Payroll koppeling
Oracle HCM YouForce koppeling: nieuwe medewerkers en contractwijzigingen klaar voor HR
Met een koppeling tussen Oracle HCM Cloud en Visma Raet YouForce start elke nieuwe Nederlandse medewerker en elke contractwijziging uit Oracle automatisch als aanvraag in YouForce, die de Nederlandse salarisadministratie alleen nog controleert en afrondt. Toeslagen gaan direct naar de salarisrun, en een vertrek komt als taak bij de salarisadministratie.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Oracle HCM Cloud als HR-systeem voor alle landen en een Nederlandse entiteit die in Visma Raet YouForce verloont, zetten elke nieuwe medewerker met de hand in YouForce op basis van een export uit Oracle. Bij urenwijzigingen loopt de salarisadministratie steeds een periode achter, omdat niemand haar vertelt dat Oracle al is bijgewerkt.
- HR in het buitenland voert in Oracle een nieuwe Nederlandse medewerker in.
- KoppelHet kijkt of de persoon al in YouForce bekend is. Zo ja, dan wordt het een nieuw contract; zo nee, een nieuwe medewerker.
- In YouForce staat een aanvraag klaar. De Nederlandse salarisadministratie vult schaal en trede aan en rondt hem af.
- Een latere urenwijziging in Oracle wordt een contractaanpassing in YouForce; toeslagen gaan als looncomponent naar de salarisrun.
- Een vertrek in Oracle komt als taak met de laatste werkdag bij de salarisadministratie, die het in YouForce afhandelt.
Waar je op let bij Oracle HCM Cloud en Visma Raet YouForce
- YouForce laat een ander systeem het dienstverband niet rechtstreeks wijzigen. Elke nieuwe medewerker en contractwijziging start daarom een aanvraag die HR in YouForce afrondt.
- Bij een herintreder maakt Oracle een nieuw dienstverband aan, maar YouForce kent de persoon al. KoppelHet kijkt eerst of er een personeelsnummer is en start dan een contract op de bestaande persoon, in plaats van een tweede persoon.
- KoppelHet bewaart het Oracle-personeelsnummer in een extra veld bij de persoon in YouForce. Zo vindt elke volgende wijziging uit Oracle de juiste persoon, ook als de nummers verschillen.
- Toeslagen en eenmalige betalingen gaan buiten de aanvraag om rechtstreeks naar de salarisrun, omdat YouForce die wel van buitenaf accepteert.
- Een vertrek kan niet automatisch in YouForce worden gezet. KoppelHet maakt er een taak van met de laatste werkdag, die de salarisadministratie in YouForce afhandelt.
- Functieniveaus in Oracle zijn meestal wereldwijd ingericht en passen niet op Nederlandse cao-schalen. KoppelHet levert de functie aan; schaal en trede kiest HR in YouForce.
- Oracle meldt ook aannames die nog niet definitief zijn. KoppelHet start pas een aanvraag in YouForce als de medewerker echt in dienst komt, zodat een aanbod dat niet doorgaat geen aanvraag achterlaat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Staat een nieuwe medewerker direct in YouForce?
Nee. De koppeling zet een aanvraag klaar en HR in Nederland rondt die af. Zo blijven cao-inschaling en de Nederlandse controles bij de salarisadministratie.
Wat gebeurt er als HR een aanvraag in YouForce afwijst?
De status komt terug in het KoppelHet platform, met de wijziging uit Oracle erbij. HR past Oracle aan of zet de wijziging opnieuw klaar.
Wat moeten we in YouForce toestaan?
Dat de koppeling aanvragen mag starten, looncomponenten mag aanleveren en, als het Oracle-nummer wordt bewaard, een extra veld mag vullen. Meer niet.
Kan dit ook voor andere Nederlandse salarispakketten dan YouForce?
Ja. Oracle HCM Cloud koppelen we ook met AFAS Profit en Nmbrs; daar komt een wijziging direct in de salarisadministratie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Oracle HCM Cloud wordt gelezen via de employee Atom feeds (newhire, empassignment, payupdate, termination) en de REST-resources voor workers. Feeds vuren ook voor pending workers; filter op worker type employee.
- YouForce via de Recruitment API (endpoints voor hires, contracten via persons/{PersonId}/contracts en contract adjustments), die elk een workflow in HR Core Self Service starten; de Recruitment API heeft geen schrijfbaar endpoint voor uitdiensttreding.
- Looncomponenten via het schrijfbare endpoint van de Enterprise API; Oracle-nummer in een extensieveld via de Extensions API. De klant kent de scopes toe voor self-service workflows, looncomponenten en extensies.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Oracle HCM Cloud | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
PersonNumber | Extensieveld op de persoon in YouForce | Zodat elke volgende mutatie de juiste persoon vindt |
FirstName en LastName | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
NationalIdentifierNumber | BSN | |
DateOfBirth | Geboortedatum | |
StartDate (work relationship) | Datum in dienst | |
DepartmentName | Organisatie-eenheid | Via een vertaaltabel naar de YouForce-code |
JobCode | Functie | Via een vertaaltabel |
NormalHours en Frequency | Uren per week | |
Element entry | Looncomponent (Enterprise API) | Per element afspreken welke YouForce-component het wordt |
Gerelateerd
Ashby → Oracle HCM Cloud
Ashby Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod op een opening wordt een pending worker
Bullhorn → Oracle HCM Cloud
Bullhorn Oracle HCM koppeling: goedgekeurde plaatsing van een werknemer wordt een pending worker
Carerix → Oracle HCM Cloud
Carerix Oracle HCM koppeling: geslaagde plaatsing als pending worker in Oracle HCM Cloud
Greenhouse → Oracle HCM Cloud
Greenhouse Oracle HCM koppeling: geaccepteerd aanbod als pending worker in Oracle HCM Cloud