Accounts in applicaties
Oracle HCM Simplicate koppeling: Nederlandse medewerkers met rooster uit Oracle in Simplicate
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Simplicate komt elke nieuwe medewerker van een Nederlandse juridische werkgever in Oracle automatisch in Simplicate, met leidinggevende, team en een rooster op basis van de normale werkuren uit Oracle. Een ingetrokken indiensttreding, een andere startdatum of een vertrek in Oracle past KoppelHet in Simplicate aan, en voor uitnodigen en blokkeren krijgt de beheerder een taak.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Oracle HCM Cloud voeren en in Nederland projecten en uren in Simplicate registreren, maken nieuwe collega's daar met de hand aan. Een kandidaat die op het laatste moment afhaakt, blijft dan in Simplicate staan als medewerker die nooit uren schrijft.
- HR neemt in Oracle iemand aan bij een Nederlandse werkgever, vaak met een startdatum in de toekomst.
- De Atom-feed voor nieuwe medewerkers meldt dat direct; KoppelHet haalt de werkrelatie en de toewijzing op.
- KoppelHet maakt persoon, medewerker en rooster aan in Simplicate, met de startdatum uit Oracle.
- De beheerder nodigt de collega uit als gebruiker.
- Een andere startdatum, een ingetrokken indiensttreding of een vertrek past KoppelHet aan in Simplicate; de beheerder krijgt een taak als de gebruiker geblokkeerd moet worden.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Simplicate
- Oracle meldt een nieuwe medewerker al op het moment dat HR de indiensttreding vastlegt, ook als die in de toekomst ligt. KoppelHet maakt de collega dan meteen aan in Simplicate met de toekomstige startdatum, zodat de projectleider hem kan inplannen voordat hij begint.
- Trekt een kandidaat zich terug of komt hij niet opdagen, dan meldt Oracle een ingetrokken werkrelatie. KoppelHet zet de medewerker in Simplicate dan op inactief en verwijdert het rooster, zodat er geen spookmedewerker blijft staan.
- Een gewijzigde startdatum komt in Oracle niet via de feed voor nieuwe medewerkers, maar via een aparte feed voor wijzigingen in de werkrelatie. KoppelHet luistert naar beide en verschuift dan de begindatum van het rooster in Simplicate.
- Oracle bewaart de normale werkuren met een frequentie, zoals per week of per maand. Een Simplicate-rooster werkt met uren per dag in een week. KoppelHet rekent een maandwaarde om naar een week en verdeelt de uren volgens een regel die jullie kiezen.
- Oracle stuurt ook meldingen voor contingent workers en pending workers. Elke Simplicate-gebruiker kost een licentie. KoppelHet neemt per soort worker mee wat jullie afspreken; een pending worker komt pas in Simplicate als de indiensttreding is bevestigd.
- Een wijziging van leidinggevende valt in Oracle onder de feed voor toewijzingen, net als salariswijzigingen. KoppelHet haalt bij zo'n melding alleen de leidinggevende en de afdeling op, nooit het salaris, en past alleen de supervisor in Simplicate aan als die echt anders is.
- Simplicate kan via de openbare API geen gebruikers uitnodigen of blokkeren. Na een beëindiging in Oracle sluit KoppelHet het rooster af op de laatste werkdag en krijgt de beheerder een taak om de gebruiker te blokkeren.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wordt de nieuwe collega automatisch gebruiker in Simplicate?
Nee. De openbare API van Simplicate kan geen gebruikers aanmaken. De koppeling zet medewerker en rooster klaar, de beheerder nodigt uit.
Gaan salarissen uit Oracle mee voor de kostprijs?
Nee. De integratiegebruiker in Oracle krijgt geen rechten op salaris, en tarieven zijn in de Simplicate-API niet te schrijven.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de Atom-feeds in de employee-workspace (/hcmRestApi/atomservlet/employee/newhire, empassignment, empupdate, termination, cancelworkrelship en workrelshipupdate; alleen voor employees, contingent workers en pending workers) en de workers-resource van de HCM REST API voor de werkrelatie en de toewijzing (LegalEmployerName, StartDate, TerminationDate, DepartmentName, manager, NormalHours, Frequency met week, maand of jaar). Integratiegebruiker zonder rechten op salaris.
- Simplicate REST API v2 (Authentication-Key en Authentication-Secret; minimaal 60 verzoeken per minuut): POST /crm/person, POST en PUT /hrm/employee (alleen person_id, supervisor, status en custom_fields), POST, PUT en DELETE /hrm/timetable (even_week, odd_week, has_odd_weeks, start_date, end_date). Teams alleen te lezen; geen endpoint voor gebruikers.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Simplicate | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | Eigen veld bij de medewerker (custom_fields) | Vaste sleutel |
FirstName, LastName | first_name, family_name_prefix, family_name (persoon) | |
WorkEmail | email (persoon) | |
Manager van de toewijzing | supervisor (medewerker) | |
DepartmentName | teams (persoon) | Vertaaltabel naar bestaande teams |
NormalHours en Frequency | even_week (rooster) | Omgerekend naar uren per week |
StartDate van de werkrelatie | start_date (rooster) | |
TerminationDate | end_date (rooster) en status | |
LegalEmployerName | Wel of niet naar Simplicate | Alleen Nederlandse werkgevers |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud