Accounts in applicaties
Nmbrs Simplicate koppeling: medewerkers en roosters uit de salarisadministratie in Simplicate
Met een koppeling tussen Nmbrs en Simplicate staat elke nieuwe medewerker uit Nmbrs automatisch in Simplicate, met leidinggevende, team en een rooster dat gelijkloopt met het rooster in Nmbrs. Bij vertrek krijgt het rooster in Simplicate de laatste werkdag als einddatum en krijgt de beheerder een seintje om de gebruiker te blokkeren en de licentie vrij te geven.
Wat de koppeling doet
Organisaties met meerdere werkmaatschappijen in Nmbrs die uren en projecten in Simplicate registreren, typen elke nieuwe collega opnieuw over, inclusief het rooster. Wie van vier naar drie dagen gaat, heeft in Nmbrs al het nieuwe rooster, terwijl de urenverantwoording in Simplicate dan weken niet klopt.
- HR voert de nieuwe medewerker in Nmbrs in, bij het bedrijf waar die in dienst komt, met rooster en leidinggevende.
- KoppelHet maakt in Simplicate eerst de persoon aan en daarna de medewerker, met leidinggevende en team.
- De medewerker krijgt in Simplicate een rooster vanaf de datum in dienst, met dezelfde uren per dag als in Nmbrs.
- De beheerder van Simplicate krijgt een seintje om de medewerker als gebruiker uit te nodigen, met de juiste gebruikersgroep.
- Bij vertrek sluit KoppelHet het rooster af op de laatste werkdag, zet de medewerkers van een vertrekkende leidinggevende onder hun nieuwe leidinggevende en vraagt de beheerder de gebruiker te blokkeren.
Waar je op let bij Nmbrs en Simplicate
- Een rooster in Nmbrs heeft twee weken, elk met uren per dag. Simplicate kent precies dat ook, een even en een oneven week. Een wisselrooster van om de week een vrije vrijdag komt dus één op één over, als we bij de start één keer vastleggen welke Nmbrs-week de even week is.
- Een nieuw rooster in Nmbrs heeft een eigen ingangsdatum. KoppelHet sluit het lopende rooster in Simplicate de dag ervoor af en start een nieuw rooster op die datum, zodat uren uit de weken ervoor tegen het oude rooster blijven gelden.
- Personeelsnummers in Nmbrs zijn per bedrijf uniek, en Simplicate heeft één omgeving voor alle werkmaatschappijen. KoppelHet legt bedrijf en personeelsnummer samen vast in een eigen veld bij de medewerker, zodat nummer 12 van twee bedrijven geen botsing geeft.
- Gaat een collega naar een andere werkmaatschappij, dan krijgt die in Nmbrs een dienstverband bij een ander bedrijf. In Simplicate blijft het dezelfde medewerker, zodat urenhistorie en projecten bij elkaar blijven.
- Simplicate heeft zelf een Nmbrs-integratie voor verlof en verzuim. Deze koppeling regelt de andere kant, wie er in Simplicate staat en met welk rooster, en raakt verlof en verzuim niet.
- Nmbrs kent salaris en uurloon, Simplicate een kostprijstarief per medewerker. De koppeling leest in Nmbrs geen salaris en geen BSN; het kostprijstarief blijft een keuze die de controller in Simplicate maakt.
- De datum uit dienst staat in Nmbrs vaak weken vooraf. KoppelHet zet die datum als einde van het rooster in Simplicate, zodat de vertrekker na de laatste werkdag uit de urenkalender verdwijnt maar tot die dag gewoon uren schrijft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt de koppeling ook de Simplicate-gebruiker aan?
Nee. De publieke API van Simplicate heeft daar geen functie voor, en de licentie gaat in op het moment van uitnodigen. De koppeling zet de medewerker klaar; de beheerder nodigt uit en kiest de gebruikersgroep.
Wat als iemand het rooster in Simplicate met de hand aanpast?
Bij de volgende wijziging in Nmbrs wint Nmbrs weer. Spreek daarom af dat roosters alleen in Nmbrs worden aangepast; de koppeling meldt verschillen in het platform.
Kan het verlofrecht ook mee?
Simplicate heeft daar zelf een Nmbrs-integratie voor. Gebruik je die niet, dan kan verlofrecht later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de SOAP API (EmployeeService, onder meer Schedule_GetCurrent met HoursMonday tot en met HoursSunday en HoursMonday2 tot en met HoursSunday2, ParttimePercentage en StartDate, plus Manager_GetCurrent en Department_GetCurrent), met een periodieke vergelijking per bedrijf. De SOAP API stopt per 1 maart 2027; waar de REST API dezelfde gegevens geeft, stappen we over.
- Naar Simplicate schrijven we via de REST API v2 met de headers Authentication-Key en Authentication-Secret. Eerst POST /api/v2/crm/person (first_name, family_name_prefix, family_name, initials, email, teams), daarna POST /api/v2/hrm/employee met person_id, supervisor, status en custom_fields. Het rooster gaat via /api/v2/hrm/timetable met even_week, odd_week, has_odd_weeks, start_date en end_date.
- Teams en contracten zijn in de Simplicate API v2 alleen te lezen, en voor gebruikers en gebruikersgroepen is er geen endpoint. Een API-token erft de rechten van de gebruiker voor wie het is gemaakt; Simplicate belooft minimaal 60 verzoeken per minuut en geeft daarboven HTTP 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Simplicate | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijf + personeelsnummer | Eigen veld bij de medewerker (custom_fields) | Vaste sleutel; personeelsnummers zijn per bedrijf uniek |
Voornaam, voorletters | first_name, initials (persoon) | |
Tussenvoegsel, achternaam | family_name_prefix, family_name (persoon) | |
Zakelijk e-mailadres | email (persoon) en werkadres | Nodig om de medewerker later als gebruiker uit te nodigen |
Manager_GetCurrent | supervisor (medewerker) | Via de Simplicate-medewerker van de leidinggevende |
Afdeling | teams (persoon) | Via een vertaaltabel naar bestaande Simplicate-teams |
HoursMonday … HoursSunday | even_week day_1 … day_7 (rooster) | |
HoursMonday2 … HoursSunday2 | odd_week day_1 … day_7 (rooster) | Alleen als week 2 afwijkt; dan has_odd_weeks |
StartDate rooster | start_date (rooster) | |
Datum uit dienst | end_date (rooster) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning