Payroll naar finance
Nmbrs Workday Financials koppeling: het loonjournaal als accounting journal met worktags in Workday
Met een koppeling tussen Nmbrs en Workday Financial Management komt het journaal van elke afgeronde salarisrun in Nmbrs automatisch als accounting journal in Workday, per Nmbrs-bedrijf in de bijbehorende Workday-company, met kostenplaats en kostendrager als worktag. Workday verwerkt de import op de achtergrond; KoppelHet controleert de uitkomst en meldt een afgekeurde import aan finance.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de Nederlandse salarissen in Nmbrs draaien en de boekhouding in Workday Financial Management voeren, sturen het loonjournaal vaak als spreadsheet naar finance, die het als journal-import in Workday laadt. Een kostenplaats die in Nmbrs anders heet dan de worktag in Workday, komt pas aan het licht als de import faalt.
- De salarisadministratie rondt de run af in Nmbrs, zoals nu.
- KoppelHet ziet de nieuwe run en haalt het journaal op met kostenplaats en kostendrager, voor het jaar waar de run bij hoort.
- Rekening, kostenplaats en kostendrager worden vertaald naar het ledger account en de worktags in Workday, via tabellen die finance beheert.
- KoppelHet biedt per Nmbrs-bedrijf één accounting journal aan bij de bijbehorende Workday-company, met een vaste journal source voor payroll.
- KoppelHet volgt de achtergrondimport en meldt fouten; finance keurt het journal in Workday goed.
Waar je op let bij Nmbrs en Workday Financial Management
- Workday verwerkt een geïmporteerd journal op de achtergrond en geeft bij het aanbieden alleen een ontvangstbewijs terug. Of het journal is gelukt, blijkt pas uit de importstatus. KoppelHet vraagt die status op en zet de run in Nmbrs pas op verwerkt als Workday het journal heeft aangemaakt.
- Een regel in Workday heeft een debet- of een creditbedrag, nooit allebei en nooit nul. Een regel in het Nmbrs-journaal die per saldo op nul uitkomt, laat KoppelHet daarom weg in plaats van hem door te sturen, zodat Workday het hele journal niet afwijst.
- Workday staat per journalregel maar één worktag van elk type toe. Kostenplaats en kostendrager uit Nmbrs worden dus twee verschillende worktag-typen; welk type de kostendrager wordt, legt finance vooraf vast.
- Een ledger account wordt in Workday aangesproken binnen het account set van de company, en controlerekeningen en vervallen rekeningen worden geweigerd. KoppelHet controleert de vertaaltabel daarom per company tegen de rekeningen die Workday accepteert, voordat de eerste run gaat.
- Nmbrs kan het journaal ophalen voor een opgegeven jaar, los van het actieve jaar van het bedrijf. Een decemberrun die na de jaarwisseling wordt afgerond, krijgt zo een accounting date in december en komt in de juiste Workday-periode.
- Een journal in Workday kan als concept worden opgeslagen of meteen ter goedkeuring worden ingediend, en goedkeuringen kunnen automatisch worden afgerond. KoppelHet dient het journal in maar laat de goedkeuring bij finance, zodat de salarisadministratie geen boekingen in Workday doorzet.
- Elke bv draait in Nmbrs als eigen bedrijf, en een Workday-journal hoort bij één company. KoppelHet maakt daarom per Nmbrs-bedrijf een eigen journal, ook als de runs van meerdere bv's op dezelfde dag klaar zijn.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gebruiken we Workday HCM, moet de payroll dan niet ook in Workday?
Workday heeft geen eigen Nederlandse payroll. Veel organisaties houden Nmbrs voor de loonberekening; deze koppeling brengt alleen het resultaat naar de boekhouding.
Wat als Workday het journal afkeurt?
Dan staat de melding uit Workday bij KoppelHet en krijgt finance een bericht met de regel die niet klopt. De run blijft open tot het journal wel is aangemaakt.
Kunnen kostenplaatsen ook van Workday naar Nmbrs?
Dat kan later als uitbreiding. Nmbrs laat een koppeling kostenplaatsen en kostendragers per bedrijf toevoegen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs via de SOAP CompanyService - Run_GetList voor de runs per jaar en Journals_GetByRunCostCenterCostUnitPerYear (companyId, runId, year) voor het journaal met kostenplaats en kostendrager. De SOAP API stopt per 1 maart 2027; waar de REST API dezelfde gegevens geeft, stappen we over.
- Workday via Financial Management Web Services - Import_Accounting_Journal met Company_Reference, Currency_Reference, Ledger_Type_Reference (Actuals), Accounting_Date, Journal_Source_Reference, Submit en per regel Ledger_Account_Reference, Debit_Amount of Credit_Amount, Memo en Worktags_Reference. Asynchroon; status via Get_Import_Processes en Get_Import_Process_Messages. Een Integration System User met een eigen security group.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Workday Financial Management | Toelichting |
|---|---|---|
Grootboekrekening in het Nmbrs-journaal | Ledger_Account_Reference | Vertaaltabel; moet in het account set van de company bestaan |
Kostenplaats | Worktag Cost Center | |
Kostendrager | Worktag naar keuze, bijvoorbeeld Project of Region | Eén worktag per type per regel |
Debet of credit | Debit_Amount of Credit_Amount | Nooit allebei, nooit nul |
Nmbrs-bedrijf (CompanyId) | Company_Reference | Vaste koppeling per bv |
Run, periode en jaar | Accounting_Date en Journal_Entry_Memo |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning