Identity en access management
Oracle HCM koppelen met Active Directory: domeinaccounts vanuit Oracle Fusion HR
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Active Directory maakt KoppelHet voor elke nieuwe medewerker van de Nederlandse entiteit in Oracle een domeinaccount aan in de juiste OU, met functie, afdeling en lijnmanager. Ingehuurde krachten krijgen hun verwachte einddatum als vervaldatum, en op de laatste werkdag wordt het account uitgeschakeld.
Wat de koppeling doet
Organisaties waar Oracle HCM Cloud centraal wordt beheerd en het lokale netwerk op Active Directory draait, maken accounts voor eigen personeel en ingehuurde krachten vaak met de hand. Inhuuraccounts blijven dan actief omdat niemand de einddatum doorgeeft.
- IT installeert eenmalig een klein programma van KoppelHet op een server in het domein. Het leest nergens rechtstreeks in Oracle.
- Het platform van KoppelHet volgt de meldingen uit Oracle en haalt de medewerker op zodra die bij de Nederlandse legal employer is aangenomen.
- Het programma in het domein maakt het account aan in de OU voor werknemers of ingehuurde krachten, met functie, afdeling en lijnmanager.
- Nieuwe afdelingen en locaties in Oracle komen als melding bij IT binnen, zodat de OU- en groepsindeling klaar is voordat de eerste medewerker er komt.
- Op de laatste werkdag schakelt KoppelHet het account uit en verplaatst het naar de OU voor vertrekkers.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Active Directory
- Oracle kent per arbeidsrelatie een verwachte einddatum. Bij ingehuurde krachten is die meestal gevuld. KoppelHet zet die datum als vervaldatum op het account, zodat inhuuraccounts ook stoppen als niemand het vertrek meldt.
- Oracle onderscheidt werknemers, ingehuurde krachten en aannames die nog niet definitief zijn. Werknemers en ingehuurde krachten komen in een eigen OU met eigen groepsbeleid; voor een nog niet definitieve aanname maakt KoppelHet pas een account als jullie dat willen.
- Active Directory heeft twee velden voor een nummer. KoppelHet zet het persoonsnummer uit Oracle in het ene en het assignmentnummer in het andere. Het account blijft zo aan de persoon hangen, terwijl IT ook ziet op welke assignment iemand nu werkt.
- Oracle meldt nieuwe afdelingen en locaties apart van medewerkers. KoppelHet geeft IT daarvan bericht, zodat de vertaling naar een OU en groepen er ligt voordat de eerste medewerker in die afdeling begint.
- Oracle bewaart naast de naam in Latijnse letters soms een naam in het eigen schrift. Voor de inlognaam in Active Directory gebruikt KoppelHet de Latijnse naam, omgezet naar gewone letters en ingekort tot 20 tekens.
- Wordt een medewerker overgeplaatst naar een andere legal employer, dan komt dat in Oracle binnen als een nieuwe arbeidsrelatie. Hoort de nieuwe entiteit niet bij dit domein, dan behandelt KoppelHet het als vertrek; anders verhuist het account naar de OU van de nieuwe entiteit.
- Het platform van KoppelHet volgt Oracle; het programma in het domein haalt alleen opdrachten op via een uitgaande verbinding. Er hoeft dus niets open in de firewall en het domein heeft geen toegang tot Oracle nodig.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft het programma in ons domein toegang tot Oracle nodig?
Nee. Het platform van KoppelHet leest Oracle met een eigen integratiegebruiker. Het programma in jullie domein krijgt alleen de opdrachten voor Active Directory.
Wat als de verwachte einddatum van een ingehuurde kracht wordt verlengd?
Dan meldt Oracle een wijziging en schuift KoppelHet de vervaldatum van het account mee.
Werkt dit ook zonder Active Directory, met alleen Microsoft 365?
Ja, die koppeling bouwen we ook.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud wordt gelezen via de employee Atom feeds (newhire, empassignment, termination, cancelworkrelship) en de workstructures Atom feeds voor afdelingen en locaties, daarna de workers-resource met workRelationships (LegalEmployerName, PrimaryFlag, WorkerType E, C of P, ReadyToConvertFlag, ProjectedTerminationDate, TerminationDate), assignments, managers en names (KnownAs).
- Een KoppelHet-agent op een Windows-server in het domein schrijft employeeID (maximaal 16 tekens), employeeNumber, employeeType, sAMAccountName (maximaal 20 tekens), userPrincipalName, givenName, sn, displayName, title, department, manager en accountExpires, en verplaatst accounts tussen OU's.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Active Directory | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | employeeID | Sleutel per persoon; maximaal 16 tekens |
AssignmentNumber (primair) | employeeNumber | |
KnownAs of FirstName | givenName | |
LastName | sn en displayName | |
Naamgevingsregel | sAMAccountName en userPrincipalName | Maximaal 20 tekens, alleen gewone letters |
Job | title | |
Department | department en groepen | |
LegalEmployerName en WorkerType | OU en employeeType | |
Line manager | manager | Het account met het persoonsnummer van de manager |
ProjectedTerminationDate | accountExpires | Vooral voor ingehuurde krachten |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud