Accounts in applicaties
Oracle HCM HubSpot koppeling: HubSpot-gebruikers voor commerciële functies, op de startdatum en met afwezigheid uit Oracle
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en HubSpot krijgt een nieuwe medewerker met een sales-, marketing- of servicefunctie in Oracle automatisch een HubSpot-gebruiker op zijn startdatum, met rechtenset, team en tijdzone. Een beëindiging of geannuleerde aanname in Oracle haalt de HubSpot-gebruiker weg, en goedgekeurde afwezigheid komt als afwezigheid in HubSpot.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Oracle HCM Cloud beheren en met HubSpot verkopen of klanten bedienen, vragen HubSpot-accounts aan via een formulier of ticket. Aannames met een startdatum ver vooruit krijgen soms al weken eerder een betaalde seat, en wie niet komt opdagen of vertrekt, blijft in HubSpot staan.
- HR legt in Oracle een aanname vast; de newhire-feed meldt dat, ook als de startdatum in de toekomst ligt.
- KoppelHet bepaalt aan de hand van job en department of iemand een HubSpot-gebruiker krijgt, en met welke rechtenset en welk team.
- Op de startdatum maakt KoppelHet de gebruiker aan, met de tijdzone van de werklocatie.
- Een goedgekeurde afwezigheid in Oracle komt als afwezigheid in het HubSpot-profiel.
- Bij een beëindiging krijgt de manager eerst een overdrachtslijst; op de laatste werkdag verdwijnt de gebruiker.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en HubSpot
- De newhire-feed van Oracle meldt ook een aanname met een startdatum in de toekomst. KoppelHet onthoudt die en maakt de HubSpot-gebruiker pas op de startdatum aan, zodat er geen seat wordt betaald voor iemand die nog niet werkt.
- Oracle stuurt een aparte melding als een work relationship wordt geannuleerd, bijvoorbeeld als iemand niet komt opdagen of een aanbod afwijst. KoppelHet schrapt dan de geplande HubSpot-gebruiker, of verwijdert hem als hij al bestond.
- In Oracle hoort bij een locatie een tijdzonecode. HubSpot gebruikt de tijdzone van de gebruiker voor afspraakpagina's en wil die hebben voordat werktijden kunnen worden gezet. KoppelHet neemt de tijdzone van de werklocatie over, zodat een accountmanager in Dubai geen Nederlandse tijden aanbiedt.
- Oracle Absence Management legt afwezigheid vast met begin- en einddatum. Een goedgekeurde afwezigheid van een verkoper zet KoppelHet als afwezigheid in HubSpot, zodat collega's en routeringsregels zien dat hij weg is, terwijl zijn klanten op zijn naam blijven.
- Een overplaatsing naar een andere legal employer geeft in Oracle een nieuwe work relationship, met hetzelfde persoonsnummer. KoppelHet houdt het persoonsnummer als sleutel en past alleen team en rechtenset van de bestaande HubSpot-gebruiker aan, zodat er geen tweede gebruiker met een tweede seat ontstaat.
- Rechtensets met een betaalde seat kan in HubSpot alleen een app met het recht billing-write toekennen. KoppelHet vraagt dat recht alleen als jullie seats via de koppeling laten toekennen, en koppelt de seat dan aan de job in Oracle in plaats van aan de functietitel.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgt iedereen uit Oracle een HubSpot-gebruiker?
Nee. Alleen de jobs en departments die we samen aanwijzen. De rest van de organisatie komt niet in HubSpot.
Kan HubSpot een gebruiker ook deactiveren in plaats van verwijderen?
Via de provisioning-API niet; daar is alleen verwijderen. Daarom gaat de overdrachtslijst vooraf naar de manager uit Oracle.
Gaan ook inhuurkrachten naar HubSpot?
Alleen als dat is afgesproken. Oracle meldt contingent workers in dezelfde feeds, dus per job kiezen jullie of zij een gebruiker krijgen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de employee Atom-feeds (newhire, empassignment, empupdate, termination, cancelworkrelship) op /hcmRestApi/atomservlet/employee/, met details uit de REST-resource workers (names, emails, workRelationships, assignments met managers). Locaties via locationsV2 met TimezoneCode, afwezigheid via de resource absences. De feeds gelden voor employees, contingent workers en pending workers.
- Naar HubSpot via de user provisioning API (settings/v3/users, opzoeken op e-mail met idProperty=EMAIL; aanmaken, wijzigen met rechtenset en team, verwijderen), de Teams API en de Users-objecten (hs_job_title, hs_standard_time_zone, hs_out_of_office_hours). Rechtensets bestaan eerst in HubSpot; seats vragen de scope billing-write.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in HubSpot | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | Koppeltabel naar de HubSpot-gebruiker | Blijft gelijk bij overplaatsing en herindiensttreding |
names (KnownAs of FirstName, LastName) | firstName, lastName | |
emails (werkadres) | email | |
assignments.JobCode | roleId | Via een tabel per job; alleen aangewezen jobs |
assignments.DepartmentName | primaryTeamId | |
assignments.LocationCode (TimezoneCode van de locatie) | hs_standard_time_zone | |
absences (begin en eind, goedgekeurd) | hs_out_of_office_hours | |
termination / cancelworkrelship | Verwijderen van de gebruiker |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud