Payroll koppeling
Oracle HCM PayFit koppeling: Franse nieuwe medewerkers en afwezigheid uit Oracle HCM Cloud in PayFit
Een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en PayFit maakt van een nieuwe medewerker bij de Franse legal employer in Oracle een collaborator met basiscontract in PayFit, en zet goedgekeurde afwezigheid uit Oracle als afwezigheid in PayFit. Een lopend contract wijzigen kan de PayFit-API niet, dus een salaris- of functiewijziging in Oracle wordt een taak voor de payrollbeheerder.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Oracle HCM Cloud wereldwijd gebruiken en hun Franse lonen in PayFit draaien, typen Franse nieuwe medewerkers en verlof uit Oracle nog eens over in PayFit. Wordt een aanname in Oracle teruggedraaid omdat iemand niet komt opdagen, dan staat de collaborator vaak al in PayFit zonder dat payroll het weet.
- HR rondt in Oracle een aanname af bij de Franse legal employer.
- KoppelHet leest de newhire-feed, haalt de werknemer op via de REST-API en controleert of een privé-e-mail en adres aanwezig zijn.
- KoppelHet maakt in PayFit de collaborator aan en daarna het basiscontract met functietitel en startdatum.
- De payrollbeheerder vult werktijd, mutuelle en overige contractgegevens in PayFit aan.
- Goedgekeurde afwezigheid gaat als afwezigheid naar PayFit; een intrekking annuleert KoppelHet.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en PayFit
- Oracle stuurt een newhire-gebeurtenis ook voor een aanname met een toekomstige datum en voor een herintreder. KoppelHet maakt bij een herintreder geen tweede collaborator aan, maar zoekt de bestaande op het opgeslagen PersonNumber en meldt aan payroll dat een nieuw contract nodig is.
- Oracle heeft een aparte feed voor een geannuleerde work relationship, bijvoorbeeld als iemand niet op de startdatum verschijnt of een aanbod afwijst. Omdat PayFit een contract via de API niet kan intrekken, zet KoppelHet zo'n annulering als taak bij payroll met de naam van de collaborator.
- Een gewijzigde startdatum komt in Oracle via de feed voor work relationship-updates. De startdatum op het PayFit-contract is via de API niet aan te passen. KoppelHet vergelijkt beide datums en meldt een verschil, zodat de eerste loonstrook niet op de oude datum begint.
- PayFit kan via de API alleen voor Franse bedrijven een contract aanmaken. KoppelHet filtert in Oracle op de Franse legal employer; een medewerker van een Spaanse of Britse entiteit krijgt hooguit een collaborator, en dat meldt KoppelHet aan payroll.
- Oracle-feeds melden ook contingent workers en pending workers. Alleen een werknemer hoort in de Franse loonadministratie. KoppelHet slaat de andere typen over, zodat een ingehuurde kracht of een nog niet definitieve aanname nooit als collaborator in PayFit komt.
- PayFit wil een privé-e-mailadres en een volledig privéadres met huisnummer en postcode. In Oracle staan e-mail en adres als lijsten met een type per regel. KoppelHet kiest de regel van het type privé en houdt de medewerker tegen met een melding aan HR als die ontbreekt.
- PayFit weigert een afwezigheid die overlapt met een bestaande, en een afwezigheid is niet te wijzigen. Verlengt een Franse medewerker in Oracle zijn verlof, dan annuleert KoppelHet de oude afwezigheid in PayFit en maakt een nieuwe met de nieuwe einddatum.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Oracle een standaardexport naar PayFit?
Wij vonden er geen. Oracle heeft wel de Payroll Interface-extract voor externe salarisverwerkers, maar PayFit leest geen bestanden in via de API; KoppelHet werkt daarom met de feeds en de REST-API.
Kan de koppeling salariswijzigingen naar PayFit schrijven?
Nee, de publieke API heeft geen endpoint om een lopend contract te wijzigen. KoppelHet meldt de wijziging met ingangsdatum aan payroll.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de employee Atom feeds (newhire, cancelworkrelship, workrelshipupdate) op /hcmRestApi/atomservlet/employee/, de REST-resource workers (names, emails, addresses, nationalIdentifiers, workRelationships, assignments) en de afwezigheden van de medewerker, gefilterd op de Franse legal employer en worker type employee.
- PayFit via partner-api.payfit.com met een API-key van de klant - POST collaborators, POST contracts (alleen Frankrijk, antwoord 201 zonder data, beschikbaar na twee tot vijf minuten), POST absences en DELETE absence met scope time:write. companyId via de introspect-call op oauth.payfit.com.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in PayFit | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | Bewaard naast het PayFit collaborator-ID | Sleutel voor afwezigheid en meldingen |
names (FirstName, LastName) | firstName, lastName | |
emails (type privé) | personalEmail | Verplicht in PayFit |
addresses (thuisadres) | personalAddress (streetNumber, addressFirstLine, city, postCode, country) | |
nationalIdentifiers (FRA) | socialSecurityNumber | Vijftien tekens |
assignment (job) | jobTitle (contract) | |
Start date van de work relationship | startDate (contract) | |
Absence type | absence type, bijvoorbeeld fr_conges_payes of fr_rtt | Vertaaltabel |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud