Accounts in applicaties
Nmbrs Slack koppeling: Slack-account met bv, afdeling en startdatum uit Nmbrs
Met een koppeling tussen Nmbrs en Slack krijgt een nieuwe medewerker uit Nmbrs op zijn datum in dienst een Slack-account met functie, afdeling, bv en startdatum, en komt hij in de user group van zijn afdeling. Een overstap naar een andere bv past alleen profiel en groepen aan, en na de datum uit dienst deactiveert de koppeling het account.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de salarisadministratie van hun bv's in Nmbrs doen en intern in Slack werken, maken Slack-accounts vaak aan na een berichtje van de leidinggevende. In het profiel staat niet bij welke bv iemand werkt, user groups volgen de afdelingen niet, en wie vertrekt, blijft actief tot iemand het merkt.
- We leggen samen vast welke bedrijven en afdelingen een user group krijgen en welke velden in het Slack-profiel komen.
- Iemand met toegang tot de werkgevers in Nmbrs geeft de koppeling eenmalig toestemming, alleen om te lezen.
- Op de datum in dienst maakt KoppelHet het Slack-account aan met functie, afdeling, bv en startdatum, in de user group van de afdeling.
- Een andere functie, afdeling of bv past profiel en user group aan op de ingangsdatum.
- Na de datum uit dienst deactiveert KoppelHet het account.
Waar je op let bij Nmbrs en Slack
- Eén Nmbrs-omgeving bevat vaak meerdere bv's. Slack heeft in het profiel een veld voor de organisatie; KoppelHet zet daar de bv uit Nmbrs in, zodat collega's in Slack zien bij welk bedrijf iemand werkt, en maakt user groups per bedrijf en afdeling in plaats van één groep per afdelingsnaam.
- Een overstap naar een andere bv is in Nmbrs een uit- en indiensttreding. Slack weigert een nieuw account op een e-mailadres dat al bestaat, ook bij een gedeactiveerde gebruiker. KoppelHet herkent dezelfde persoon en past bij het bestaande account alleen bv, afdeling en user group aan.
- Personeelsnummers zijn in Nmbrs alleen per bedrijf uniek, terwijl het personeelsnummer in Slack één veld is. KoppelHet zet de bedrijfscode voor het nummer, zodat een opzoeking in Slack nooit bij de verkeerde medewerker uitkomt.
- Slack heeft een profielveld voor de startdatum. KoppelHet vult het met de datum in dienst uit Nmbrs en maakt het account pas op die dag aan, ook als de salarisadministratie de medewerker weken eerder heeft ingevoerd.
- Een functie geldt in Nmbrs per salarisperiode. KoppelHet past de functie in Slack aan op de eerste dag van die periode, zodat het profiel niet verandert op de dag dat de salarisadministratie de mutatie invoert.
- Een Slack-gebruikersnaam mag maximaal 21 tekens hebben. Nmbrs bewaart het tussenvoegsel apart van de achternaam; KoppelHet bouwt de naam zonder spaties en kort lange namen volgens een vaste regel in, zodat een Van der Heijden niet op een omgezette, onleesbare naam uitkomt.
- Komt een oud-medewerker terug onder hetzelfde personeelsnummer, dan zoekt KoppelHet het gedeactiveerde Slack-account op dat nummer en zet het weer actief, zodat oude berichten en kanalen bij dezelfde persoon blijven.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat Slack bij ons niet via Entra ID of Google?
Dan blijft die de bron voor Slack, en zorgt Nmbrs voor de juiste gegevens daar. Rechtstreeks uit Nmbrs past als bv, startdatum en afdelingen per bedrijf in Slack moeten kloppen en de identity provider die niet doorgeeft.
Komt de leidinggevende ook in Slack?
Niet in de eerste versie. Slack kan een manager opslaan; of die per medewerker in jullie Nmbrs staat, bekijken we eerst. Het kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met berichten van een vertrekker?
Slack deactiveert gebruikers in plaats van ze te verwijderen. Berichten en bestanden blijven volgens het bewaarbeleid van jullie Slack-omgeving.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 (identityservice.nmbrs.com, autorisatiecode-flow met toestemming van een Nmbrs-gebruiker en refresh token) met alleen leesscopes: employee.info.read, employee.employment.read, employee.orgstructure.read en company.info.read; per bedrijf gelezen. Geen scopes voor loon of bankrekeningen.
- Naar Slack schrijven we via de Slack SCIM API v2 (api.slack.com/scim/v2) met een OAuth-token met de scope admin van een Owner of Admin. Users met POST, PATCH en DELETE (deactiveren), heractiveren met active = true; enterprise-extensie met employeeNumber, organization en department; startDate via urn:ietf:params:scim:schemas:extension:slack:profile:2.0:User. User groups via /Groups. Alleen op Business+ en Enterprise; HTTP 429 bij te veel aanroepen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Slack | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijfscode en personeelsnummer | enterprise.employeeNumber | Nummer is alleen per bedrijf uniek |
Roepnaam, tussenvoegsel en achternaam | name.givenName, name.familyName en displayName | |
Naamgevingsregel | userName | Maximaal 21 tekens |
Werk-e-mailadres | emails | |
Functie | title | |
Afdeling | enterprise.department en user group | |
Bedrijf (bv) | enterprise.organization | |
Datum in dienst | startDate (Slack-profielextensie) | |
Datum uit dienst | Deactiveren (DELETE /Users) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning