Payroll koppeling
Oracle HCM Sage Payroll koppeling: Britse mutaties uit Oracle HCM Cloud als importbestand voor Sage 50 Payroll
Een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Sage Payroll zet Britse starters, wijzigingen, element entries en vertrekkers uit Oracle elke periode klaar als CSV-bestanden voor de Data Import van Sage 50 Payroll. Sage 50 Payroll heeft geen open API, dus payroll start de import zelf, maar niemand typt Oracle-gegevens nog over.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Oracle HCM Cloud wereldwijd gebruiken en hun Britse entiteit in Sage 50 Payroll verlonen, exporteren elke maand een rapport uit Oracle en bouwen het met de hand om naar de kolommen van Sage. Een salariswijziging die in Oracle met terugwerkende kracht ingaat, valt daarbij makkelijk tussen twee Sage-runs.
- KoppelHet richt in Oracle de Payroll Interface-extract in, beperkt tot de Britse legislative data group.
- Oracle levert de extract via SFTP; KoppelHet zet medewerkers om naar het sjabloon Employee Details.
- Vóór de afsluiting maakt KoppelHet het bestand met element entries van de periode als uren en tarieven.
- Payroll maakt een back-up en leest de bestanden in Sage 50 Payroll in.
- Afgekeurde regels komen op de verschillenlijst voor HR.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Sage Payroll
- De Payroll Interface van Oracle levert salaris, element entries en bankrekeningen als historische regels met ingangsdatum, en de rest als de stand binnen de periode. Een loonsverhoging met terugwerkende kracht komt zo met haar eigen datum in het Sage-bestand, zodat payroll de nabetaling ziet.
- Sage 50 Payroll kan in het sjabloon voor uren en tarieven geen factored payments inlezen, alleen gewerkte uren of een tarief per uur. Een Oracle-element dat als percentage of factor werkt, zet KoppelHet daarom op de lijst voor handmatige invoer.
- Sage heeft een apart importsjabloon om nieuwe betalingen of inhoudingen aan een medewerker toe te wijzen, maar dat sjabloon past geen uren of tarieven van bestaande betalingen aan. Een nieuw Oracle-element voor een medewerker levert KoppelHet daarom eerst als toewijzing en pas daarna in het betalingenbestand.
- Voor de Payroll Interface vraagt Oracle per land een legislative data group en een payroll statutory unit. Het Verenigd Koninkrijk krijgt een eigen groep, en KoppelHet leest alleen die, zodat medewerkers uit andere landen nooit in een Sage-bestand komen.
- Oracle levert de Payroll Interface via de infrastructuur van HCM Extracts, ook naar een SFTP-map. KoppelHet haalt het bestand daar op en zet de Sage-bestanden met de periode in de naam klaar, zodat payroll ziet welk bestand bij welke run hoort.
- Het RTI Payroll ID is in Sage niet meer te wijzigen zodra de medewerker is ingelezen. KoppelHet zet het Oracle PersonNumber daarom in de Employee Reference en laat het RTI-veld leeg.
- Oracle heeft in de Payroll Interface sjablonen voor bepaalde salarisverwerkers, maar niet voor Sage 50. Kolommen voor Sage 50 bouwt KoppelHet daarom zelf op de uitvoer van de extract, met een BI Publisher-sjabloon of in de omzetstap.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Sage 50 Payroll de bestanden automatisch inlezen?
Niet standaard. Payroll start de import, en Sage raadt een back-up vooraf aan. Volledig automatisch kan alleen met de SDK uit het betaalde Sage Developers Programme.
Gaan bankgegevens ook mee?
De Payroll Interface levert ze, maar wij zetten ze niet in de eerste versie. Payroll houdt ze in Sage bij; dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de Global Payroll Interface-extract (Features by Country or Territory, legislative data group en payroll statutory unit voor het Verenigd Koninkrijk, BI Publisher-sjabloon, aflevering via SFTP), gefilterd op werknemers van de Britse legal employer.
- Sage 50 Payroll via File > Data Import met de CSV-sjablonen Employee Details, Assign employee deductions and payments en Employee Payments (Hours and Rates), of Advanced Data Import met XLS of CSV en een eigen mapping.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Sage Payroll | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | Employee Reference | Vaste sleutel; RTI Payroll ID maakt Sage zelf |
Naam (workers) | Forename, Surname | |
National identifier (GBR) | NI Number | |
Start date van de work relationship | Start Date | |
Salary amount en frequentie | Regular pay in Employee Details | Omgerekend naar de Sage-periode |
Element entry (uren of tarief) | Employee Payments (Hours and Rates) | Vertaaltabel per element |
Termination date | Leaving Date |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud