Payroll koppeling
Oracle HCM koppelen met Loket: nieuwe medewerkers en salariswijzigingen voor de Nederlandse loonrun
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Loket komt een nieuwe medewerker van de Nederlandse werkgever in Oracle als conceptwerknemer in Loket, en gaan salaris- en urenwijzigingen met hun ingangsdatum naar het juiste dienstverband. De salarisadministratie of het salarisbureau vult de Nederlandse loongegevens aan en zet het concept om naar een werknemer.
Wat de koppeling doet
Internationale werkgevers die alle medewerkers in Oracle HCM Cloud beheren en de Nederlandse salarissen door een salarisbureau in Loket laten verwerken, sturen het bureau elke periode een Excel-export. Het bureau zet de salarissen uit Oracle met de hand om, ook naar vier-wekenverloning als die geldt.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in Oracle bij de Nederlandse werkgever.
- Oracle meldt de nieuwe medewerker; KoppelHet haalt persoon, dienstverband, national identifier en salaris op.
- In Loket staat een conceptwerknemer bij de juiste werkgever, met de checklist voor nieuwe medewerkers gestart.
- Een salariswijziging in Oracle gaat met ingangsdatum naar het loon, omgerekend naar de verloningsperiode; een urenwijziging naar de arbeidstijd.
- Een beëindiging in Oracle beëindigt het dienstverband in Loket.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Loket
- Oracle meldt ook ingehuurde krachten en aannames die nog niet definitief zijn. Alleen werknemers van de Nederlandse werkgever worden een concept in Loket, zodat het salarisbureau geen contractors of ingetrokken aannames hoeft op te ruimen.
- In Oracle staat een salaris met een bedrag en een frequentie, zoals per jaar of per uur. Loket rekent per verloningsperiode; bij vier-wekenverloning deelt KoppelHet een jaarbedrag door dertien, niet door twaalf.
- Oracle meldt salariswijzigingen apart van wijzigingen in functie of afdeling. In Loket zijn loon en arbeidstijd ook losse onderdelen met een eigen begindatum, dus een loonsverhoging sluit de arbeidstijd niet af en andersom.
- Oracle kan meerdere identificatienummers per persoon bewaren, per land en type. KoppelHet neemt alleen het Nederlandse nummer over als BSN in het concept; ontbreekt dat, dan krijgt de salarisadministratie een melding.
- Loket verrekent een salariswijziging met terugwerkende kracht zelf in de volgende run binnen hetzelfde jaar. Ligt de ingangsdatum uit Oracle in een vorig jaar, dan krijgt het salarisbureau een melding, omdat dat een aparte correctie vraagt.
- KoppelHet bouwt de koppeling op de manier die Oracle voor nieuwe koppelingen aanbeveelt, en niet op de oudere route die Oracle uitfaseert. Voor de eerste vulling en de controle vóór de aanleverdatum haalt KoppelHet alle medewerkers in één keer op.
- Een salarisbureau dat Loket beheert, geeft de koppeling alleen toegang tot jullie werkgever. In Oracle heeft de koppeling alleen leesrechten, beperkt tot de Nederlandse werkgever.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit als een salarisbureau Loket voor ons beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie werkgever; het ziet nieuwe concepten en wijzigingen gewoon in Loket verschijnen.
Gaan loonheffingskorting en cao mee uit Oracle?
Meestal niet, omdat Oracle ze niet standaard kent. De salarisadministratie vult ze in Loket aan bij het omzetten van het concept, en de koppeling overschrijft ze daarna niet.
Wat moeten we in Oracle regelen?
Een koppelgebruiker met alleen leesrechten op de medewerkerfeeds, workers en salaries van de Nederlandse werkgever.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud wordt gelezen via de employee Atom feeds (newhire, empassignment, payupdate, termination) en de REST-resources workers (met work relationship, assignment, national identifiers en adres) en salaries. Feeds vuren ook voor contingent en pending workers; filter op worker type employee en LegalEmployerName. Eerste vulling en controle via een HCM Extract.
- Naar Loket schrijven we via de Loket REST API met OAuth - concept employee aanmaken, new hire checklist workflow starten, loon, arbeidstijd en beëindigen dienstverband. Loket heeft een acceptatieomgeving met testdata.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | Personeelsnummer of vrij veld | Vaste sleutel |
FirstName en LastName | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | Voorvoegsel afsplitsen |
NationalIdentifierNumber | Burgerservicenummer | Alleen het nummer van het Nederlandse type |
LegalEmployerName | Werkgever | |
StartDate (work relationship) | Begindatum dienstverband | |
SalaryAmount en SalaryFrequencyCode | Loon per verloningsperiode | Jaarbedrag bij vier weken gedeeld door dertien |
NormalHours en Frequency | Arbeidstijd | |
Adres | Adres | |
TerminationDate | Einde dienstverband |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud