Identity en access management
Oracle HCM koppelen met Entra ID: Microsoft-accounts vanuit Oracle Fusion HR
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Microsoft Entra ID krijgt elke nieuwe medewerker die in Oracle wordt aangenomen een Microsoft-account met functie, afdeling, lijnmanager en licentie. Bij een beëindiging in Oracle wordt de aanmelding op de laatste dag geblokkeerd, en een ingetrokken aanname ruimt het klaargezette account weer op.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR wereldwijd op Oracle HCM Cloud draaien en Microsoft 365 per regio beheren, geven nieuwe Nederlandse collega's vaak door aan IT met een export uit Oracle. Komt die export één keer per week binnen, dan wacht een nieuwe collega soms dagen op een account.
- HR rondt de aanname af in Oracle, vaak weken voor de startdatum. Oracle meldt de nieuwe medewerker.
- KoppelHet haalt de medewerker op en maakt het Microsoft-account aan als die bij de Nederlandse legal employer hoort, met roepnaam, functie, afdeling en lijnmanager.
- Het werkadres gaat terug naar Oracle, zodat het in Oracle en in de selfservice klopt.
- Bij een wijziging van functie, afdeling of manager volgen gegevens en groepen in Entra ID.
- Op de datum van beëindiging blokkeert KoppelHet de aanmelding. Wordt een aanname in Oracle geannuleerd, dan verwijdert KoppelHet het nog ongebruikte account.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Microsoft Entra ID
- Oracle meldt een nieuwe aanname al zodra die met een toekomstige datum is vastgelegd. KoppelHet zet het account dan klaar, zodat laptop en toegang voor de eerste werkdag geregeld zijn.
- Oracle kent een aparte melding voor een geannuleerd dienstverband, bijvoorbeeld als een kandidaat vóór de start afhaakt. KoppelHet verwijdert het klaargezette account dan, in plaats van het als vertrekker te blokkeren en te bewaren.
- In Oracle kan een medewerker meerdere soorten managers hebben, zoals een lijnmanager en een projectleider. Entra ID kent er maar één. KoppelHet neemt de lijnmanager van de primaire assignment, zodat goedkeuringen en het organogram in Teams bij de echte leidinggevende uitkomen.
- Bij een overplaatsing naar een ander land maakt Oracle een nieuwe arbeidsrelatie bij een andere legal employer. KoppelHet houdt het account aan het personeelsnummer van de persoon, zodat de collega zijn mailbox houdt, en past alleen land, licentie en entiteit aan.
- Oracle heeft naast de officiële voornaam een veld voor de roepnaam. Die gebruiken we in Entra ID, zodat Teams en Outlook de naam tonen die collega's gebruiken.
- Oracle meldt ook wijzigingen van ingehuurde krachten. Of zij een account krijgen, bepalen jullie; het soort medewerker gaat mee naar Entra ID, zodat toegangsregels voor inhuur anders kunnen zijn.
- Wereldwijd staan alle medewerkers in Oracle, terwijl deze Microsoft-omgeving alleen voor Nederland is. KoppelHet kijkt naar de legal employer van de primaire assignment en laat de rest buiten deze tenant.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe snel staat een nieuwe medewerker in Entra ID?
Binnen een uur nadat Oracle de aanname meldt, meestal ruim voor de eerste werkdag.
Werkt dit ook met Active Directory in ons eigen netwerk?
Ja, via een klein programma in jullie netwerk.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud wordt gelezen via de employee Atom feeds newhire (ook voor een future-dated hire), empassignment, termination en cancelworkrelship, en daarna de workers-resource met de child-resources names (KnownAs), workRelationships, assignments en managers. Het werkadres gaat terug via de emails-child (POST of PATCH met EmailType). Feeds vuren voor employee, contingent worker en pending worker.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph (user) met employeeId (maximaal 16 tekens), givenName, surname, jobTitle, department, companyName, manager, usageLocation, employeeType, employeeHireDate en accountEnabled; verwijderen bij een geannuleerde aanname. Integratiegebruiker in Oracle met leesrechten op feeds en workers en schrijfrecht op e-mail.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | employeeId | Per persoon, niet per assignment; maximaal 16 tekens |
KnownAs of FirstName | givenName | |
LastName | surname | |
Naamgevingsregel | userPrincipalName en mail | Gaat terug als werk-e-mail naar Oracle |
Job (primaire assignment) | jobTitle | |
Department | department | |
Legal employer | companyName | |
Line manager | manager | Alleen het type lijnmanager |
Land van de locatie | usageLocation | |
Worker type | employeeType | Employee of contingent worker |
Hire date | employeeHireDate |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud