HR naar ERP
Oracle HCM AllSolutions koppeling: medewerkers per juridische werkgever uit Oracle in het juiste AllSolutions-bedrijf
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en AllSolutions komt elke medewerker van een Nederlandse juridische werkgever in Oracle automatisch in het AllSolutions-bedrijf dat bij die werkgever hoort, met afdeling, functie en datum in dienst. Een vertrek in Oracle wordt een datum uit dienst in AllSolutions, en een aanname die in Oracle wordt geannuleerd, verdwijnt ook weer uit AllSolutions zolang er geen uren op staan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR wereldwijd in Oracle HCM Cloud doen en in Nederland projecten, uren en facturatie in AllSolutions, voeren nieuwe collega's daar met de hand in. Trekt een kandidaat zich vlak voor de start terug, dan blijft een lege medewerker in AllSolutions staan die in elke projectplanning opduikt.
- HR legt een aanname of wijziging vast in Oracle voor een Nederlandse juridische werkgever.
- KoppelHet leest de nieuwe berichten uit de Oracle-feeds en haalt de medewerker op.
- KoppelHet wisselt naar het AllSolutions-bedrijf van die werkgever en maakt de medewerker aan of werkt hem bij.
- Bij een beëindiging zet KoppelHet de datum uit dienst; bij een geannuleerde aanname haalt het de medewerker weg als er niets op geboekt is.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en AllSolutions
- Oracle meldt een geannuleerde arbeidsrelatie apart, bijvoorbeeld als iemand niet op de startdatum verschijnt of een aanbod alsnog afwijst. KoppelHet verwijdert de medewerker dan in AllSolutions, maar alleen als er geen uren of projecten op staan en de koppelgebruiker mag verwijderen; anders krijgt hij een datum uit dienst gelijk aan de startdatum.
- Wordt in Oracle de datum in dienst van een actieve medewerker aangepast, dan komt dat in een eigen feed voor wijzigingen in de arbeidsrelatie. KoppelHet zet de nieuwe datum in AllSolutions, zodat uren voor de echte startdatum niet worden geweigerd en uren ervoor niet onterecht worden geaccepteerd.
- In Oracle heeft een medewerker per juridische werkgever een arbeidsrelatie. Elke Nederlandse werkgever hoort bij een eigen AllSolutions-bedrijf. AllSolutions laat de koppelgebruiker alleen van bedrijf wisselen als de functie voor inlogbedrijven ook via de REST API is opengezet; dat richten we samen met de applicatiebeheerder in.
- De feed voor toewijzingen meldt in Oracle ook salaris- en managerwijzigingen. AllSolutions heeft voor uren en projecten alleen afdeling en functie nodig. KoppelHet vergelijkt elk bericht met de vorige stand en stuurt AllSolutions alleen een wijziging als afdeling of functie echt anders is.
- AllSolutions stelt vrije velden open via de REST API, met een eigen label. KoppelHet bewaart het Oracle-personeelsnummer in zo'n vrij veld. Zo blijft de medewerker te vinden als het nummer in AllSolutions anders is of een naam wijzigt.
- Per browser kan in AllSolutions maar één weergave voor de REST API actief zijn, en welke velden KoppelHet ziet hangt daarvan af. Activeert iemand een andere weergave, dan ontbreken opeens velden. KoppelHet controleert bij elke run of de verwachte labels er zijn en stopt anders met een melding.
- Oracle stuurt ook berichten bij wijzigingen van paspoort, nationaliteit en nationaal identificatienummer. Daar heeft AllSolutions niets mee. KoppelHet haalt bij zo'n bericht alleen naam en werkmail op en laat persoonsgegevens die AllSolutions niet nodig heeft in Oracle.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan ingehuurde krachten ook naar AllSolutions?
Alleen als ze in AllSolutions uren schrijven. Oracle meldt ze in dezelfde feeds, dus we kiezen per soort medewerker wat meegaat.
Wat als een afdeling nog niet in AllSolutions bestaat?
Dan weigert AllSolutions de medewerker. KoppelHet meldt welke afdeling ontbreekt en probeert het opnieuw zodra finance die heeft aangemaakt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de employee Atom feeds onder /hcmRestApi/atomservlet/employee/ (newhire, ook voor een aanname met toekomstige datum; empassignment; empupdate; termination; cancelworkrelship; workrelshipupdate voor onder meer een gewijzigde datum in dienst) en de workers REST-resource met workRelationships, assignments en names. Feeds gelden voor employees, contingent workers en pending workers.
- AllSolutions via de REST API: POST /api/v1/Login met signature (SHA1 van gebruiker, client-id en secret) en daarna het token in elke aanroep; GET op de actieve weergave, POST om aan te maken, PUT met alleen gewijzigde velden, DELETE onder de autorisatie van de koppelgebruiker. Wisselen van bedrijf via de functie Inlogbedrijven/-afdelingen (MWZBDR), die zelf ook via de REST API moet zijn opengezet. Vrije velden met een REST API-label.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | Vrij veld met REST API-label | Vaste sleutel naast het AllSolutions-nummer |
names (FirstName, LastName) | Naam | |
WorkEmail | E-mailadres | |
workRelationships.LegalEmployerName | AllSolutions-bedrijf (inlogbedrijf) | Via een tabel |
assignments.DepartmentName | Afdeling | |
assignments.JobName | Functie | |
workRelationships.StartDate | Datum in dienst | |
workRelationships.TerminationDate | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud