HR naar ERP
Oracle HCM Visma.net ERP koppeling: werknemers per juridische werkgever in de juiste Visma.net-vestiging
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Visma.net ERP staat elke medewerker uit Oracle automatisch als werknemer in Visma.net, bij de vestiging van zijn juridische werkgever, met afdeling, werknemersklasse en kalender. Een uitdiensttreding in Oracle zet de werknemer in Visma.net op inactief, zodat er geen uren of declaraties meer op worden geboekt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Oracle HCM Cloud voeren en uren, projecten of declaraties in Visma.net ERP verwerken, maken werknemers in Visma.net met de hand aan. Een overplaatsing naar een andere werkgever binnen de groep komt laat in Visma.net, en vertrokken medewerkers kunnen nog boeken.
- HR legt in Oracle een aanname vast, ook als die pas later ingaat.
- KoppelHet leest het bericht uit de feed en wacht tot de werkmail er is.
- KoppelHet maakt de werknemer aan in Visma.net, bij de vestiging van de werkgever, eerst op in afwachting tot de startdatum.
- Wijzigingen in afdeling of werkmail werkt KoppelHet bij met het actuele versiekenmerk van Visma.net.
- Na de uitdiensttreding zet KoppelHet de werknemer op inactief.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Visma.net ERP
- Oracle meldt een aanname al in de feed als die pas in de toekomst ingaat. Visma.net kent een werknemer zonder ingangsdatum, maar wel de status in afwachting. KoppelHet maakt de werknemer direct aan met die status, zodat de vestiging al ziet wie er komt, en zet hem op de startdatum op actief.
- In Oracle heeft een medewerker een arbeidsrelatie per juridische werkgever. Vestigingen zijn in de API van Visma.net alleen te lezen. KoppelHet koppelt elke Oracle-werkgever aan een bestaande vestiging en laat werkgevers zonder vestiging buiten de koppeling, in plaats van een werknemer op een verkeerde vestiging te zetten.
- Oracle meldt het ook als een internationale overplaatsing wordt teruggedraaid om datum of werkgever te corrigeren. KoppelHet zet de werknemer in Visma.net dan terug op de vestiging van de werkgever die na de correctie geldt, zodat uren niet op de verkeerde vestiging blijven staan.
- Visma.net weigert een werknemer zonder e-mailadres. In Oracle komt de werkmail vaak later dan de aanname, met een eigen bericht in de feed voor persoonswijzigingen. KoppelHet wacht op dat bericht en maakt de werknemer pas dan aan; ontbreekt de werkmail kort voor de start nog, dan krijgt HR een melding.
- De feeds van Oracle gelden voor medewerkers, ingehuurde krachten en toekomstige medewerkers. Visma.net verdeelt werknemers in klassen, met eigen standaardinstellingen. KoppelHet geeft ingehuurde krachten een eigen werknemersklasse, zodat finance ze in rapporten en kostprijzen apart kan houden.
- Visma.net past een werknemer alleen aan met het actuele versiekenmerk, en Oracle stuurt bij toewijzingen ook berichten over salaris. KoppelHet haalt bij elk bericht de versie op, vergelijkt afdeling en kalender met wat er staat, en stuurt alleen een wijziging als die velden echt anders zijn.
- Visma.net heeft een aparte actie om het nummer van een werknemer te wijzigen. Staan er bij de start al werknemers in Visma.net onder een ander nummer, dan zet KoppelHet ze eenmalig om naar het personeelsnummer uit Oracle, zodat bestaande uren en declaraties bij dezelfde werknemer blijven.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salarisgegevens mee naar Visma.net?
Nee. Visma.net krijgt alleen wat nodig is voor uren, projecten en declaraties.
Wat als een afdeling nog niet in Visma.net bestaat?
Dan meldt KoppelHet welke afdeling ontbreekt. Afdelingen automatisch aanmaken, met de rekeningen die finance kiest, kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud via de employee Atom feeds onder /hcmRestApi/atomservlet/employee/ (newhire, ook bij een aanname in de toekomst; empassignment; empupdate, onder meer bij een gewijzigde werkmail; workrelshipupdate; cancelworkrelship, ook bij een teruggedraaide global transfer; termination). Details via de workers REST-resource met names, emails, workRelationships en assignments.
- Visma.net ERP via de Service API met Visma Connect (OAuth 2.0 client credentials). POST /v1/employee (verplicht employeeCd, department, employeeClass, branch, calendar en contact met lastName en email), PUT /v1/employee/{employeeCd} met If-Match (status Active, Hold, HoldPayments, Inactive of OneTime), POST /v1/employee/action/changeEmployeeCd/{internalId}, GET /v1/branch (alleen lezen). Header erp-api-background voor de eerste vulling.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Visma.net ERP | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | employeeCd | Vaste sleutel |
names (FirstName, LastName) | contact.firstName en lastName | |
WorkEmail | contact.email | Verplicht in Visma.net |
workRelationships.LegalEmployerName | branch | Via een tabel; vestigingen zijn alleen te lezen |
assignments.DepartmentName | department | |
WorkerType en assignment category | employeeClass | Via een tabel |
assignments.LocationName | calendar | Via een tabel |
StartDate en TerminationDate | status (Hold, Active, Inactive) |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud