Recruitment naar HR
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud
Met een koppeling tussen Greenhouse en Oracle HCM Cloud wordt een geaccepteerd aanbod in Greenhouse een pending worker in Oracle, bij de juiste werkgever en locatie, met de startdatum en de fte uit het aanbod. HR in Oracle bepaalt daarna wanneer de pending worker medewerker wordt, zodat onboarding en BSN eerst in Oracle worden afgerond.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Greenhouse werven en Oracle HCM Cloud als HR-systeem hebben, gebruiken de recruitmentmodule van Oracle niet. Daardoor ontbreekt de stap waarin een aangenomen kandidaat vanzelf een pending worker wordt, en HR voert elke aanname opnieuw in Oracle in.
- De recruiter accepteert het aanbod in Greenhouse.
- KoppelHet leest kandidaat, vacature, kantoor en aanbod en kijkt of de sollicitatie al in Oracle staat.
- Het kantoor bepaalt werkgever, businessunit en locatie; de uren worden fte.
- KoppelHet maakt de pending worker aan met de startdatum uit het aanbod.
- HR rondt de onboarding af in Oracle en zet de pending worker klaar voor omzetting.
Waar je op let bij Greenhouse en Oracle HCM Cloud
- Oracle kent een eigen recruitmentmodule die een aangenomen kandidaat zelf omzet naar pending worker. Wie in Greenhouse werft, mist die stap, en een eigen Oracle-koppeling vonden we in de Greenhouse-documentatie niet. KoppelHet maakt de pending worker aan op het moment dat het aanbod in Greenhouse wordt geaccepteerd.
- Een pending worker wordt in Oracle pas medewerker als HR de werkrelatie klaarzet voor omzetting en een geplande taak draait. KoppelHet zet die vlag niet zelf, zodat HR in Oracle het moment bepaalt, ook als de startdatum in Greenhouse dichtbij ligt.
- Oracle rekent bij een toewijzing in fte en headcount, terwijl een Greenhouse-aanbod geen urenveld heeft. We voegen een getalveld voor uren toe aan het aanbod, en KoppelHet rekent dat om tegen de volledige werkweek van de werkgever in Oracle.
- Een kantoor in Greenhouse is een naam, terwijl Oracle een werkgever, een businessunit en een locatiecode wil. KoppelHet legt per Greenhouse-kantoor die drie vast, zodat een aanname voor een Belgisch kantoor bij de Belgische werkgever komt.
- Greenhouse probeert een melding tot zeven keer opnieuw. KoppelHet zet het sollicitatie-ID uit Greenhouse in het applicant-nummer van de pending worker en zoekt daar eerst op, zodat een herhaalde melding geen tweede persoon in Oracle maakt.
- In Oracle hangt een wijziging aan een ingangsdatum die in de aanroep wordt meegegeven. KoppelHet gebruikt de startdatum uit het Greenhouse-aanbod als ingangsdatum en als verwachte startdatum, zodat de pending worker niet met de datum van vandaag in Oracle komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de recruitmentmodule van Oracle?
Dat is een keuze van de organisatie. Deze koppeling is voor wie in Greenhouse blijft werven en HR in Oracle voert.
Komt het BSN uit Greenhouse?
Nee. HR vult het in Oracle aan tijdens de onboarding, voordat de pending worker medewerker wordt.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen aangenomen kandidaten gaan naar Oracle, en elke actie staat in de auditlogging. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Greenhouse via de webhook hire_candidate (bij Accept Offer; application.id, candidate met email_addresses, jobs[] met name en offices, offer met starts_at en custom_fields; HMAC-SHA256 in de header Signature; tot zeven pogingen in circa vijftien uur) en Harvest v3 met OAuth 2.0.
- Naar Oracle HCM Cloud via POST /hcmRestApi/resources/11.13.18.05/workers met header effective-Of RangeStartDate op de startdatum; workRelationships met WorkerType P en LegalEmployerName, assignments met ActionCode ADD_PEN_WKR, ProjectedStartDate, BusinessUnitName, LocationCode en workMeasures (FTE en HEAD). Omzetting via ReadyToConvertFlag en het proces Run Convert Pending Workers Automatically.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Greenhouse | Veld in Oracle HCM Cloud | Toelichting |
|---|---|---|
first_name en last_name | names | |
email_addresses (type personal) | emails | |
jobs[].offices (vertaaltabel) | LegalEmployerName, BusinessUnitName en LocationCode | |
offer.starts_at | ProjectedStartDate en effective-Of | |
Uren per week (eigen veld in het aanbod) | workMeasures FTE | |
application.id | ApplicantNumber | |
jobs[].name | AssignmentName |
Gerelateerd
Greenhouse → ADP Workforce Now
Greenhouse ADP Workforce Now koppeling: geaccepteerd aanbod als in-progress hire in ADP
Greenhouse → AFAS Profit
Greenhouse koppelen met AFAS: geaccepteerd aanbod start de onboarding in AFAS Profit
Greenhouse → BambooHR
Greenhouse BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten automatisch en volledig in BambooHR
Greenhouse → Dayforce
Greenhouse Dayforce koppeling: geaccepteerd aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce