ASVerzuimmelding (SIVI)
Personio arbodienst koppeling via SIVI: ziekteverlof van Nederlandse medewerkers als verzuimmelding
Met een koppeling tussen Personio en de Arbodienst wordt ziekteverlof van Nederlandse medewerkers in Personio automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij de arbodienst, in het SIVI-formaat dat arbodiensten gebruiken. HR registreert ziekte alleen in Personio, en ook een langdurige ziekte zonder einddatum komt bij de arbodienst als open verzuimgeval aan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en verlof in Personio vastleggen en voor hun Nederlandse medewerkers een arbodienst hebben die SIVI-meldingen ontvangt, melden elke zieke collega nu ook in het portaal van de arbodienst. Zonder koppeling staat een collega die halve dagen gaat werken daar nog weken volledig ziek.
- De medewerker of HR registreert ziekte in Personio, zonder einddatum als die nog niet bekend is.
- KoppelHet krijgt de melding van Personio, haalt de periode op en controleert of het om een ziekte-type gaat bij een Nederlandse medewerker.
- De arbodienst ontvangt een ziekmelding in het SIVI-formaat, aangevuld met dienstverband, afdeling en vangnet.
- Werkt de medewerker weer halve dagen of minder uren, dan gaat een wijziging van het percentage mee. Krijgt de periode een einddatum, dan volgt de betermelding.
- De bevestiging van de arbodienst staat in het KoppelHet platform; een afgekeurde melding gaat als taak naar HR.
Waar je op let bij Personio en Arbodienst (SIVI)
- Elk afwezigheidstype in Personio heeft een categorie, en ziekteverlof is daar een van. KoppelHet neemt alleen periodes van een type met die categorie mee, zodat vakantie, ouderschapsverlof of een studiedag nooit bij de arbodienst terechtkomt.
- Bij een langdurige ziekte heeft een periode in Personio volgens de documentatie meestal geen einddatum. Dat past op een open verzuimgeval bij de arbodienst. Pas als HR de einddatum invult, stuurt KoppelHet de betermelding.
- Personio legt ziekte vast in hele of halve dagen, of in uren, maar niet als percentage. KoppelHet rekent het verzuimpercentage uit de dagdelen of uren en het rooster, zodat iemand die alleen ochtenden werkt als vijftig procent ziek wordt gemeld.
- Personio meldt een ziekteperiode alleen opnieuw als haar begin of einde verandert, niet bij een goedkeuring of een geüpload doktersbriefje. Een verschoven eerste ziektedag gaat als correctie naar de arbodienst, met de oude datum erbij; een briefje levert geen melding op.
- Elke periode in Personio heeft een eigen tijdzone. KoppelHet neemt de datum in die tijdzone over, zodat een ziekmelding die om middernacht Nederlandse tijd begint, bij de arbodienst niet een dag eerder start.
- Alleen medewerkers van de Nederlandse entiteit gaan naar de arbodienst. Ziekte van collega's in andere landen verlaat Personio niet, ook al staan ze in dezelfde omgeving.
- De Nederlandse vangnetregeling bestaat in Personio niet, terwijl SIVI het vangnet verplicht vraagt. We leggen het vast in een eigen attribuut, dat in Personio moet worden vrijgegeven voor de koppeling. Het commentaar bij een periode gaat nooit mee, omdat daar medische informatie in kan staan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als HR een ziekteperiode in Personio verwijdert?
Dan zet KoppelHet een taak klaar voor HR in plaats van zelf iets naar de arbodienst te sturen. Een ziekmelding intrekken spreek je beter even af met de arbodienst.
Moeten medewerkers anders ziek melden?
Nee. Ziekte blijft een afwezigheid in Personio. Wel moet het afwezigheidstype de categorie ziekteverlof hebben.
Gaat er een diagnose naar de arbodienst?
Nee. De melding bevat datums, een percentage en codes. Commentaar en bijlagen uit Personio gaan niet mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks (absence-period.created, absence-period.updated.timerange en absence-period.deleted) en de Personio API v2 (GET /v2/absence-periods gefilterd op updated_at, met starts_from en ends_at inclusief dagdeel FIRST_HALF of SECOND_HALF en timezone_id; GET /v2/absence-types met category en unit DAY of HOUR), plus persons en employments met alleen leesrechten.
- Het bericht is Verzuimmeldingen uit de SIVI-verzuimstandaard werkgevers en arbodiensten, met verwerkingscode nieuw, gewijzigd of correctie, Vangnet J/N (verplicht), organisatie-eenheid en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Personio-id van de persoon | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Employment | Identificatie dienstverband | |
Id van de eerste ziekteperiode | Verzuimgeval identificatie | Aansluitende periodes houden hetzelfde verzuimgeval |
starts_from (datum en dagdeel) | Datum eerste verzuimdag | |
Halve dagen of uren ten opzichte van het rooster | Percentage verzuim | Berekend; Personio legt geen percentage vast |
ends_at | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | Leeg zolang de ziekte duurt |
org_units (afdeling) | Organisatie-eenheid, code | |
Eigen attribuut vangnet | Vangnet J/N | Personio kent geen Nederlandse vangnetregeling |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio