Payroll koppeling
Oracle HCM DATEV koppeling: de Duitse loonaanlevering uit Oracle HCM Cloud voor de Steuerberater
Een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en DATEV zet nieuwe Duitse medewerkers, salarissen, eenmalige betalingen en vertrek uit Oracle klaar in LODAS of Lohn und Gehalt, waar de Steuerberater ze controleert en overneemt. Oracle levert daarvoor geen kant-en-klaar DATEV-sjabloon, dus KoppelHet bouwt de aanlevering op de Payroll Interface-extract of de REST-API van Oracle.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Oracle HCM Cloud wereldwijd gebruiken en de Duitse salarissen bij een Steuerberater in DATEV laten draaien, sturen de mutaties zonder koppeling als spreadsheet. Het kantoor typt ze over, en een salariswijziging met een ingangsdatum in de vorige maand valt makkelijk buiten de run.
- KoppelHet richt in Oracle de Payroll Interface in voor Duitsland, of een eigen extract, beperkt tot de Duitse legal employer.
- Dagelijks leest KoppelHet de nieuwe en gewijzigde gegevens met hun ingangsdatum.
- KoppelHet zet ze om naar stamgegevens en mutaties in de vorm die DATEV verwacht, met de loonsoorten van de Steuerberater.
- De aanlevering gaat via de Lohnimportdatenservice naar het DATEV-rekencentrum, of als ASCII-bestand naar het kantoor.
- De Steuerberater neemt de gegevens over en draait de Duitse loonrun.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en DATEV
- Oracle heeft een eigen Payroll Interface-extract voor externe salarisverwerkers, met sjablonen voor bepaalde leveranciers maar niet voor DATEV. KoppelHet gebruikt die extract of de REST-API en zet de uitvoer zelf om naar de DATEV-vorm.
- In de Payroll Interface komen salaris, element entries en bankrekeningen als historische regels met ingangsdatum mee, en de overige gegevens als de stand binnen de periode. Een bonus en een verhoging met terugwerkende kracht krijgt de Steuerberater daardoor met de juiste maand.
- Voor de Payroll Interface vraagt Oracle per land een legislative data group en een payroll statutory unit. Duitsland krijgt daarin een eigen groep, en KoppelHet leest alleen die, zodat collega's uit andere landen niet bij de Steuerberater komen.
- De Oracle-feeds melden ook ingehuurde krachten en aannames die nog niet definitief zijn. Alleen werknemers van de Duitse legal employer gaan naar DATEV; een contingent worker hoort niet in de Duitse loonadministratie.
- In Oracle staat een salaris met een bedrag en een frequentie, bijvoorbeeld per jaar. DATEV werkt met een vast maandbedrag per loonsoort; KoppelHet rekent om en legt per salarisbasis vast op welke loonsoort van het kantoor het landt.
- Bij DATEV staan de gegevens na aanlevering klaar in het rekencentrum, en de Steuerberater neemt ze per knopdruk over. Die stap blijft bij het kantoor; KoppelHet volgt de status en meldt welke Duitse medewerkers vlak voor de afsluiting nog openstaan.
- De Payroll Interface gebruikt de infrastructuur van HCM Extracts, inclusief verzending via SFTP. Kiest het kantoor voor een ASCII-bestand in plaats van de importdienst, dan zet Oracle het bestand op een SFTP-map en levert KoppelHet het van daaruit af.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we Oracle Payroll nodig?
Nee. De Payroll Interface is juist bedoeld voor een externe salarisverwerker; wel moet Duitsland als land met Payroll Interface zijn ingericht.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de Global Payroll Interface-extract (licentie per land via Features by Country or Territory, legislative data group en payroll statutory unit voor Duitsland, BI Publisher-sjabloon, aflevering via SFTP) of via de REST-resources workers en salaries plus de employee Atom feeds (newhire, payupdate, termination), gefilterd op worker type employee en LegalEmployerName.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (stam- en mutatiegegevens als ASCII-import via het DATEV-rekencentrum, activering in DATEV Arbeitsplatz door de Steuerberater, alleen voor geselecteerde partnersoftware na onboarding op het DATEV Developer Portal) of een ASCII-bestand dat het kantoor zelf in LODAS inleest.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | Personalnummer | Of een vertaaltabel als het kantoor eigen nummers gebruikt |
Naam en geboortedatum (workers) | Name, Vorname, Geburtsdatum | |
Start date van de work relationship | Eintrittsdatum | |
Salary amount en frequentie | Festbezug | Omgerekend naar het maandbedrag |
Element entry (eenmalig) | Lohnart (Bewegungsdaten) | Via een vertaaltabel per element |
Personal payment method (bankrekening) | Bankverbindung (IBAN) | |
Termination date | Austrittsdatum |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud