Accounts in applicaties
Nmbrs Somtoday koppeling: personeel uit de salarisadministratie automatisch in Somtoday
Met een koppeling tussen Nmbrs en Somtoday komt elke nieuwe medewerker die de salarisadministratie in Nmbrs invoert automatisch als personeelslid in Somtoday, met naam, functie, vestiging en datum in dienst. Legt Nmbrs een einde dienstverband vast, dan krijgt de medewerker in Somtoday dezelfde datum uit dienst met de reden die de school daarvoor gebruikt.
Wat de koppeling doet
Scholen en onderwijsstichtingen die hun salarisadministratie in Nmbrs doen, vaak via een administratiekantoor, zetten nieuwe collega's daarna nog eens met de hand in Somtoday. Een vervanger staat dan pas na een paar dagen in het systeem, en wie vertrekt blijft als actief personeel staan tot iemand het opmerkt.
- De school maakt in Somtoday een rol met het recht HRM Service en een account voor KoppelHet, en legt functies en redenen uit dienst vast.
- Het administratiekantoor of HR voert de nieuwe medewerker in Nmbrs in, met dienstverband, functie en afdeling.
- KoppelHet leest de medewerker uit Nmbrs, bepaalt de afkorting en zet de afdeling om naar een Somtoday-vestiging.
- Somtoday krijgt het volledige personeelsrecord; bij elke latere wijziging stuurt KoppelHet opnieuw het hele record.
- Bij een einde dienstverband in Nmbrs komen datum en reden uit dienst in Somtoday.
Waar je op let bij Nmbrs en Somtoday
- Personeelsnummers in Nmbrs gelden per bedrijf, en een onderwijsstichting heeft daar soms meer dan één bedrijf. KoppelHet zet daarom een voorvoegsel per bedrijf voor het nummer dat als extern medewerkernummer in Somtoday komt, zodat twee collega's met hetzelfde nummer nooit samenvallen.
- Nmbrs kent naast man en vrouw ook onbekend en een lege waarde. Somtoday vraagt verplicht MAN, VROUW of ONBEKEND; een lege waarde in Nmbrs wordt ONBEKEND. Het meisjesnaamveld vult KoppelHet alleen bij VROUW, want Somtoday accepteert het anders niet.
- De naamstelling in Nmbrs bepaalt of iemand onder de eigen naam of die van de partner werkt. KoppelHet leidt daar de achternaam voor Somtoday uit af. Somtoday zoekt een persoon op afkorting en achternaam samen, dus bij een naamswijziging stuurt KoppelHet ook het externe medewerkernummer mee, zodat Somtoday het bestaande record bijwerkt.
- Somtoday maakt een datumveld leeg als het in een wijziging ontbreekt. Nmbrs geeft bij een webhook alleen aan dat er iets is veranderd. KoppelHet haalt daarom bij elke melding de volledige medewerker op en stuurt geboortedatum, datum in dienst en een eventuele datum uit dienst steeds opnieuw mee.
- Afdelingen in Nmbrs zijn ingericht voor de kostenverdeling, niet voor de schoollocaties. Een vertaaltabel zet elke afdeling om naar een of meer vestigingscodes in Somtoday; de eerste wordt de hoofdvestiging. Een afdeling zonder regel komt op een lijst voor de school in plaats van op een vestiging te gokken.
- Nmbrs bevat BSN, IBAN en burgerlijke staat, en de Somtoday-webservice heeft daar ook velden voor. Die velden laat KoppelHet leeg. Somtoday heeft ze niet nodig voor het rooster of het leerlingvolgsysteem, en zo blijven salarisgegevens in de salarisadministratie.
- Een medewerker die in Nmbrs van bedrijf wisselt, krijgt daar een nieuw dienstverband. KoppelHet herkent de overstap en werkt het bestaande Somtoday-record bij met het nieuwe nummer, zodat de docent zijn afkorting en inlog houdt en niet tijdelijk uit dienst staat.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Somtoday noemt AFAS en Raet als HR-systeem. Werkt de webservice ook met Nmbrs?
Ja. De webservice is niet gebonden aan één HR-systeem; KoppelHet levert de gegevens uit Nmbrs aan in de vorm die Somtoday vraagt.
Hoe komt een docent aan zijn afkorting?
Volgens een regel die de school kiest, bijvoorbeeld letters uit voor- en achternaam. KoppelHet controleert of de afkorting nog vrij is en bewaart hem, zodat hij niet verandert als de naam later wijzigt.
Gaan invallers en stagiairs ook mee?
Als ze in Nmbrs een dienstverband hebben wel. Wie alleen via een uitzendbureau werkt en niet in Nmbrs staat, blijft handwerk in Somtoday of kan later als uitbreiding uit een andere bron komen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesscopes voor medewerker- en dienstverbandgegevens en de bedrijfsstructuur, per bedrijf; webhooks bij wijzigingen en een dagelijkse vergelijking. Persoonsvelden zoals Initials, Nickname, Prefix, PartnerPrefix, PartnerLastName, Naamstelling en Gender (male, female, unknown of undefined) staan in het Nmbrs-datamodel. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
- Naar Somtoday schrijven we via de HRM-webservice (SOAP, één operatie CreatePerson voor aanmaken en bijwerken) met WS-Security en het element hrm:Brinnummer in de header. WSDL https://oop.somtoday.nl/services/HRMService?wsdl, test oop.test.somtoday.nl. Verplicht: afkorting, achternaam, geslacht en datumInDienst; wachtwoord alleen bij een nieuw personeelslid; datumUitDienst en redenUitDienst alleen samen. De webservice werkt één kant op.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Somtoday | Toelichting |
|---|---|---|
Bedrijf en personeelsnummer | externMedewerkerNummer | Met een voorvoegsel per bedrijf |
Voorletters | voorletters | |
Roepnaam of voornaam | roepnaam | |
Tussenvoegsel | voorvoegsel | Moet in de Somtoday-tabel staan |
Achternaam volgens naamstelling | achternaam | |
Geslacht (male, female, unknown, undefined) | geslacht (MAN, VROUW, ONBEKEND) | |
Zakelijk e-mailadres | email | |
Functie | functie | Via een vertaaltabel naar een bestaande Somtoday-functie |
Afdeling | vestigingen | Vertaaltabel afdeling naar vestigingscode |
Begindatum dienstverband | datumInDienst | |
Einddatum dienstverband | datumUitDienst en redenUitDienst |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning