Verlof, verzuim en uren
Oracle HCM UKG Dimensions koppeling: werknemers, leidinggevenden en goedgekeurde afwezigheid uit Oracle in UKG
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en UKG Dimensions staat elke werknemer uit Oracle automatisch in UKG, met zijn functie, leidinggevende, loonregel en licenties. Afwezigheid die in Oracle is goedgekeurd, komt in UKG als paycode edit op de juiste dagen, en een ingetrokken afwezigheid verdwijnt daar weer.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Oracle HCM Cloud als HR-systeem gebruiken en ploegen of winkels plannen in UKG Dimensions, houden de organisatie in UKG met de hand bij. Afwezigheid uit Oracle zien planners pas als iemand niet komt opdagen.
- HR legt in Oracle een indiensttreding vast, ook als die pas over een paar weken ingaat.
- KoppelHet maakt de persoon in UKG aan met een status die op de startdatum ingaat, met functiepad, loonregel en leidinggevende.
- Een wijziging van toewijzing of leidinggevende in Oracle wordt met de ingangsdatum in UKG gezet.
- Goedgekeurde afwezigheid wordt per dag een paycode edit in UKG; een ingetrokken afwezigheid wordt weer verwijderd.
- Bij een vertrek of een geannuleerde werkrelatie beëindigt KoppelHet de status in UKG.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en UKG Dimensions
- Oracle zet een indiensttreding met een datum in de toekomst al in de newhire-feed. UKG legt de status van een persoon vast met een ingangsdatum. KoppelHet maakt de persoon daarom direct aan met een actieve status vanaf de startdatum, zodat de planner de eerste diensten kan vullen zodra HR de starter heeft vastgelegd.
- Een nieuwe of gewijzigde leidinggevende komt in Oracle via de feed voor toewijzingen. UKG weigert een leidinggevende die er nog niet is, tenzij die eerder in hetzelfde verzoek staat. KoppelHet verwerkt elke ronde eerst de managers en daarna hun teams.
- Oracle publiceert feeds alleen voor werknemers, contingent workers en pending workers. KoppelHet gebruikt dat soort werker om de UKG-licenties te kiezen. Een ingehuurde kracht die alleen uren schrijft, krijgt dan geen licentie voor afwezigheid, en een pending worker krijgt pas licenties vanaf zijn startdatum.
- Oracle meldt een geannuleerde werkrelatie apart, ook als een aanbod opnieuw is onderhandeld met andere voorwaarden. In UKG staat die persoon misschien al in het rooster. KoppelHet beëindigt de status per de oorspronkelijke startdatum en verwerkt een nieuwe werkrelatie met de nieuwe voorwaarden als aparte start.
- Oracle legt bij een afwezigheid een eigen duur vast voor de eerste en de laatste dag, die kan afwijken van wat het rooster zegt. UKG kan de hoeveelheid ook zelf uit het rooster halen. KoppelHet laat UKG een volle dag uit het rooster bepalen, maar stuurt de uren uit Oracle mee als de eerste of laatste dag korter is.
- Een afwezigheid in Oracle houdt haar nummer als de medewerker haar intrekt; de status wordt dan ingetrokken. UKG maakt per dag een paycode edit. KoppelHet bewaart welke paycode edits bij welk Oracle-nummer horen en verwijdert ze allemaal bij een intrekking, ook als de afwezigheid over meerdere weken liep.
- Oracle kent per toewijzing of iemand per uur of met een vast salaris wordt betaald, en onder welke juridische werkgever. In UKG bepaalt de loonregel hoe een tijdkaart wordt gerekend. KoppelHet kiest de loonregel uit die twee waarden, zodat een uurloner bij een andere werkgever niet onder de regel van vaste krachten valt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gebruiken we Oracle Time and Labor niet meer als UKG de uren doet?
Dat bepaalt u. Deze koppeling vult UKG met werknemers en afwezigheid. Uren uit UKG terug naar Oracle kan later als uitbreiding.
Wat als een afwezigheidstype uit Oracle geen paycode in UKG heeft?
Dan zet KoppelHet de afwezigheid niet en verschijnt er een melding met het type. HR koppelt een paycode of bevestigt dat het type niet in de planning hoeft.
Kunnen werknemers verlof in UKG aanvragen?
Dat kan, maar dan staat het niet in Oracle. We kiezen één plek voor verlof; bij Oracle als leidend systeem is dat Oracle.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de Atom-feeds in de workspace employee (newhire ook voor toekomstige indiensttreding en herindiensttreding, empassignment ook bij wijziging van manager, termination, cancelworkrelship, workrelshipupdate) op /hcmRestApi/atomservlet/employee/{collection}. Details via de resource workers met workRelationships en assignments (LocationCode, JobCode, HourlySalariedCode, AssignmentCategory, PrimaryAssignmentFlag).
- Afwezigheid via GET /hcmRestApi/resources/11.13.18.05/absences met q op lastUpdateDate en de velden personNumber, absenceType, startDate, endDate, startDateDuration, endDateDuration, unitOfMeasure, absenceStatusCd, approvalStatusCd en personAbsenceEntryId.
- Naar UKG via de UKG Pro Workforce Management API: POST /v1/commons/persons of /multi_create (personNumber, employmentStatusList met effectiveDate, primaryLaborAccounts.organizationPath, payRuleName, supervisorPersonNumber, personLicenseTypes). Afwezigheid via POST /v1/timekeeping/pay_code_edits/import met paycode, applyDate en durationInHours of scheduleAmountType FULL_DAY_AMOUNT_FROM_SCHEDULE.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in UKG Dimensions | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | personNumber | |
DisplayName / names | person (firstName, lastName) | |
LocationCode en JobCode (assignment) | primaryLaborAccounts.organizationPath | Via een tabel naar een functie die in UKG bestaat |
Manager van de toewijzing | supervisorPersonNumber | |
HourlySalariedCode en LegalEmployerName | payRuleName | |
WorkerType en AssignmentCategory | personLicenseTypes | |
absences (goedgekeurd), absenceType | Paycode edit met paycode per afwezigheidstype | |
startDateDuration / endDateDuration | durationInHours of scheduleAmountType |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud