HR naar ITSM
Oracle HCM TOPdesk koppeling: Nederlandse medewerkers en onboardingtickets in TOPdesk
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en TOPdesk staan nieuwe Nederlandse medewerkers uit Oracle als persoon in TOPdesk, met afdeling, vestiging en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe collega, functiewissel of vertrek een melding of wijziging aan voor de juiste behandelaarsgroep. De servicedesk krijgt vier weken voor de start een onboardingmelding en een week voor de laatste werkdag een offboardingmelding, zonder te wachten op een maandelijks bestand van het hoofdkantoor.
Wat de koppeling doet
Internationale organisaties met Oracle Fusion Cloud HCM voor alle medewerkers en een Nederlands servicecentrum op TOPdesk krijgen vaak eens per maand een extract van het Oracle-team. In de weken ertussen voert de servicedesk nieuwe collega's zelf in, met tikfouten en dubbele personen als gevolg.
- Maakt HR in Oracle een nieuwe afdeling of locatie aan, dan staat die eerst in TOPdesk.
- HR in het buitenland voert een nieuwe Nederlandse medewerker in in Oracle.
- KoppelHet ziet de nieuwe medewerker en controleert of die bij de Nederlandse werkgever hoort.
- De medewerker staat als persoon in TOPdesk, en de servicedesk ziet een onboardingwijziging. Een overplaatsing werkt de persoon bij.
- Een week voor de laatste werkdag komt een offboardingmelding voor laptop, pas en toegang; na de laatste werkdag archiveert KoppelHet de persoon.
- De onboardingmelding staat op naam van de nieuwe collega en komt bij de behandelaarsgroep van de vestiging, met de startdatum als streefdatum en functie, afdeling en leidinggevende in de tekst. Wil de servicedesk vaste taken, dan wordt het een wijziging uit een sjabloon.
- Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsmelding op, zodat IT rechten en middelen aanpast.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en TOPdesk
- Oracle zet een nieuwe medewerker in de newhire-feed zodra HR hem vastlegt, ook als de startdatum weken later ligt. KoppelHet onthoudt die datum en maakt de onboardingmelding binnen de afgesproken termijn.
- De termination-feed komt als HR het vertrek verwerkt, vaak ver vooruit en soms vanuit een ander land. De offboardingmelding komt een week voor de laatste werkdag, zodat de Nederlandse servicedesk laptop en pas kan innemen.
- Een overplaatsing binnen het concern naar de Nederlandse legal employer is voor TOPdesk een nieuwe collega. KoppelHet maakt dan een onboardingmelding voor de werkplek, met het bestaande person number.
- Oracle meldt belangrijke gebeurtenissen, zoals een nieuwe medewerker of een vertrek, apart. KoppelHet hoeft zo niet steeds alle medewerkers op te vragen om te zien wat er in TOPdesk moet veranderen.
- Nieuwe afdelingen en locaties verwerken we vóór nieuwe medewerkers. Een nieuwe collega in een nieuwe afdeling vindt die afdeling dan al in TOPdesk.
- Zo'n melding uit Oracle zegt wat er is gebeurd, maar niet alle details. KoppelHet haalt de medewerker daarna op, en schrijft alleen door wat afwijkt van TOPdesk.
- In Oracle kan één persoon meerdere functies hebben, soms bij verschillende werkgevers in het concern. Voor TOPdesk telt de hoofdfunctie bij de Nederlandse werkgever.
- Het personeelsnummer in Oracle blijft gelijk bij een overplaatsing binnen het concern. Daarom is dat de vaste sleutel in TOPdesk.
- Oracle-locaties liggen over de hele wereld. Alleen de Nederlandse locaties worden vestigingen in TOPdesk; voor medewerkers elders komt er geen persoon.
- Een leidinggevende die buiten Nederland werkt, staat niet in de Nederlandse TOPdesk. Per klant kiezen we of die als persoon zonder meldrechten wordt aangemaakt of dat het veld leeg blijft.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. Standaard komt vier weken voor de startdatum een onboardingmelding of een wijziging uit jullie sjabloon, en een week voor de laatste werkdag een offboardingmelding. De melding staat op naam van de medewerker.
Moet het Oracle-team op het hoofdkantoor iets inrichten?
Alleen een koppelgebruiker die mag lezen. Er hoeft geen maandelijks bestand meer gemaakt te worden.
Wat als er een melding uit Oracle wordt gemist?
KoppelHet onthoudt tot waar het heeft gelezen en gaat daar verder. Een periodieke vergelijking met TOPdesk vangt de rest op.
Kunnen we meerdere landen op één TOPdesk aansluiten?
Ja. Dan nemen we meer werkgevers uit Oracle mee en komen hun locaties erbij als vestigingen.
Gaat er iets terug van TOPdesk naar Oracle?
Nee. Oracle HCM blijft de bron voor personen. TOPdesk-gegevens zoals uitgegeven laptops blijven in TOPdesk.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud wordt gelezen via de Atom feeds newhire, empassignment en termination en de workstructures-feeds voor departments en locations, en daarna de workers met assignment via de HCM REST API. Oracle raadt Atom feeds aan voor het volgen van deze gebeurtenissen.
- Filter op de primaire assignment bij de Nederlandse legal employer. Sleutel is het person number in employeeNumber, niet het assignment number. KoppelHet onthoudt tot waar een feed is gelezen.
- Naar TOPdesk schrijven we via de TOPdesk REST API (personen, afdelingen, vestigingen, wijzigingen). Integratiegebruiker in Oracle met alleen leesrechten; geen HCM Extract of Data Loader-bestand nodig.
- Tickets via de TOPdesk REST API: meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup naar de persoon, briefDescription, request, category, operatorGroup, targetDate en externalNumber), of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon (template en requester). KoppelHet bewaart per medewerker welke melding of wijziging al is aangemaakt, per indiensttreding en per datum uit dienst.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
Person number | employeeNumber | |
Voornaam | firstName | |
Achternaam | surName | |
Werk-e-mailadres | email | |
Job (assignment) | jobTitle | |
Department (assignment) | department | |
Location (assignment) | branch | |
Manager (assignment) | manager | |
Startdatum | hireDate (contract) | |
Einddatum (termination) | employmentTerminationDate (contract) en archiveren | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Melding (incidents) of wijziging uit sjabloon (operatorChanges) | Per gebeurtenis gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde persoon | callerLookup of requester | De melding staat op naam van de medewerker |
Startdatum of einddatum (termination) | targetDate en briefDescription | Bijvoorbeeld Onboarding 01-11-2026: naam |
Functie, afdeling en leidinggevende | request (tekst van de melding) | |
Vestiging of afdeling | operatorGroup en category | Behandelaarsgroep per vestiging |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud