36Leren en certificaten
Personio 360Learning koppeling: leerders, teams en managers uit Personio, vertrek op de dag zelf
Met een koppeling tussen Personio en 360Learning wordt elke nieuwe medewerker in Personio een leerder in 360Learning, in de groep van zijn team en met zijn leidinggevende als manager. Een uitdiensttreding in Personio zet meteen een deactivatiedatum in 360Learning, zodat de toegang stopt na de laatste werkdag en niet pas bij de volgende dagelijkse synchronisatie.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Personio voor HR en 360Learning voor onboarding en productkennis, waarin teams hun eigen cursussen maken, hebben met de dagelijkse synchronisatie nieuwe collega's op tijd klaarstaan. Wie vandaag vertrekt, kan morgenochtend nog in 360Learning, en na een teamwissel duurt het een dag voordat het nieuwe onboardingtraject zichtbaar is.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in Personio, met team, leidinggevende en startdatum.
- Op een afgesproken aantal dagen voor de startdatum maakt KoppelHet de leerder aan in de groep van zijn team.
- Zodra de leidinggevende in 360Learning bestaat, koppelt de koppeling hem als manager.
- Bij een teamwissel in Personio verhuist de leerder direct naar de groep van het nieuwe team.
- Bij een uitdiensttreding zet KoppelHet de deactivatiedatum op de dag na de laatste werkdag.
Waar je op let bij Personio en 360Learning
- Personio meldt een uitdiensttreding met een eigen gebeurtenis, inclusief de laatste werkdag. 360Learning accepteert een deactivatiedatum in de toekomst. KoppelHet zet die datum zodra HR de uitdiensttreding vastlegt, in plaats van te wachten op de dagelijkse synchronisatie.
- Personio deelt een organisatie in met afdelingen en teams. In 360Learning moet een nieuwe gebruiker meteen in een groep met een rol. KoppelHet gebruikt het team als hoofdgroep, omdat teams in 360Learning vaak hun eigen cursussen maken en delen.
- Een manager koppelen lukt in 360Learning alleen als die al als gebruiker bestaat. Komen in Personio een nieuwe teamleider en zijn team tegelijk binnen, dan houdt KoppelHet de managerkoppeling vast tot de teamleider is aangemaakt.
- Eigen attributen in Personio zijn alleen leesbaar als HR ze per veld vrijgeeft voor de koppeling. Extra velden in 360Learning zijn tekst of datum. Bij de start kiezen we samen de paar attributen waarop leerpaden worden toegewezen en geven alleen die vrij.
- Personio maakt onderscheid tussen interne en externe medewerkers. Freelancers krijgen alleen een leerder in 360Learning als dat is afgesproken, in een eigen groep zonder de interne onboarding.
- Komt een oud-medewerker terug in Personio met hetzelfde e-mailadres, dan herstelt 360Learning bij het aanmaken het oude account in plaats van een nieuw te maken. KoppelHet gebruikt dat, zodat eerder behaalde certificaten bij dezelfde leerder blijven.
- Personio probeert een melding tot drie dagen opnieuw als die niet aankomt. KoppelHet verwerkt elke melding maar één keer en controleert dagelijks of er niets is gemist, zodat een teamwissel niet twee keer of helemaal niet in 360Learning komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen behaalde certificaten terug naar Personio?
Niet in de eerste versie. Dat kan later als uitbreiding, bijvoorbeeld als document in het dossier van de medewerker.
Krijgt een nieuwe medewerker meteen een uitnodiging?
Dat bepalen jullie. Met single sign-on gaat er geen uitnodiging uit; anders verstuurt 360Learning die bij het aanmaken van de leerder.
Gaan salaris of verlof mee naar 360Learning?
Nee. Uit Personio gaan alleen naam, werk-e-mail, functie, team, leidinggevende en de vrijgegeven attributen voor leerpaden.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via de v2-API voor persons en employments (status, type, position, org_units, supervisor, termination met last_working_day) en webhooks (employment.created, employment.updated, employment.terminated), ondertekend met HMAC-SHA256 over tijdstempel en body.
- 360Learning via API v2 (header 360-api-version v2.0, token met client credentials). Gebruiker aanmaken met membership (groupId, role) en mail; bij een verwijderde gebruiker met hetzelfde e-mailadres volgt herstel met status 200. PATCH /api/v2/users/{userId} voor job, primaryGroupId en toBeDeactivatedAt; managers via POST /api/v2/users/{userId}/managers/{managerId}; custom fields van het type string of date.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in 360Learning | Toelichting |
|---|---|---|
person id | Koppeltabel met het 360Learning-gebruikers-ID | 360Learning heeft geen veld voor een personeelsnummer |
email | mail | |
first_name, last_name | firstName, lastName | |
position.title | job | |
org_units (type team) | membership (groupId, role learner) en primaryGroupId | |
org_units (type department) | Extra groep of custom field (tekst) | Keuze per klant |
supervisor | Manager van de gebruiker | |
termination.last_working_day | toBeDeactivatedAt |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio