Payroll koppeling
Oracle HCM Paychex Flex koppeling: Amerikaanse aannames uit Oracle HCM Cloud als in-progress worker in Paychex Flex
Een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Paychex Flex zet een aanname bij een Amerikaanse legal employer in Oracle klaar als in-progress worker in het juiste Paychex-bedrijf, met naam, persoonsnummer en privé-e-mail. Paychex nodigt de nieuwe medewerker dan uit om belastingformulieren en bankrekening zelf in Flex in te vullen, waarna de worker actief wordt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Oracle HCM Cloud wereldwijd voor HR gebruiken en hun Amerikaanse lonen bij Paychex laten verwerken, zetten nieuwe Amerikaanse medewerkers met de hand in Paychex Flex. Wie laat wordt ingevoerd, krijgt de uitnodiging voor W-4 en bankgegevens pas na de eerste werkdag.
- HR slaat in Oracle een aanname op bij een Amerikaanse legal employer, vaak weken voor de startdatum.
- KoppelHet leest de newhire-feed, haalt naam en e-mailadressen op en bepaalt het Paychex-bedrijf bij de legal employer.
- KoppelHet maakt een in-progress worker aan met het privé-e-mailadres als communicatie.
- Paychex stuurt de uitnodiging; de medewerker vult belasting en bankrekening in, de Flex-beheerder rondt af.
- Wordt de aanname in Oracle geannuleerd, dan meldt KoppelHet de worker bij de Flex-beheerder.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Paychex Flex
- Paychex nodigt een in-progress worker uit via het eerste kanaal dat het vindt, in de volgorde zakelijke e-mail, privé-e-mail, zakelijke mobiel. In Oracle staan e-mailadressen als lijst met een type per regel, en een starter heeft vaak nog geen werkadres. KoppelHet stuurt daarom alleen het adres van het privétype mee, zodat de uitnodiging de starter bereikt.
- Oracle stuurt de newhire-gebeurtenis al bij een aanname met een toekomstige datum. KoppelHet maakt de worker dan direct aan, zodat de medewerker W-4 en bankrekening in Flex kan invullen vóór de eerste werkdag en de eerste payroll niet wacht.
- De Oracle-feeds melden ook contingent workers en pending workers. De Paychex-API kent alleen EMPLOYEE en INDEPENDENT_CONTRACTOR als workertype. KoppelHet stuurt alleen employees; een contingent worker als 1099-contractor kan later als uitbreiding.
- Een geannuleerde work relationship, bijvoorbeeld bij een no-show, heeft in Oracle een eigen feed. KoppelHet verwijdert dan geen worker in Paychex, maar zet de in-progress worker met de reden uit Oracle bij de Flex-beheerder.
- Elke Amerikaanse legal employer in Oracle is in Paychex een eigen bedrijf met een eigen companyId, en elk bedrijf keurt de koppeling apart goed. Een Flex Admin doet dat onder Company Settings, Integrated Applications, na een verzoek met het achtcijferige displayId van dat bedrijf.
- Is het Paychex-account van een bedrijf vergrendeld, dan geeft de API een 423 en kan er toch een workerId terugkomen. Paychex noemt dat ID ongeldig. KoppelHet bewaart het niet bij de Oracle-persoon en probeert de aanname opnieuw als het account weer open is.
- Bij meerdere aannames in één verzoek hoort bij elke worker een workerCorrelationId. KoppelHet vult daar het Oracle PersonNumber in, zodat elke workerId uit het antwoord bij de juiste persoon in Oracle komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salariswijzigingen uit Oracle ook naar Paychex?
Niet in de eerste versie. Paychex kent een compensatie-endpoint op de worker, dus het kan later als uitbreiding na een test bij de klant.
Waarom vult de koppeling de W-4 niet in?
Die keuzes maakt de medewerker zelf, en ze staan meestal niet in Oracle als de Amerikaanse payroll extern is. Via de uitnodiging van Paychex vult de medewerker ze in Flex in.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de employee Atom feeds newhire en cancelworkrelship op /hcmRestApi/atomservlet/employee/, daarna de REST-resource workers voor names, emails en workRelationships, gefilterd op Amerikaanse legal employers en worker type employee.
- Paychex via api.paychex.com met de partnerapp van KoppelHet. Klanttoegang via POST /management/requestclientaccess met het displayId en goedkeuring in Flex (optioneel webhook CLT_ACCESS). Aanmaken met POST /companies/{companyId}/workers; communicatie, compensatie, belasting en direct deposit kunnen daarna op het workerId.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Paychex Flex | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | workerCorrelationId | Koppelt het antwoord aan de juiste persoon |
names (FirstName) | givenName | Verplicht |
names (LastName) | familyName | Verplicht |
Worker type employee | workerType EMPLOYEE | Verplicht |
emails (privé) | communications EMAIL met usage PERSONAL | |
Legal employer | companyId | Vertaaltabel |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud