Payroll koppeling
Oracle HCM ADP iHCM koppeling: salaris, toeslagen en uitdiensttreding naar de Nederlandse payroll
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en ADP iHCM NL gaan salariswijzigingen, eenmalige toeslagen en uitdiensttredingen uit Oracle automatisch naar ADP, met de juiste ingangsdatum en in de salarisperiode van de ADP-paygroup. Ook variabele looncomponenten en ingetrokken ontslagen gaan mee.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR wereldwijd in Oracle HCM Cloud voeren en de Nederlandse salarissen in ADP iHCM laten verwerken, sturen wijzigingen per Excel of mail naar de salarisadministratie. Een loonsverhoging met terugwerkende kracht of een vertrek dat wordt teruggedraaid, gaat daarbij vaak pas een maand later goed.
- ADP of de salarisadministratie maakt de nieuwe Nederlandse medewerker in iHCM aan; ADP meldt dat.
- KoppelHet koppelt die ADP-medewerker één keer aan de Oracle-persoon.
- Een salariswijziging in Oracle gaat met ingangsdatum naar het dienstverband in ADP.
- Toeslagen en eenmalige bedragen gaan naar het variabele veld van de paygroup, in de juiste periode.
- Een beëindiging in Oracle beëindigt het dienstverband in ADP; wordt hij gecorrigeerd, dan annuleert KoppelHet en start opnieuw.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en ADP iHCM
- Oracle stuurt een melding voor een nieuwe medewerker ook als de indiensttreding in de toekomst ligt. ADP accepteert wijzigingen pas zodra de medewerker in iHCM bestaat; KoppelHet bewaart de Oracle-gegevens tot ADP de nieuwe medewerker meldt en stuurt ze dan in één keer door.
- Oracle meldt salaris samen met andere wijzigingen in de toewijzing, zoals manager of afdeling. KoppelHet haalt bij elke melding het salaris op de ingangsdatum op en stuurt het alleen naar ADP als bedrag of frequentie echt veranderde, want ADP neemt per aanroep één salariswijziging aan.
- Oracle legt salaris vast met een frequentie zoals jaar, maand of uur, en kan het jaarbedrag apart geven. ADP iHCM kent voor het salaris alleen een bedrag en een salariscode. KoppelHet vertaalt de Oracle-frequentie naar die code en weigert een andere valuta dan euro met een melding.
- Element entries in Oracle kunnen een bedrag, uren of een percentage bevatten. ADP heeft daarvoor verschillende ingangen; variabele bedragen gaan via de aanlevering per periode, uren en percentages via een aparte route. KoppelHet kiest per Oracle-element de juiste route.
- Oracle kent een aparte melding voor een geannuleerde arbeidsrelatie, bijvoorbeeld als iemand niet op de eerste werkdag verschijnt. In ADP bestaat de medewerker dan al. KoppelHet beëindigt niets automatisch, maar meldt het aan de salarisadministratie, omdat ADP een gewijzigde indienstdatum na een verwerkte run niet meer wil ontvangen.
- Corrigeert HR in Oracle een vertrekdatum, dan kan ADP de beëindiging niet aanpassen. KoppelHet annuleert de beëindiging in ADP en start hem opnieuw met de nieuwe datum, en wacht op de bevestiging van ADP voordat de koppeling hem als klaar beschouwt.
- Oracle levert alleen de velden die een koppeling expliciet opvraagt; zonder veldlijst komen er alleen links terug. KoppelHet vraagt per bron precies de velden op die ADP nodig heeft, zodat er geen overbodige persoonsgegevens door de koppeling gaan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt de koppeling nieuwe medewerkers aan in ADP?
In de openbare ADP-gidsen voor iHCM staat geen API om een medewerker aan te maken. ADP of de salarisadministratie doet dat; daarna houdt de koppeling de gegevens bij.
Gaan ook medewerkers uit andere landen naar ADP?
Nee. Alleen medewerkers van de Nederlandse werkgevers in Oracle, die in ADP bij een paygroup horen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de employee Atom feeds (newhire, empassignment, empupdate, payupdate, termination, cancelworkrelship en workrelshipupdate) en de REST-resources salaries (finder findByAssignmentIdAndDate; SalaryAmount, AnnualSalary, SalaryFrequencyCode, CurrencyCode, DateFrom, DateTo; veldlijst via fields verplicht) en elementEntries (effectiveDate, child elementEntryValues).
- ADP iHCM via event notifications (worker.hire, ook bij herindiensttreding), de Base Remuneration Change API (één event per aanroep; 2416 en 2417 per work assignment), de Pay Data Input API voor iHCM NL (.add en .replace; payPeriodStartDate en payPeriodEndDate exact gelijk aan de paygroup), Additional Remuneration Change voor velden van soort U, P, B, F, D en de Worker Terminate API (worker.terminate, worker-termination.cancel; afronding alleen via events). Elke URI in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | payrollfilenumber (via de ADP-medewerker) | Eenmalig gekoppeld aan het associateOID |
LegalEmployerName | payrollGroupCode | Vertaling per Nederlandse werkgever |
SalaryAmount en SalaryFrequencyCode | 2417 salarisbedrag en 2416 salariscode | |
DateFrom (salaris) | effectiveDateTime | |
Element entry (eenmalig) | earningCode Vxxx | Alleen velden die voor de paygroup aanstaan |
Element entry met uren of percentage | Additional Remuneration-veld | Soort U of P in iHCM |
Beëindigingsdatum en reden | worker.terminate | |
cancelworkrelship | Melding aan de salarisadministratie |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud