HR naar ERP
Oracle HCM Unit4 koppeling: workers uit Oracle als medewerkers per Unit4-bedrijf, met afdeling en kostenplaats op datum
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Unit4 ERP wordt elke nieuwe worker uit Oracle een medewerker in het Unit4-bedrijf dat bij zijn legal employer hoort, met afdeling en kostenplaats als relaties vanaf de ingangsdatum in Oracle. Een beëindiging in Oracle beëindigt de medewerker in Unit4, en een geannuleerde aanname haalt het dienstverband weer weg.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Oracle HCM Cloud doen en projecten, uren en financiën in Unit4 ERP, zetten nieuwe medewerkers in Unit4 aan de hand van een export of mail van HR. Een overplaatsing naar een andere legal employer of een aanname die op het laatste moment niet doorgaat, wordt in Unit4 vaak pas laat of niet verwerkt.
- Oracle meldt een aanname, wijziging of beëindiging in de Atom-feeds; KoppelHet haalt de details van de worker op.
- KoppelHet bepaalt het Unit4-bedrijf aan de hand van de legal employer en controleert de medewerker eerst zonder op te slaan.
- De medewerker komt in Unit4 met dienstverband, afdeling en kostenplaats vanaf de ingangsdatum in Oracle.
- Een wijziging van afdeling of kostenplaats komt als nieuwe relatie met datum; de oude krijgt een einddatum.
- Bij een beëindiging zet KoppelHet de medewerker in Unit4 op beëindigd; bij een geannuleerde aanname verdwijnt het dienstverband.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Unit4 ERP
- Oracle stuurt een aparte melding als een work relationship wordt geannuleerd, bijvoorbeeld bij een no-show of een afgewezen aanbod. KoppelHet haalt het dienstverband in Unit4 dan weg, zodat er geen medewerker blijft staan die nooit is begonnen en waarop iemand per ongeluk uren kan boeken.
- Een overplaatsing naar een andere legal employer geeft in Oracle een nieuwe work relationship, terwijl het persoonsnummer gelijk blijft. Unit4 houdt medewerkers per bedrijf bij, dus KoppelHet beëindigt het dienstverband in het oude Unit4-bedrijf en opent er een in het nieuwe, met dezelfde personId.
- Unit4 accepteert in één aanroep alleen medewerkers van hetzelfde bedrijf. Een Oracle-omgeving met legal employers in meerdere landen verwerkt KoppelHet daarom per legal employer, en workers van legal employers zonder Unit4-bedrijf blijven erbuiten.
- Oracle legt een gecorrigeerde startdatum vast in de work relationship en meldt dat via een eigen feed. Unit4 laat de begindatum van een dienstverband niet naar later schuiven; KoppelHet beëindigt het dienstverband dan op de juiste plek en zet het opnieuw neer met de gecorrigeerde datum.
- Een toewijzing in Oracle kan meerdere datumregels hebben, ook in de toekomst. Unit4 bewaart afdeling en kostenplaats als relaties met een begin- en einddatum. KoppelHet zet elke regel uit Oracle als eigen relatie neer, zodat een reorganisatie per een datum vooruit in Unit4 vanzelf op die dag ingaat.
- Oracle meldt in dezelfde feeds ook pending workers, die nog niet zijn aangenomen. KoppelHet maakt pas een Unit4-medewerker aan als de aanname in Oracle is vastgelegd, zodat kandidaten niet in de projectadministratie verschijnen.
- Staat in Unit4 een goedkeuringsstap op nieuwe medewerkers, dan slaat Unit4 een aanmaak op als wachtend op goedkeuring. KoppelHet herkent dat antwoord en controleert de medewerker later opnieuw, zodat hij niet als fout op de lijst komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat salaris uit Oracle mee naar Unit4?
Nee. Voor uren en projecten heeft Unit4 geen salaris nodig; kostprijzen per uur beheert finance in Unit4.
Kunnen projecten of kostenplaatsen uit Unit4 terug naar Oracle?
Dat kan later als uitbreiding. In de eerste versie gaan alleen medewerkers en hun relaties van Oracle naar Unit4.
Wat als we ook Oracle Fusion ERP hebben?
Dan ligt Oracle ERP vaak meer voor de hand. Deze koppeling is voor organisaties die Oracle HCM voor HR gebruiken en Unit4 voor projecten en financiën.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de employee Atom-feeds (newhire, empassignment, workrelshipupdate, termination, cancelworkrelship) op /hcmRestApi/atomservlet/employee/, met details uit de REST-resource workers (names, emails, workRelationships met LegalEmployerName, assignments met DepartmentName en ingangsdatums). De feeds gelden voor employees, contingent workers en pending workers en worden aangezet in Manage HCM Atom Feeds.
- Unit4 ERPx via de Employees API met client ID en secret - POST /v1/employees/validate, POST /v1/employees/batch (hoogstens 200, één companyId, anders 403), PATCH met AddOrReplaceById en RemoveById op relatedValues en employments, DELETE /v1/employees/{personId} zet de status op Terminate. 409 bij een dubbel personId, 202 bij een actieve workflow.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | personId | Automatische nummering in Unit4 uit |
LegalEmployerName | companyId | Vaste tabel per legal employer |
names (FirstName, LastName, KnownAs) | nameInformation.firstName, surname, aliasName | |
emails (werkadres) | contactPoints | |
workRelationships (StartDate, TerminationDate) | employments (startDate, endDate) | |
assignments.DepartmentName (EffectiveStartDate) | relatedValues afdeling (dateFrom, dateTo) | |
Kostenplaats van de afdeling of costing | relatedValues kostenplaats (dateFrom, dateTo) | Welke relationId verschilt per Unit4-inrichting |
WorkerType (E of C) | personnelType | Inhuur alleen als dat is afgesproken |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud