Verlof, verzuim en uren
Oracle HCM Quinyx koppeling: medewerkers, toewijzingen en goedgekeurde afwezigheid uit Oracle in de planning
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Quinyx staat elke medewerker uit Oracle automatisch in Quinyx, in de unit van zijn locatie en met een agreement op basis van de normale en de standaard werkuren van zijn toewijzing. Afwezigheid die in Oracle is goedgekeurd, komt als afwezigheid in het rooster, en een ingetrokken afwezigheid verdwijnt er weer uit.
Wat de koppeling doet
Organisaties die personeel in Oracle HCM Cloud beheren en de winkels, vestigingen of zorglocaties in Quinyx plannen, voeren elke indiensttreding en elke urenwijziging twee keer in. Afwezigheid die een manager in Oracle goedkeurt, ziet de planner pas als iemand het doorgeeft.
- HR legt in Oracle een indiensttreding of een wijziging van de toewijzing vast, ook met een datum in de toekomst.
- KoppelHet leest de feeds van Oracle en haalt de medewerker met zijn toewijzingen op.
- Quinyx krijgt de medewerker in de unit van de primaire toewijzing, een agreement op basis van de werkuren, en een extra rol voor elke andere toewijzing.
- Wordt afwezigheid in Oracle goedgekeurd, dan zet KoppelHet die in Quinyx; een intrekking haalt de afwezigheid weer weg en geeft de diensten terug.
- Bij een beëindiging of een geannuleerde werkrelatie krijgt Quinyx de laatste werkdag of verdwijnt de toekomstige medewerker uit de planning.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Quinyx
- Oracle legt de normale werkuren vast met een frequentie, per week of per maand. Quinyx rekent in agreements met uren per week. Staat een toewijzing in Oracle op uren per maand, dan rekent KoppelHet die om naar weekuren volgens een afspraak die we bij de start vastleggen, zodat de deeltijdfactor in de planning klopt.
- Oracle kent naast de normale uren van de medewerker ook de standaard werkuren van een volledige werkweek. Precies die twee waarden heeft Quinyx in een agreement nodig. KoppelHet neemt de standaarduren als volledige werkweek en de normale uren als contracturen, zonder eigen aannames over wat voltijd is.
- Een medewerker kan in Oracle meerdere toewijzingen hebben, met één als primair aangemerkt. Quinyx laat een medewerker meerdere rollen tegelijk hebben. KoppelHet zet de primaire toewijzing als thuisunit en geeft voor elke andere toewijzing een rol in die unit, zodat de medewerker op beide plekken te roosteren is.
- Oracle meldt een geannuleerde werkrelatie apart, bijvoorbeeld als een kandidaat het aanbod afwijst of niet op de eerste werkdag verschijnt. Zo'n medewerker kan in Quinyx al voor de komende weken zijn ingepland. KoppelHet beëindigt de rol en meldt de geplande diensten aan de planner, zodat die opnieuw worden ingevuld.
- Oracle kent bij een afwezigheid een aparte duur voor de eerste en de laatste dag, bijvoorbeeld een halve dag aan het begin. Quinyx boekt gedeeltelijke afwezigheid met een percentage, maar weigert een percentage over de hele dienst als de verdeling per dag is gekozen. KoppelHet kiest daarom per afwezigheid de verdeling per dienst bij een halve dag en per dag bij hele dagen.
- Trekt een medewerker afwezigheid in Oracle in, dan krijgt die in Oracle de status ingetrokken. KoppelHet verwijdert de afwezigheid in Quinyx en vraagt Quinyx de oorspronkelijke diensten terug te geven aan de medewerker, zodat er geen gat in het rooster ontstaat.
- Oracle laat afwezigheid ook met terugwerkende kracht goedkeuren. Valt die in een periode die in Quinyx al naar de salarisverwerking is overgedragen, dan weigert Quinyx de afwezigheid zonder mogelijkheid om dat te omzeilen. KoppelHet meldt zo'n geval aan de planner met de periode erbij, zodat die bewust wordt heropend of in de volgende periode gecorrigeerd.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan geklokte uren uit Quinyx terug naar Oracle?
Niet in deze koppeling. Uren naar Oracle Payroll of een lokale payroll kan later als uitbreiding.
Wat als een Oracle-locatie geen unit in Quinyx heeft?
Dan wordt de medewerker niet aangemaakt en verschijnt er een melding in het platform. De tabel wordt aangevuld, waarna de volgende ronde de medewerker zet.
Werkt dit ook voor uitzendkrachten in Oracle?
Ja, Oracle publiceert feeds voor medewerkers, contingent workers en pending workers. Per soort kiezen we of ze in Quinyx gepland worden.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de Atom-feeds newhire (ook toekomstige indiensttreding), empassignment, termination en cancelworkrelship, en de REST-resource workers met de children workRelationships en assignments (NormalHours, Frequency, StandardWorkingHours, StandardFrequency, LocationCode, PrimaryAssignmentFlag, AssignmentCategory, EffectiveStartDate). Afwezigheid via GET /hcmRestApi/resources/11.13.18.05/absences met absenceStatusCd, approvalStatusCd, startDateDuration, endDateDuration, unitOfMeasure en lastUpdateDate.
- Naar Quinyx via de Employees API v3 (POST /hr/v3/employees) en /hr/v3/role-assignments met startDate en endDate; agreements via wsdlUpdateAgreementsV2. Afwezigheid via de v2 Absences API, POST /v2/schedule/groups/{groupId}/absences of /absences/part-time (absenceRate, absenceRateDirection, splitType Day of Shift; Day met WHOLE_SHIFT wordt geweigerd). Verwijderen met reassignBackShifts; een vergrendelde periode geeft SALARY_PERIOD_LOCKED.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Quinyx | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | badgeNumber | |
names (FirstName, LastName, KnownAs) | personalInformation.firstName, lastName | |
Werk-e-mail | email | |
LocationCode van de primaire toewijzing | employment.homeGroupId | Via een tabel van Oracle-locaties naar Quinyx-units |
LocationCode van andere toewijzingen | Extra role-assignment in die unit | |
NormalHours en Frequency | Contracturen per week (agreement) | Maanduren omgerekend naar weekuren |
StandardWorkingHours en StandardFrequency | fullEmploymentHrs (agreement) | |
AssignmentCategory of WorkerCategory | extTemplateId (agreement-sjabloon) | |
Absence (approvalStatusCd goedgekeurd) | Absence, of part-time absence bij startDateDuration of endDateDuration |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud