Payroll koppeling
Oracle HCM AFAS koppeling: Nederlandse salarisadministratie zonder overtypen
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en AFAS Profit komen nieuwe Nederlandse medewerkers, promoties, urenwijzigingen, salarisaanpassingen en uitdiensttredingen uit Oracle automatisch in AFAS. Elke wijziging krijgt in AFAS de ingangsdatum die in Oracle staat, ook als die in de toekomst ligt, zodat de salarisadministratie niets meer opnieuw hoeft in te voeren.
Wat de koppeling doet
Internationale organisaties die alle medewerkers in Oracle HCM Cloud beheren en de Nederlandse salarissen in AFAS Profit draaien, bouwen een nieuwe Nederlandse medewerker in AFAS opnieuw op, van BSN tot rooster, zodra payroll een mail krijgt. Een promotie of urenwijziging die Oracle al kent, merkt payroll soms pas als de medewerker naar zijn loonstrook vraagt.
- HR in het buitenland rondt in Oracle een nieuwe Nederlandse medewerker af, ook als de startdatum nog weken weg is.
- KoppelHet ziet de nieuwe medewerker en controleert of die bij de Nederlandse werkgever hoort.
- De medewerker staat daarna in AFAS met persoonsgegevens, contract, afdeling, functie, rooster, salaris en bankrekening.
- Een latere promotie, urenwijziging of salarisaanpassing in Oracle komt in AFAS met dezelfde ingangsdatum.
- Een uitdiensttreding in Oracle zet de einddatum op het contract in AFAS, met de passende reden van vertrek.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en AFAS Profit
- Oracle meldt ook wijzigingen van ingehuurde krachten en nog niet definitieve aannames. Alleen echte werknemers van de Nederlandse werkgever gaan naar AFAS; de rest slaat KoppelHet over en legt dat vast.
- Oracle kan de werktijd per week of per maand vastleggen. AFAS rekent met uren en dagen per week, dus een maandwaarde rekent KoppelHet om, en het aantal dagen spreken we per klant af.
- In Oracle kan een salaris per jaar, maand of uur zijn vastgelegd, in een eigen valuta. AFAS wil weten of het een vast salaris, uurloon of schaalsalaris is. Bij een schaalsalaris vraagt AFAS ook een trede, die Oracle niet kent; die vult de salarisadministratie aan.
- KoppelHet bouwt deze koppeling op de manier die Oracle voor nieuwe koppelingen aanbeveelt, zodat ze niet stopt als Oracle de oudere route uitfaseert.
- Loonheffingskorting en andere fiscale keuzes kent Oracle niet standaard. Ze komen uit een extra veld in Oracle als jullie dat inrichten, of de salarisadministratie vult ze in AFAS in.
- Woont een medewerker van de Nederlandse entiteit in België of Duitsland, dan staat dat land in het adres in Oracle. KoppelHet vult in AFAS het afwijkende woonland, zodat de salarisadministratie het ziet bij de eerste run.
- Voor de eerste vulling en de controle voor de afsluiting haalt KoppelHet alle medewerkers in één keer op, omdat dat bij grote aantallen betrouwbaarder is. Dagelijkse wijzigingen komen los binnen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als in Oracle een wijziging met terugwerkende kracht wordt ingevoerd?
KoppelHet neemt de wijziging over met de datum waarop die ingaat. AFAS verrekent het verschil in de volgende salarisrun.
Wat moeten we in Oracle regelen?
Een koppelgebruiker die alleen mag lezen, bij voorkeur beperkt tot de Nederlandse werkgever. In Oracle hoeft de koppeling niets te schrijven.
Kunnen loonstroken uit AFAS terug naar Oracle?
Oracle kan documenten per persoon bewaren. Of loonstroken daarheen moeten, spreken we per klant af; standaard loopt deze koppeling van Oracle naar AFAS.
Wat gebeurt er met medewerkers die al in AFAS staan?
Bij de start koppelen we ze eenmalig op BSN of personeelsnummer aan de medewerker in Oracle. Wie niet te koppelen is, komt op een lijst die de salarisadministratie eerst nakijkt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud wordt gelezen via de employee Atom feeds (newhire, persoons- en assignmentwijzigingen, payupdate, termination) en de workers REST-resource met child-resources (work relationship, assignment, national identifiers, adres). Oracle adviseert workers boven de oudere emps-resource.
- Feeds vuren ook voor contingent en pending workers; filter op worker type employee en de Nederlandse legal employer. Werktijd uit NormalHours met Frequency; salaris uit SalaryAmount en SalaryFrequencyCode.
- Eerste vulling en controle-run via een HCM Extract. Fiscale velden eventueel uit een flexfield in Oracle.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector KnEmployee, met AfasContract, AfasTimeTable, AfasSalary, AfasAgencyFiscus (onder meer afwijkend woonland) en AfasBankInfo.
- Integratiegebruiker in Oracle met alleen leesrechten op de employee feeds, workers en salaries. Oracle heeft een documentRecords-resource voor bijlagen per persoon.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | Medewerker (EmId) | Of in een vrij veld als AFAS een eigen nummerreeks houdt |
FirstName | Voornaam (FiNm) | |
LastName | Voorvoegsel (Is) en Achternaam (LaNm) | Voorvoegsel van de achternaam afsplitsen |
NationalIdentifierNumber | BSN (SoSe) | Alleen het nummer van het Nederlandse type |
StartDate (work relationship) | Begindatum contract (DaBe) | |
NormalHours en Frequency | Aantal uren per week (HrWk) | Omrekenen als Oracle uren per maand vastlegt |
DepartmentName | Organisatorische eenheid (DpId) | Via een vertaaltabel |
JobCode | Functie (FuId) | Via een vertaaltabel |
SalaryAmount en SalaryFrequencyCode | Salaris (EmSa) en Soort salaris (SaPe) | |
TerminationDate | Einddatum contract (DaEn) |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud