Payroll koppeling
Oracle HCM Paylocity koppeling: Amerikaanse medewerkers uit Oracle HCM Cloud in de juiste Paylocity-company
Een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Paylocity maakt een aanname bij een Amerikaanse legal employer in Oracle aan als medewerker in de bijbehorende Paylocity-company, met kostenplaats, paygroup en functie, en zet latere persoons- en assignmentwijzigingen door. Ontbreekt een veld dat Paylocity verplicht stelt, dan zet KoppelHet de medewerker klaar in Web Link, waar de payrollbeheerder hem afmaakt.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Oracle HCM Cloud als wereldwijd HR-systeem en Paylocity voor de Amerikaanse lonen voeren elke Amerikaanse aanname twee keer in. Bij meerdere Amerikaanse entiteiten belandt een medewerker dan geregeld in de verkeerde company, en een overplaatsing binnen de groep wordt in Paylocity een tweede persoon.
- HR rondt in Oracle een aanname af bij een Amerikaanse legal employer.
- KoppelHet bepaalt via een vertaaltabel de Paylocity-company en controleert kostenplaats en paygroup tegen de inrichting daar.
- Een complete aanname wordt direct een medewerker; een onvolledige komt in Web Link klaar te staan.
- Adres-, naam- en assignmentwijzigingen gaan als update naar het actieve record.
- Een gewijzigde startdatum of een overplaatsing tussen companies komt als taak bij payroll.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Paylocity
- Elke Amerikaanse legal employer in Oracle hoort bij één Paylocity Company ID van maximaal negen tekens. KoppelHet legt die paren vast en stuurt elke aanroep naar de company van de legal employer uit de Oracle work relationship, zodat een medewerker niet in een zusterbedrijf terechtkomt.
- Paylocity kan een medewerker alleen naar een andere company overzetten als beide dezelfde EIN of company set hebben. Het oude record krijgt status XT, het nieuwe wordt actief met hetzelfde Employee ID. Een global transfer in Oracle laat KoppelHet daarom in Paylocity uitvoeren en schrijft daarna alleen naar het actieve record.
- Draait Oracle een global transfer terug om datum of legal employer te corrigeren, dan komt dat via de cancelworkrelship-feed. KoppelHet meldt dat aan payroll, omdat een transfer in Paylocity alleen de lopende jaarhistorie meeneemt en niet zomaar ongedaan te maken is.
- Wijzigt HR de startdatum in Oracle, dan komt dat in de workrelshipupdate-feed. Paylocity negeert een gewijzigde hireDate of reHireDate via de API. KoppelHet vergelijkt beide datums en zet een verschil als taak bij payroll.
- Het New Hire Template van een company kan extra verplichte velden hebben, zoals een EEO-klasse die Oracle buiten de VS niet vastlegt. Mist zo'n veld, dan stuurt KoppelHet de aanname naar de Web Link-staging, waar een beheerder het record afmaakt in plaats van dat de aanname wordt geweigerd.
- Velden als kostenplaats, paygroup, positiecode en wijzigingsreden moeten in Paylocity al bestaan. Een nieuwe Oracle-afdeling zonder tegenhanger in Paylocity houdt KoppelHet tegen met een melding, zodat de rest van het record wel doorkomt na aanpassing van de inrichting.
- Oracle meldt een aanname met een toekomstige datum direct. Een Paylocity-company die nog in implementatie is, kan geen toekomstige medewerkers aannemen. Tijdens de livegang houdt KoppelHet zulke aannames vast tot de company actief is.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salariswijzigingen uit Oracle ook mee?
Niet in de eerste versie. Paylocity kent loonwijzigingen met ingangsdatum, dus het kan later als uitbreiding.
Komen loonresultaten terug naar Oracle?
Deze koppeling gaat één kant op. Een stroom terug kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de employee Atom feeds (newhire, empupdate, empassignment, workrelshipupdate, cancelworkrelship) op /hcmRestApi/atomservlet/employee/ en de REST-resource workers voor names, addresses, workRelationships en assignments.
- Paylocity WebLink API v2 met OAuth 2.0 client credentials (scope WebLinkAPI). Aanmaken met POST /v2/companies/{companyId}/employees, klaarzetten met POST /v2/weblinkstaging/companies/{companyId}/employees/newemployees (antwoord met trackingNumber), bijwerken met PATCH op de medewerker. Algemene limiet 25 aanroepen per seconde, aanmaken en bijwerken 3 per seconde.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Paylocity | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | employeeId | Maximaal tien tekens; anders vaste vertaling |
Legal employer | companyId | Vertaaltabel, maximaal negen tekens |
names (FirstName, LastName) | firstName, lastName | |
Department (cost center) | costCenter1 | Moet in Paylocity bestaan |
Payroll | payGroup | Moet in Paylocity bestaan |
Position | positionCode | |
Start date van de work relationship | hireDate | Alleen bij aanmaken |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud