Payroll koppeling
Oracle HCM IRIS Payroll koppeling: Britse starters en salarissen uit Oracle HCM Cloud in Staffology Payroll
Een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en IRIS Payroll (Staffology) maakt een aanname bij de Britse legal employer in Oracle aan als employee in Staffology, met payroll code, starter declaration en PayOptions, en werkt het basisloon bij als het salaris in Oracle verandert. Vertrek en herindiensttreding meldt de koppeling aan de salarisadministratie, die leaver en P45 in Staffology afrondt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Oracle HCM Cloud vastleggen en hun Britse lonen in Staffology van IRIS draaien, typen starters en salarisverhogingen over in Staffology. Een vergeten verhoging of een starter zonder belastingverklaring valt dan pas op na de pay run.
- HR rondt in Oracle een aanname af bij de Britse legal employer.
- KoppelHet leest de newhire-feed en zoekt in Staffology op payroll code of de persoon al bestaat.
- Een nieuwe persoon wordt een employee met starter details en eigen PayOptions.
- Een salariswijziging uit de empassignment-feed past payAmount en basis aan.
- Vertrek, herindiensttreding en ontbrekende declarations komen als taak bij de salarisadministratie.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en IRIS Payroll
- Oracle meldt een herintreder in dezelfde newhire-feed als een nieuwe medewerker. Staffology heeft een eigen operatie om een employee opnieuw in dienst te nemen en kan een employee op payroll code opzoeken. KoppelHet zoekt daarom eerst op het PersonNumber en maakt bij een bekende persoon geen tweede employee aan.
- Staffology neemt de DefaultPayOptions van de employer over als een nieuwe employee geen eigen PayOptions heeft. KoppelHet stuurt het salaris uit de Oracle-assignment daarom altijd mee bij het aanmaken, zodat een Britse starter niet op het standaardbedrag in de eerste pay run komt.
- Een jaarsalaris in Oracle wordt in Staffology een bedrag per periode met basis Monthly; een uurloon wordt basis Hourly met het aantal uren als payAmountMultiplier. KoppelHet rekent op basis van de salary basis in Oracle, en een onbekende basis gaat naar de salarisadministratie.
- Staat NationalMinimumWage aan, dan negeert Staffology het uurloon en rekent het minimumloon naar leeftijd. Die vlag kan alleen bij basis Hourly. KoppelHet zet hem nooit vanuit Oracle, zodat een uurloon uit de Oracle-assignment niet stil wordt vervangen.
- Staffology wil bij een starter een starter declaration A, B of C. Oracle legt Britse legislatieve gegevens vast als die zijn ingericht, en de empupdate-feed meldt wijzigingen daarin. Ontbreekt de declaration bij een aanname, dan maakt KoppelHet de employee wel aan maar zet de starter op de lijst van de salarisadministratie.
- De salariswijziging komt in Oracle mee in de empassignment-feed, die ook manager- en assignmentwijzigingen bevat. KoppelHet vergelijkt het salaris met de huidige PayOptions in Staffology en schrijft alleen bij een echt verschil, zodat een managerwissel geen onnodige update in de lopende pay run geeft.
- Oracle meldt alleen employees, contingent workers en pending workers in de feeds. Alleen employees van de Britse legal employer gaan naar Staffology; een contractor uit Oracle hoort niet in de Britse PAYE-verwerking.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de Britse payroll van Oracle zelf?
Dat kan, maar niet iedere Oracle-klant neemt Oracle Payroll af. Deze koppeling is voor organisaties die de Britse lonen in Staffology houden, intern of bij een bureau.
Gaat de FPS naar HMRC via de koppeling?
Nee. De RTI-aangifte blijft in Staffology bij de salarisadministratie.
Werkt dit met elk IRIS-salarisproduct?
Deze pagina gaat over Staffology Payroll, waarvan de API openbaar is. Bij andere IRIS-producten bepalen we per project de route.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de employee Atom feeds (newhire, empassignment, empupdate, termination, cancelworkrelship) op /hcmRestApi/atomservlet/employee/ en de REST-resource workers voor names, addresses, workRelationships en assignments met salaris.
- Staffology Payroll REST-API met een API-key. Employee aanmaken met personalDetails, employmentDetails (payrollCode, starterDetails) en payOptions; opzoeken met Get Employee by Payroll Code; PayOptions bijwerken op de employee. Rehire an Employee en Mark as Leavers bestaan als operaties, maar blijven in de eerste versie bij de salarisadministratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in IRIS Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | employmentDetails.payrollCode | Sleutel voor opzoeken |
names (FirstName, LastName) | personalDetails (firstName, lastName) | |
addresses (thuisadres) | personalDetails.address | |
Start date van de work relationship | starterDetails.startDate | |
Legislatieve gegevens (starter declaration) | starterDetails.starterDeclaration | A, B of C; anders taak |
Salary (salary basis, amount) | payOptions (period, basis, payAmount, payAmountMultiplier) |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud