ShVerlof, verzuim en uren
Oracle HCM Shiftbase koppeling: toewijzingen uit Oracle als medewerkers en contracten in de planning
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Shiftbase komen nieuwe medewerkers, werkuren, afdeling en vertrek uit Oracle automatisch in Shiftbase, met een nieuw contract bij elke wijziging van de toewijzing. Een indiensttreding met een toekomstige datum staat al vooruit in de planning, en een geannuleerde indiensttreding verdwijnt er weer uit.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Oracle HCM Cloud als HR-systeem gebruiken en vestigingen in Nederland laten plannen in Shiftbase, voeren nieuwe collega's en urenwijzigingen twee keer in. Een kandidaat die op het laatste moment afhaakt, blijft dan nog weken ingeroosterd.
- Oracle meldt via de feed een nieuwe indiensttreding, ook als die in de toekomst ligt.
- KoppelHet haalt de werker met zijn primaire toewijzing op en zet de medewerker in de juiste afdeling in Shiftbase, met een contract vanaf de startdatum.
- Een wijziging van uren of afdeling sluit het lopende contract af en opent een nieuw contract op de ingangsdatum.
- Annuleert HR de werkrelatie voor de start, dan beëindigt KoppelHet het klaargezette contract.
- Bij een uitdiensttreding krijgt het contract de einddatum, waarna Shiftbase de medewerker inactief maakt.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Shiftbase
- Oracle legt de normale werkuren vast met een frequentie, per week of per maand. Shiftbase rekent met contracturen per dag. KoppelHet rekent maanduren eerst om naar een week en deelt dan door het aantal werkdagen, zodat iemand met 140 uur per maand niet met 28 uur per dag in de planning staat.
- Oracle meldt een indiensttreding al als HR die met een toekomstige datum vastlegt, en heeft een aparte feed als de werkrelatie wordt geannuleerd, bijvoorbeeld omdat iemand niet komt opdagen. KoppelHet zet de nieuwe collega direct in Shiftbase en beëindigt het contract bij zo'n annulering, zodat er geen diensten blijven staan voor iemand die nooit begint.
- In Shiftbase is de afdeling van het contract ook de kostenplaats van de uren. Een Oracle-toewijzing heeft een afdeling die per land anders kan heten. KoppelHet legt per Oracle-afdeling vast welke Shiftbase-afdeling erbij hoort, zodat de uren later op de goede kostenplaats bij de salarisverwerking komen.
- Oracle meldt ook wijzigingen in de werkrelatie zelf, zoals een verschoven datum in dienst. In Shiftbase hangt het plus-minsaldo aan het contract vanaf de startdatum. KoppelHet verschuift de start van het eerste contract mee, zodat een week later beginnen geen minuren oplevert voor de week die de collega nooit hoefde te werken.
- Een Oracle-toewijzing heeft een categorie, zoals voltijd of tijdelijk, en een veld dat zegt of iemand per uur of met een salaris wordt betaald. In Shiftbase bepaalt het contracttype of iemand plus- en minuren opbouwt. KoppelHet vertaalt de combinatie naar een contracttype, zodat een oproepkracht op uurbasis geen minuren opbouwt.
- Afdelingen en locaties in Shiftbase kunnen niet worden verwijderd, alleen gedeactiveerd, en pas als er geen medewerkers meer in staan. Verdwijnt een afdeling in Oracle na een reorganisatie, dan verplaatst KoppelHet eerst de medewerkers met een nieuw contract en meldt de oude afdeling aan de beheerder om te deactiveren.
- Oracle stuurt de feeds alleen voor werknemers, ingehuurde krachten en nog niet gestarte medewerkers. Of ingehuurde krachten in Shiftbase komen, beslissen jullie; KoppelHet neemt alleen de afgesproken soorten mee.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat verlof uit Oracle ook naar Shiftbase?
Niet in de eerste versie. Goedgekeurde afwezigheid uit Oracle als afwezigheid in Shiftbase kan later als uitbreiding.
Wat als iemand twee toewijzingen heeft?
KoppelHet neemt de primaire toewijzing als bron voor het contract. Een tweede toewijzing in een andere Nederlandse afdeling kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de Atom-feeds van de workspace employee (newhire, ook bij een toekomstige datum; empassignment; workrelshipupdate; termination; cancelworkrelship) op /hcmRestApi/atomservlet/employee/{collection}. Daarna de resource workers met workRelationships en assignments (NormalHours, Frequency, StandardWorkingHours, StandardFrequency, AssignmentCategory, HourlySalariedCode, DepartmentName, LocationCode, PrimaryAssignmentFlag, ProjectedEndDate). Toekomstige regels via de header Effective-Of (RangeMode, RangeStartDate, RangeEndDate).
- Shiftbase via de Shiftbase API (JSON) met een API-token uit Settings, App center, Public API, voor medewerkers, contracten, afdelingen en teams. Endpointdetails op developer.shiftbase.com.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Shiftbase | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | Personeelsnummer in Shiftbase | |
names en workEmail | Naam en e-mail (inlog Shiftbase-app) | |
NormalHours + Frequency | Contracturen per dag | Maand naar week, daarna gedeeld door werkdagen |
DepartmentName | Contractafdeling (ook kostenplaats) | |
LocationCode | Locatie in Shiftbase | |
AssignmentCategory | Contracttype | |
ProjectedEndDate | Contract tot | |
Feed cancelworkrelship | Klaargezet contract beëindigen |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud