Recruitment naar HR
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Met een koppeling tussen Ashby en Oracle HCM Cloud wordt een kandidaat met een geaccepteerd aanbod in Ashby een pending worker in Oracle, bij de juiste juridische werkgever en locatie, met verwachte startdatum en fte. Ashby heeft wel een eigen Workday-integratie maar geen Oracle-integratie, dus KoppelHet bouwt de stap van aanname naar pending worker.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Oracle HCM Cloud als HR-systeem hebben en in Ashby werven, zien dat Ashby voor Oracle geen kant-en-klare overdracht heeft. HR maakt na elke aanname een pending worker met de hand, en zoekt daarvoor werkgever, businessunit en locatiecode op bij de Ashby-locatie.
- Het aanbod wordt geaccepteerd en de kandidaat gaat in Ashby op aangenomen.
- KoppelHet ontvangt de webhook en controleert dat het aanbod geaccepteerd is.
- KoppelHet leest de opening en de locatie en zoekt werkgever, businessunit en locatiecode op.
- De pending worker komt in Oracle met de startdatum uit het aanbod als ingangsdatum.
- HR doorloopt de onboarding in Oracle en zet de werkrelatie klaar voor omzetting.
Waar je op let bij Ashby en Oracle HCM Cloud
- In de documentatie van Ashby staat een Workday-integratie voor de overdracht naar HR, maar geen voor Oracle HCM. KoppelHet gebruikt de webhook die Ashby bij een aanname verstuurt als startpunt en maakt daarmee de pending worker in Oracle.
- Een aanbod in Ashby hoort bij één opening, en die opening heeft een soort dienstverband en een of meer locaties. KoppelHet bepaalt uit de locatie van de opening de juridische werkgever, de businessunit en de locatiecode in Oracle, met een tabel die HR beheert.
- Oracle legt namen en telefoonnummers vast met een wetgevingscode per land, terwijl een Ashby-locatie het land als volledige naam geeft, zoals United States. KoppelHet zet die naam om naar de code en stopt bij een onbekend land.
- Ashby geeft het telefoonnummer als één tekst, Oracle wil landnummer, netnummer en abonneenummer apart. KoppelHet splitst een internationaal nummer; een nummer zonder landcode laat KoppelHet weg en meldt het aan HR.
- De omvang van een aanstelling staat in Oracle als fte en headcount. De opening in Ashby zegt FullTime of PartTime, maar geen percentage. Voor voltijd zet KoppelHet 1 fte; voor deeltijd voegen we een eigen veld met uren aan het aanbod toe.
- Ashby kent bij een aanbod een acceptatiestatus en een goedkeuringsstatus. KoppelHet maakt alleen een pending worker als het aanbod geaccepteerd is, en gebruikt de startdatum uit de laatste versie van het aanbod, zodat een eerder voorstel niet in Oracle komt.
- Een pending worker wordt pas medewerker als HR de werkrelatie klaarzet voor omzetting en Oracle de geplande taak daarvoor draait. KoppelHet zet dat niet zelf aan; het moment blijft bij HR in Oracle.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Ashby een Oracle-integratie?
Die vonden we niet in de documentatie van Ashby. Wel een voor Workday; voor Oracle bouwt KoppelHet op de API's.
Gaat het salaris mee naar Oracle?
Niet in de eerste versie. HR legt het salaris vast tijdens de onboarding; meesturen kan later als uitbreiding.
Wat als het aanbod na de aanname verandert?
Dan krijgt HR een melding met de nieuwe versie. Automatisch bijwerken kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Ashby via de webhook candidateHire (Ashby-Signature met sha256; data.application met candidate.name, primaryEmailAddress en primaryPhoneNumber; data.offer met acceptanceStatus en latestVersion met startDate en openingId). Opening (employmentType, locationIds) en location.info (address.postalAddress.addressCountry) met jobsRead en organizationRead.
- Oracle HCM Cloud via POST /hcmRestApi/resources/11.13.18.05/workers met header effective-Of RangeStartDate; names, emails en phones met LegislationCode; workRelationships met LegalEmployerName en WorkerType P; assignments met ActionCode ADD_PEN_WKR, ProjectedStartDate, BusinessUnitName, LocationCode en workMeasures. Omzetting via ReadyToConvertFlag en Run Convert Pending Workers Automatically.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Ashby | Veld in Oracle HCM Cloud | Toelichting |
|---|---|---|
candidate.name | names FirstName en LastName | Gesplitst; tussenvoegsels laat KoppelHet HR controleren |
candidate.primaryEmailAddress | emails (EmailType H1) | |
candidate.primaryPhoneNumber | phones (CountryCodeNumber, AreaCode, PhoneNumber) | |
offer.latestVersion.startDate | ProjectedStartDate en effective-Of RangeStartDate | |
Locatie van de opening | LegalEmployerName, BusinessUnitName en LocationCode | Vertaaltabel per Ashby-locatie |
addressCountry (locatie) | LegislationCode | Landnaam omgezet naar code |
opening employmentType | workMeasures (FTE en HEAD) |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob