HR naar ERP
Personio 4PS Construct koppeling: nieuwe collega's als medewerker in 4PS, met kostenplaats en einddatum
Met een koppeling tussen Personio en 4PS Construct staat elke nieuwe medewerker uit Personio op tijd als medewerker in de juiste 4PS-administratie, met functie, contactgegevens, kostenplaats en startdatum. Wijzigingen en vertrek in Personio passen de medewerker in 4PS aan, zodat uren en kosten altijd bij de actuele organisatie horen.
Wat de koppeling doet
Wie Personio voor HR gebruikt en 4PS Construct voor projecten, uren en financiën, maakt nieuwe medewerkers in 4PS vaak pas aan als ze op hun eerste dag geen uren kunnen schrijven. Staat iemand in Personio op twee kostenplaatsen, dan staat hij in 4PS soms op geen enkele.
- HR maakt de nieuwe collega aan in Personio, met juridische entiteit, functie, kostenplaats en startdatum.
- Personio meldt de nieuwe medewerker; KoppelHet haalt persoon en dienstverband op.
- De medewerker staat daarna in de 4PS-administratie van zijn juridische entiteit, met de kostenplaats als standaarddimensie.
- Wijzigt de functie of kostenplaats in Personio, dan past KoppelHet de medewerker in 4PS aan.
- Bij een uitdienst krijgt de medewerker in 4PS de einddatum en daarna de status beëindigd.
Waar je op let bij Personio en 4PS Construct
- In Personio kan een medewerker over meerdere kostenplaatsen verdeeld zijn, elk met een gewicht. Een medewerker in 4PS heeft per dimensie één standaardwaarde. KoppelHet neemt de kostenplaats met het hoogste gewicht; de verdeling zelf blijft in Personio en de salarisverwerking.
- Personio legt per dienstverband de juridische entiteit vast. In 4PS is elke entiteit meestal een eigen administratie. De juridische entiteit bepaalt dus in welke 4PS-administratie de medewerker komt; een overstap naar een andere entiteit wordt een nieuwe medewerker daar.
- Personio kent naast actief en inactief ook de status verlof en onboarding. 4PS kent actief, inactief en beëindigd. Langdurig verlof wordt inactief, zodat de medewerker niet in de planning opduikt, en terugkeer zet hem weer op actief.
- Externe krachten kunnen in Personio als extern dienstverband staan. In 4PS lopen onderaannemers vaak via inkoop en niet als medewerker. Per klant spreken we af of externen uit Personio als medewerker in 4PS komen of worden overgeslagen.
- Een kostenplaats moet in 4PS al bestaan als dimensiewaarde; een koppeling kan die niet aanmaken. Krijgt een medewerker in Personio een kostenplaats die finance in 4PS nog niet heeft, dan komt de medewerker zonder kostenplaats binnen en meldt KoppelHet de ontbrekende code.
- Een melding uit Personio bevat alleen het nummer van de persoon of het dienstverband. KoppelHet haalt daarna alleen de attributen op die voor 4PS zijn vrijgegeven, dus geen salaris of BSN.
- Personio levert de leidinggevende en afdeling, maar de medewerkerkaart in 4PS heeft daar in de standaard-API van Business Central geen veld voor. Afdeling kan als tweede dimensie mee; de leidinggevende blijft in Personio.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wordt de medewerker in 4PS ook een gebruiker?
Nee. Een medewerker in 4PS is iemand op wie uren en kosten kunnen landen. Een gebruiker met rechten komt uit Microsoft 365; dat kan later als uitbreiding.
Gaan salarisgegevens uit Personio mee naar 4PS?
Nee. De koppeling leest alleen de velden die 4PS nodig heeft. Kostprijzen voor uren legt finance in 4PS vast.
Wat als iemand opnieuw in dienst komt?
Personio houdt dezelfde persoon. KoppelHet vindt de bestaande medewerker in 4PS terug, zet hem weer op actief en past de datums aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks (alleen id's, onder meer employment.updated en employment.terminated) en de Personio API v2 (persons en employments met status, type, position, legal_entity, org_units, supervisor, cost_centers met weight, employment_start_date en termination). Leesrechten via een API-client; attributen moeten voor de API zijn vrijgegeven.
- Naar 4PS schrijven we via de Business Central API v2.0 per company - employees (number, givenName, middleName, surname, jobTitle, email, mobilePhone, employmentDate, terminationDate, status) en defaultDimensions van de medewerker. dimensionValues is alleen te lezen; de employee-entiteit heeft geen velden voor afdeling of leidinggevende.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in 4PS Construct | Toelichting |
|---|---|---|
Personio-id van de persoon | number | Of het personeelsnummer uit een custom attribute, als jullie dat gebruiken |
Voornaam, tussenvoegsel, achternaam | givenName, middleName, surname | |
position.title | jobTitle | |
Werk-e-mail en mobiel | email en mobilePhone | |
employment_start_date | employmentDate | |
termination.termination_date | terminationDate | |
status (ACTIVE, LEAVE, INACTIVE) | status (Active, Inactive, Terminated) | Langdurig verlof wordt Inactive, uitdienst Terminated na de einddatum |
cost_centers (met weight) | defaultDimensions (dimensie kostenplaats) | De kostenplaats met het hoogste gewicht |
legal_entity | Company in 4PS |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio