Accounts in applicaties
Nmbrs Zenya koppeling: Zenya-gebruikers met functie, afdeling en leidinggevende uit de salarisadministratie
Met een koppeling tussen Nmbrs en Zenya wordt elke nieuwe medewerker uit Nmbrs automatisch een Zenya-gebruiker met functie, organisatie-eenheid en leidinggevende, zodat protocollen en leesopdrachten van zijn afdeling meteen bij hem staan. Na de datum uit dienst in Nmbrs zet de koppeling de gebruiker in Zenya op inactief, en goedgekeurd verlof verschijnt als afwezigheid.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salaris en personeelsgegevens in Nmbrs bijhouden en Zenya gebruiken voor kwaliteitshandboek, meldingen of risico's, hebben vaak geen identity provider die Zenya vult. Applicatiebeheer maakt nieuwe collega's dan met de hand aan, zet ze in een afdeling en vergeet vertrekkers. Leesbevestigingen van protocollen kloppen daardoor niet met wie er echt werkt.
- Applicatiebeheer legt vast welke Nmbrs-afdelingen bij welke organisatie-eenheden in Zenya horen, per bedrijf.
- KoppelHet leest elke dag de medewerkers van de aangewezen bedrijven in Nmbrs, zonder BSN en zonder loongegevens.
- Een nieuwe medewerker wordt Zenya-gebruiker met zijn functie als positie, de organisatie-eenheid van zijn afdeling en zijn leidinggevende.
- Goedgekeurd verlof uit Nmbrs komt als afwezigheidsperiode in Zenya.
- Na de datum uit dienst zet KoppelHet de gebruiker op inactief; zijn documenten, meldingen en leesbevestigingen blijven bestaan.
Waar je op let bij Nmbrs en Zenya
- Een positie in Zenya bestaat alleen uit een naam en is via de API aan te maken. Voert de salarisadministratie in Nmbrs een nieuwe functie in, dan legt KoppelHet die functienaam als positie in Zenya aan, zodat niemand in Zenya eerst een lijst met functies hoeft bij te werken.
- Organisatie-eenheden in Zenya zijn een boom met een bovenliggende eenheid en eigen managers. Nmbrs kent per bedrijf een platte lijst afdelingen. KoppelHet maakt daarom geen eenheden aan, maar koppelt elke afdeling per bedrijf via een vertaaltabel aan een bestaande eenheid; een afdeling zonder regel gaat naar applicatiebeheer.
- De leidinggevende is in Nmbrs een apart managerrecord met naam en e-mailadres, geen verwijzing naar een andere medewerker. Zenya wil voor manager_id een bestaande Zenya-gebruiker. KoppelHet zoekt die op via het e-mailadres van de manager en laat het veld leeg als hij geen Zenya-account heeft, in plaats van te gokken.
- Zenya kent per gebruiker een afwezigheidsperiode met een begin- en einddatum. KoppelHet vult die met goedgekeurd verlof uit Nmbrs, zodat taken en meldingen niet blijven liggen bij iemand die op vakantie is. Ziekteverzuim staat in Nmbrs apart en gaat niet mee.
- Functie en afdeling wijzigen in Nmbrs per salarisperiode, niet op een dag. KoppelHet past positie en organisatie-eenheid in Zenya aan op de eerste dag van die periode, zodat iemand niet midden in de maand al de protocollen van zijn nieuwe afdeling krijgt of ze na een maand nog mist.
- Zenya onderscheidt persoonlijke accounts en groepsaccounts, zoals een account voor een afdelingstablet. KoppelHet beheert alleen persoonlijke accounts met een Nmbrs-ID als extern ID en laat groepsaccounts en handmatig aangemaakte gebruikers, zoals externe auditors, ongemoeid.
- Komt een oud-collega terug, dan krijgt hij in Nmbrs een nieuw dienstverband bij dezelfde medewerker. KoppelHet vindt de inactieve Zenya-gebruiker via het externe ID en zet hem weer actief, zodat zijn eerdere leesbevestigingen bij dezelfde persoon blijven.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet via Entra ID en de SCIM-koppeling van Zenya?
Als Entra ID al uit Nmbrs wordt gevuld, kan dat. SCIM zet alleen gebruikers en groepen; posities, organisatie-eenheden, manager en afwezigheid komen dan nog steeds rechtstreeks uit Nmbrs.
Ziet Zenya salaris of BSN?
Nee. Uit Nmbrs gaan alleen naam, werkadres, telefoon, functie, afdeling, leidinggevende, verlofperiodes en de datum uit dienst mee.
Wat gebeurt er met documenten van een vertrekker?
Die blijven in Zenya. De gebruiker wordt inactief en applicatiebeheer draagt documenten en open meldingen over.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Nmbrs wordt gelezen via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en alleen leesrechten op persoons- en dienstverbandgegevens. In de SOAP EmployeeService heten de bronnen PersonalInfoWithoutBSN, Function_GetCurrent, Department_GetCurrent, Manager_GetCurrent en Leave_GetList; de SOAP API stopt per 1 maart 2027, dus nieuwe koppelingen gaan via REST.
- Naar Zenya via de Zenya REST API v5 met een bearer token uit POST /tokens. POST /users met login_code en name verplicht, plus email_address, phone_number, external_id, position_id, manager_id en organization_unit_ids; PATCH /users/{user_id} voor wijzigingen, out_of_office (from en to als yyyyMMdd) en active = false. Posities via GET en POST /positions, eenheden via GET /organization_units.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Nmbrs | Veld in Zenya | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeId | external_id | Vaste sleutel, ook bij terugkeer |
EmailWork | login_code en email_address | Of de inlognaam die jullie voor Zenya gebruiken |
Nickname, Prefix en LastName | name | |
TelephoneWork of TelephoneMobileWork | phone_number | |
Function (huidige periode) | position_id | Positie op naam; ontbreekt hij, dan maakt KoppelHet hem aan |
Department per bedrijf | organization_unit_ids | Via de vertaaltabel |
Manager (e-mail) | manager_id | Opgezocht als bestaande Zenya-gebruiker |
Leave (goedgekeurd) | out_of_office.from en out_of_office.to | |
Datum uit dienst | active = false |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Nmbrs
ADP Workforce Now Nmbrs koppeling: de Nederlandse payrollgroep uit ADP in het juiste Nmbrs-bedrijf
AlexisHR → Nmbrs
AlexisHR (Simployer One) Nmbrs koppeling: Nederlandse medewerkers in de salarisadministratie
BambooHR → Nmbrs
BambooHR Nmbrs koppeling: Nederlandse salarisadministratie naast een globaal HR-systeem
Bullhorn → Nmbrs
Bullhorn Nmbrs koppeling: plaatsingen met uurloon en einddatum in de verloning