Identity en access management
Oracle HCM Okta koppeling: Oracle HCM Cloud als HR-bron voor Okta
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Okta krijgt elke nieuwe medewerker uit Oracle automatisch een Okta-gebruiker met functie, afdeling, legal employer en lijnmanager, en stopt de toegang na vertrek of bij een geannuleerde aanname. In de Okta-catalogus staan een Oracle HCM-app van Okta, die vooral Oracle-gebruikersaccounts beheert, en een HR-bronconnector van Aquera; KoppelHet komt erbij als je Oracle als echte HR-bron wilt gebruiken met eigen regels voor toekomstige aannames, overplaatsingen, inhuur en meerdere landen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Oracle HCM Cloud wereldwijd gebruiken en Okta voor toegang, hebben met de Oracle-app in Okta het inloggen in Oracle geregeld, maar maken nieuwe collega's in Okta nog met de hand aan op basis van een rapport. Een kandidaat die voor de start afhaakt, blijft soms als gebruiker in Okta staan.
- HR legt in Oracle een aanname vast met een startdatum in de toekomst.
- Oracle meldt de aanname direct; KoppelHet zet de gebruiker klaar in Okta, met de roepnaam en een inlognaam volgens jullie afspraak.
- Op de startdatum wordt de gebruiker actief; groepen voor legal employer, afdeling en functie bepalen de apps.
- Bij een overplaatsing naar een andere legal employer houdt KoppelHet dezelfde Okta-gebruiker aan en past groepen en land aan.
- Na de beëindiging wordt de gebruiker gedeactiveerd; bij een geannuleerde aanname wordt de klaargezette gebruiker verwijderd.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Okta
- De Oracle HCM-app die Okta zelf levert, zet vooral Okta-gebruikers als account in Oracle en kan gebruikers met hun rol uit Oracle importeren. Als HR-bron voor Okta, met functie, afdeling en manager uit de medewerkergegevens, is hij niet beschreven. Daarvoor staat in de Okta-catalogus de connector van Aquera, of een koppeling zoals die van KoppelHet.
- De Oracle-connector van Aquera wordt gebouwd en onderhouden door Aquera en draait in hun eigen dienst bij Amazon Web Services. Er zit dan een derde partij tussen Oracle en Okta. Controleer in welke regio die gegevens staan en met wie je de verwerkersovereenkomst sluit.
- Oracle meldt een aanname al zodra die met een toekomstige startdatum is vastgelegd, en kent een aparte melding voor een geannuleerd dienstverband. KoppelHet zet de Okta-gebruiker bij de aanname klaar en verwijdert hem weer als de kandidaat voor de start afhaakt.
- Een medewerker kan in Oracle meerdere managers hebben, zoals een lijnmanager en een projectleider. Okta kent één manager per gebruiker. KoppelHet neemt de lijnmanager van de primaire assignment, zodat goedkeuringen in apps achter Okta bij de echte leidinggevende uitkomen.
- Bij een overplaatsing naar een ander land maakt Oracle een nieuwe arbeidsrelatie bij een andere legal employer. KoppelHet houdt de Okta-gebruiker aan het personeelsnummer van de persoon, zodat de collega zijn account houdt en alleen groepen en land wijzigen.
- Oracle meldt ook wijzigingen van ingehuurde krachten en van medewerkers die nog moeten beginnen. Het soort medewerker gaat mee naar Okta, zodat groepsregels inhuur andere apps en een eigen einddatum geven.
- Okta Workflows heeft een Oracle HCM-connector om workers te lezen, zoeken en bij te werken, maar zonder kaart die op wijzigingen in Oracle reageert. Een flow daarmee moet dus zelf op een schema zoeken. KoppelHet reageert op de wijzigingsfeeds van Oracle.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Blijft de Oracle-app in Okta nodig?
Als medewerkers via Okta in Oracle inloggen of Okta hun Oracle-account beheert, wel. KoppelHet regelt dan de stroom van Oracle naar Okta; de app blijft de stroom van Okta naar Oracle.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform, gehost in de EU en ISO 27001-gecertificeerd. Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De koppeling draait naast Oracle Integration Cloud of een ander integratieplatform en vraagt daar niets van.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Okta's Oracle Human Capital Management-app (OIN) werkt via de SCIM REST API van Oracle, met push new users, push profile updates, push user deactivation, push password updates, import new users en import van het rolattribuut. De Aquera Oracle HCM Cloud Connector ondersteunt create, update, attribute sourcing, deactivate en schema discovery en draait in de Aquera User Import Bridge (AWS, SOC 2 Type II). De Okta Workflows-connector heeft Read Worker, Search Workers en Update Worker.
- KoppelHet leest Oracle HCM Cloud via de employee Atom feeds newhire (ook voor een future-dated hire), empassignment, termination en cancelworkrelship, en daarna de workers-resource met names (KnownAs), workRelationships, assignments en managers. Het werkadres gaat terug via de emails-child.
- Naar Okta schrijven we via de Users API met een OAuth 2.0 service app (aanmaken zonder activatie, activeren, deactiveren, verwijderen bij een geannuleerde aanname) of via een Custom Identity Source met de Identity Sources API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Okta | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | employeeNumber | |
names.KnownAs of FirstName | firstName | |
names.LastName | lastName | |
Naamgevingsregel | login en email | |
assignments.JobId (naam) | title | |
assignments.DepartmentId (naam) | department | |
workRelationships.LegalEmployerName | organization | |
managers (lijnmanager van de primaire assignment) | managerId en manager | |
WorkerType | userType | |
Feeds newhire, termination en cancelworkrelship | status (STAGED, ACTIVE, DEPROVISIONED) of verwijderen |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud