, zodat de journalen in Intacct uit elkaar te houden zijn.
Gaan afdelingen uit Intacct ook naar Nmbrs?
Niet in deze koppeling. Kostenplaatsen uit Intacct in Nmbrs zetten kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er als een kostenplaats geen vertaling heeft?
Dan houdt KoppelHet het journaal van die run tegen en meldt welke code ontbreekt. Na het aanvullen gaat het hele journaal alsnog.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs via de SOAP CompanyService - Run_GetList voor de runs per bedrijf en jaar, en Journals_GetByRunCostCenterCostUnitPerYear (companyId, runId, year) voor het journaal als XML. Andere varianten - Journals_GetByRunCompany, Journals_GetByRunDepartment, Journals_GetByRunCostCenter, Journals_GetByRunEmployee. Journals_GetByRunCostCenterCostUnit zonder PerYear neemt het actieve jaar van het bedrijf.
- Naar Sage Intacct via de XML API, create op GLBATCH (JOURNAL, BATCH_DATE mm/dd/yyyy, BATCH_TITLE, REFERENCENO, STATE Draft) met GLENTRY-regels (ACCOUNTNO, TR_TYPE, TRX_AMOUNT, DEPARTMENT, PROJECTID of CLASSID, LOCATION, CURRENCY en EXCH_RATE_TYPE_ID bij multi-currency).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Sage Intacct | Toelichting |
|---|---|---|
Grootboekrekening uit het Nmbrs-journaal | ACCOUNTNO | Via een vertaaltabel |
Debet of credit | TR_TYPE (1 of -1) en TRX_AMOUNT | |
Kostenplaats | DEPARTMENT | |
Kostendrager | PROJECTID of CLASSID | |
Nmbrs-bedrijf | LOCATION (entity) | |
Run, jaar en periode | BATCH_TITLE, REFERENCENO en BATCH_DATE |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning