Verlof, verzuim en uren
Oracle HCM Planday koppeling: werknemers, leidinggevenden en goedgekeurde afwezigheid uit Oracle in Planday
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Planday staat elke werknemer uit Oracle automatisch in Planday, in de juiste afdelingen, met maanduren, contractregel en leidinggevende. Afwezigheid die in Oracle is goedgekeurd, wordt in Planday ingediend en goedgekeurd, en een vertrek uit Oracle deactiveert de medewerker op zijn laatste dag.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Oracle HCM Cloud als centraal HR-systeem en Planday voor het rooster op locatie, maken nieuwe collega's met de hand aan in Planday. Vertrek en verlof komen daar laat of niet aan, zodat planners met verouderde gegevens werken.
- HR legt in Oracle een indiensttreding vast; Oracle zet die ook bij een latere startdatum al in de feed.
- KoppelHet maakt een conceptmedewerker in Planday, met afdelingen, maanduren, contractregel en leidinggevende, en nodigt hem uit kort voor de startdatum.
- Goedgekeurde afwezigheid uit Oracle wordt als aanvraag in Planday ingediend en goedgekeurd; een intrekking wordt geannuleerd.
- Een vertrek wordt een deactivering op de laatste werkdag, met een reden uit Oracle.
- Een geannuleerde werkrelatie deactiveert de medewerker direct en zet zijn diensten open.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Planday
- Oracle meldt een nieuwe werknemer al in de feed als de startdatum nog weken weg is. Planday kan een medewerker als concept aanmaken, zonder gebruikersnaam en e-mail, en hem later uitnodigen. KoppelHet maakt het concept direct, zodat de vestiging kan plannen, en stuurt de uitnodiging pas kort voor de eerste werkdag.
- Oracle legt normale uren vast met een frequentie, per week of per maand. Planday wil werkuren per maand. Staat een toewijzing in Oracle al op maand, dan neemt KoppelHet het getal over; bij uren per week rekent KoppelHet om volgens een factor die we bij de start vastleggen.
- Een leidinggevende in Planday moet een medewerker zijn die als supervisor is aangemerkt. In Oracle is de manager gewoon een andere werknemer op de toewijzing. KoppelHet merkt een Oracle-manager eerst in Planday als supervisor aan en koppelt daarna zijn team, zodat verlof en ruilverzoeken bij hem uitkomen.
- Een werknemer met meer toewijzingen in Oracle heeft er één als primair. Planday kan een medewerker aan meer afdelingen koppelen en, als het portaal dat veld heeft, een primaire afdeling geven. KoppelHet zet elke toewijzing als afdeling en de primaire als hoofdafdeling, en controleert bij de start of het portaal dat veld kent.
- Oracle meldt een geannuleerde werkrelatie apart, bijvoorbeeld bij een no-show op de eerste dag. Planday deactiveert direct als er geen datum wordt meegegeven, en kan diensten na die dag loskoppelen. KoppelHet deactiveert zo iemand zonder datum en zet zijn geplande diensten open, terwijl een gewoon vertrek op de laatste werkdag ingaat.
- Vraagt het Planday-portaal een soort uitdiensttreding, dan weigert Planday een deactivering zonder. Oracle legt bij een vertrek een actie en reden vast. KoppelHet vertaalt die reden via een tabel naar een Planday-type, zodat een vertrek niet blijft hangen op een ontbrekende keuze.
- Oracle geeft bij een afwezigheid een aparte duur voor de eerste en de laatste dag. Planday stelt eerst zelf een concept op met registraties per dag uit de verlofrekening. KoppelHet neemt dat concept als basis en past alleen de begin- en einddag aan als Oracle daar een kortere duur heeft, voordat de aanvraag wordt ingediend.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan verlofsaldi uit Oracle mee?
Niet in de eerste versie. Saldi als correctie op de Planday-verlofrekening kunnen later als uitbreiding.
Gaan gewerkte uren terug naar Oracle?
Nee, uren gaan van Planday naar de salarisverwerking per land.
Wat als een afwezigheidstype uit Oracle niet in Planday bestaat?
Dan wordt de afwezigheid niet ingediend en verschijnt er een melding. HR koppelt een type of geeft aan dat het niet in het rooster hoeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de Atom-feeds in de workspace employee (newhire, empassignment, termination, cancelworkrelship) en de resource workers met assignments (DepartmentName, PrimaryAssignmentFlag, NormalHours, Frequency, manager). Afwezigheid via GET /hcmRestApi/resources/11.13.18.05/absences met lastUpdateDate, startDateDuration, endDateDuration, absenceStatusCd en approvalStatusCd.
- Planday via de Open API met OAuth 2.0. POST /hr/v1.0/employees (firstName, lastName, departments verplicht; userName en email weglaten voor een concept; primaryDepartmentId, workHours per maand, contractRulesRuleId, supervisorId, isSupervisor, salaryIdentifier), POST /hr/v1.0/employees/{employeeId}/invite, GET /hr/v1.0/employees/supervisors, GET /hr/v1.0/terminationtypes en PUT /hr/v1.0/employees/deactivate/{employeeId} (date, terminationTypeId, keepShifts).
- Verlof via GET /absence/v1.0/absencerequests/draft (employeeId, startDate, endDate, absenceType), POST /absence/v1.0/absencerequests (registrations) en PUT /absencerequests/{id}/approve of /cancel.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Planday | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | salaryIdentifier | Het Planday-ID bewaart KoppelHet zelf |
names, WorkEmail | firstName, lastName, userName en email | E-mail pas bij de uitnodiging |
DepartmentName per toewijzing, PrimaryAssignmentFlag | departments en primaryDepartmentId | |
NormalHours met Frequency | workHours (per maand) en contractRulesRuleId | |
Manager van de toewijzing | supervisorId | Manager wordt in Planday als supervisor aangemerkt |
absences (goedgekeurd), absenceType | Absence request met absenceType, daarna approve | |
Termination (datum, action reason) | deactivate met date en terminationTypeId |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud